Betriebsprüfung vorbereiten: GoBD-Checkliste 2025! Unsere GoBD-Checkliste zeigt Ihnen, wie Sie sich optimal auf die digitale Prüfung vorbereiten. Jetzt lesen!
*Dies ist keine steuerrechtliche Beratung.
Warum die meisten Unternehmen bei Betriebsprüfungen scheitern
Die Zeiten, in denen Prüfer mit Aktenkoffern anrückten und Papierberge wälzten, sind vorbei. Heute läuft alles digital – und genau hier liegt das Problem.
Seit den GoBD-Richtlinien von 2014 gelten völlig neue Spielregeln. Wer diese nicht kennt, verliert automatisch.
Der häufigste Fehler? Unternehmen unterschätzen die Komplexität der digitalen Buchführung. Sie nutzen moderne Software, aber dokumentieren ihre Prozesse nicht. Das ist, als würden Sie ein Formel-1-Auto fahren, aber vergessen, wo die Bremse ist.
Ein Steuerberater aus München erzählte mir kürzlich von einem Mandanten, der bei einer Betriebsprüfung 45.000 Euro Nachzahlung kassierte. Der Grund? Seine Kassensoftware war nicht GoBD-konform dokumentiert. 45.000 Euro für fehlende Dokumentation – das tut weh. Die Betriebsprüfung vorbereiten bedeutet von Anfang an alles richtig zu machen, denn das Finanzamt prüft einen Zeitraum in der Vergangenheit. Sie können nicht erst mit dem Prüfbescheid anfangen eine Verfahrensdokumentation zu erstellen.
Aber hier ist die gute Nachricht: Mit der richtigen Vorbereitung wird die Betriebsprüfung zu Ihrem Vorteil. Gut vorbereitete Unternehmen beeindrucken Prüfer und kommen oft sogar mit Lob davon. Der Unterschied liegt in der Systematik. Hier die häufigsten Fehler:
- Fehlende oder unvollständige Verfahrensdokumentation
- Unverständliche Verfahrensdokumentation für sachverständige Dritte
- nicht vollständig erfasste Geschäftsvorfälle (Angebote oder Auftragsbestätigungen werden nicht digital archiviert oder nur im ERP gespeichert)
- fehlende E-Mail-Archivierung von Mails, die als Handels- und Geschäftsbrief gelten
- Fehlende TSE (Technische Sicherheitseinrichtung) für Kassensysteme
- Verletzung der Einzelaufzeichnungspflicht
- Änderungen ohne Erkennbarkeit des ursprünglichen Inhalts
- Fehlende Unveränderbarkeit elektronischer Unterlagen
- Nicht maschinell auswertbare Datenformate
- Fehlende 10-Jahres-Aufbewahrung nach Veranlagungsjahr in einem rechts- und revisionssicherem Archiv (z.B. nur auf dem Server abgelegt)
- Fehlende E-Rechnung-Verarbeitungsprozesse (seit 2025 Pflicht, schrittweise Einführung), Dokumentation der e-Rechnungsverarbeitung in der Verfahrensdokumentation
- Fehlende standardisierte Datenschnittstellen zwischen den Datenverarbeitungssystemen mit Manipulationssicherheit
- Fehlende Belege für Buchungen (z.B. mangelhaftes ersetzendes Scannen)
Die 5 kritischen Bereiche, die Prüfer sofort checken
Prüfer sind keine Zauberer. Sie folgen einem klaren Schema. Wenn Sie wissen, wonach sie suchen, können Sie sich gezielt vorbereiten. Hier sind die fünf Bereiche, die bei jeder Betriebsprüfung im Fokus stehen und denen Sie sich auf die Betriebsprüfung vorbereiten können:
1. Kassensysteme und Bargeschäfte
Das ist der Klassiker. Prüfer lieben Kassensysteme, weil hier am häufigsten manipuliert wird. Sie prüfen, ob Ihr System manipulationssicher ist, ob Sie eine Verfahrensdokumentation haben und ob alle Umsätze korrekt erfasst sind. Ein nicht dokumentiertes Kassensystem ist wie ein offenes Scheunentor für Nachzahlungen.
2. Digitale Belege und E-Mails
Viele Unternehmer wissen nicht: E-Mails mit steuerrelevanten Inhalten sind buchführungspflichtig. Das gilt auch für PDF-Rechnungen, die Sie per Mail erhalten. Prüfer schauen genau, ob Sie diese Belege revisionssicher archivieren und ob Sie Zugriff auf die Originaldateien haben.
3. Änderungen und Löschungen
Hier wird es technisch. Prüfer wollen wissen: Wer hat wann was geändert? Jede Buchung muss nachvollziehbar sein. Wenn Ihre Software keine Änderungshistorie führt oder Sie Belege einfach überschreiben, wird es teuer.
4. Aufbewahrungsfristen
10 Jahre für Buchungsbelege, 6 Jahre für Geschäftsbriefe – kennen Sie alle Fristen? Prüfer testen gerne, ob Sie auch ältere Daten noch verfügbar haben. Wer hier schlampig ist, kassiert Schätzungen. Und die fallen immer zu Ihren Ungunsten aus.
5. Verfahrensdokumentation
Das ist der Joker. Eine vollständige Verfahrensdokumentation zeigt dem Prüfer: Hier arbeitet ein Profi. Sie beschreibt alle Ihre Prozesse, von der Belegerfassung bis zur Archivierung.
“Die Verfahrensdokumentation ist der Nachweis, dass GoBD-konform gearbeitet wurde.”
— Finanzbehörde NRW
Die Erstellung der Verfahrensdokumentation benötigt mit der VD2 GmbH nur wenige Stunde und kann direkt in der Anwendung gepflegt werden. Durch ein intelligentes Rollenkonzept ist die Zusammenarbeit kinderleicht und schnell erledigt.
Mehr Informationen auf:
Verfahrensdokumentation – VD2 Verfahrensdokumentation und IKS

Fazit: Mit System zum Erfolg
Die Betriebsprüfung ist kein Glücksspiel. Mit der richtigen Vorbereitung und den richtigen Tools wird sie zu einer Routineangelegenheit. Die Investition in GoBD-konforme Systeme und eine professionelle Verfahrensdokumentation zahlt sich immer aus.
Vergessen Sie die Sorgen vor der Betriebsprüfung. Nutzen Sie sie als Chance, Ihre Prozesse zu optimieren und Ihr Unternehmen zukunftssicher aufzustellen. Gut vorbereitete Unternehmen haben nichts zu befürchten – im Gegenteil, sie profitieren von der Digitalisierung.
Die Zeit der nicht-dokumentierten Buchhaltung ist vorbei. Heute zählen Struktur, Systematik und Professionalität. Wer das versteht und umsetzt, ist nicht nur für die nächste Betriebsprüfung gerüstet, sondern auch für die Zukunft.
Die wichtigsten Punkte der digitalen Buchführung zur Betriebsprüfung | Lösung |
Rechts- und revisisonssichere Archivierung aller Buchungsbelege (hierzu gehören alle Dokumente, die vor dem Finanzamt als Buchungsbeleg gelten z.B. Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, ggf. Verträge, sowie E-Mails, die als Handels- und Geschäftsbrief gelten) | Automatisierte Ablage der Dokumententypen in einem DMS. |
Klar definierte Prozesse und automatisierte Datenübergabe | Erfahrene Prozessberater helfen bei der GoBD-konformen Prozessgestaltung. Anschließend kann ein GoBD-Check auf Grundlage der Verfahrensdokumentation gemacht werden. Ein KI-Tool dazu finden Sie auf der Webseite der VD2 GmbH (www.verfahrensdokumentation-digital.de). |
Verfahrensdokumentation und IKS als Nachweis zur formell korrekten Buchhaltung | Lassen Sie eine professionelle Verfahrensdokumentation erstellen und halten Sie diese regelmäßig aktuell. Dies geht einfach und zeitsparend mit der richtigen Software. Die Anwendung der VD2 GmbH ist dabei die Einzige, die integriert das IKS (Interne Kontrollsystem) anbietet. Weitere Informationen und Videos finden Sie auf Youtube. https://www.youtube.com/@VD2Verfahrensdokumentation |
Sicherstellung der Datenübergabe aus den Systemen | Je nach Anforderung können die Daten dem Betriebsprüfer zur Verfügung gestellt werden. Informieren Sie sich bei dem Anbieter Ihrer DMS Software über die Möglichkeiten zur Bereitstellung der Daten für den Betriebsprüfer. |
FAQ
Was sind die GoBD und warum sind sie wichtig für mein Unternehmen?
Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) sind Vorgaben der Finanzverwaltung für die Speicherung und Verarbeitung steuerrelevanter digitaler Daten. Sie gelten für alle Unternehmen, die ihre steuerrelevanten Daten elektronisch speichern und verarbeiten.
Wen betreffen die GoBD?
Kurz gesagt: Jedes Unternehmen, das digitale steuerrelevante Daten nutzt – unabhängig von der Größe oder Branche. Die Regeln beziehen sich auf alle eingesetzten EDV-Systeme, einschließlich Kassensysteme, sowie auf deren Anwender.
Welche Anforderungen stellen die GoBD an die Datenverarbeitung?
Die digitalen Daten müssen denselben Grundsätzen folgen wie analoge Belege. Dazu gehören:
- Nachvollziehbarkeit & Nachprüfbarkeit – Alle Prozesse müssen dokumentiert sein.
- Wahrheit & Klarheit – Daten dürfen nicht verfälscht oder missverständlich sein.
- Vollständigkeit & Richtigkeit – Alle relevanten Informationen müssen lückenlos erfasst werden.
- Zeitgerechte Verbuchung – Buchungen und Aufzeichnungen müssen zeitnah erfolgen.
- Ordnung & Unveränderbarkeit – Dokumente müssen revisionssicher gespeichert werden.
Brauche ich eine Verfahrensdokumentation?
Ja! Die GoBD verlangen, dass alle digitalen Prozesse zur Verarbeitung steuerrelevanter Daten in einer Verfahrensdokumentation beschrieben werden. Damit kannst du nachweisen, dass dein Unternehmen die gesetzlichen Anforderungen einhält.
Was steht in einer Verfahrensdokumentation?
Damit Ihre Verfahrensdokumentation den GoBD-Vorgaben entspricht, muss sie alle relevanten Abläufe und Systeme in Ihrem Unternehmen dokumentieren, die steuerrelevante Daten verarbeiten.
Diese Inhalte sind erforderlich:
- Allgemeine Informationen – Welche Systeme und Prozesse nutzen Sie zur Verarbeitung steuerrelevanter Daten?
- Verantwortlichkeiten – Wer ist für welche Abläufe zuständig?
- Technische Umsetzung – Welche Software und IT-Systeme sind im Einsatz?
- Datenverarbeitung & -speicherung – Wie werden Daten erfasst, verarbeitet und archiviert?
- Änderungs- und Prüflogik – Wie wird sichergestellt, dass Daten nachvollziehbar und unveränderbar sind?
- Zugriffsrechte & Berechtigungen – Wer darf auf welche Daten zugreifen?
- Datensicherung & Archivierung – Wie lange werden Daten gespeichert und welche Sicherungsmaßnahmen sind vorgesehen?
Wofür wird eine Verfahrensdokumentation benötigt?
Ihre Verfahrensdokumentation kann jederzeit von einem Betriebsprüfer angefordert werden – sei es vor oder während einer Außenprüfung oder bei einer Kassennachschau.
Mit einer vollständigen und strukturierten Verfahrensdokumentation ermöglichen Sie dem Prüfer einen schnellen Überblick über Ihre EDV-Systeme, Speichermedien und Verarbeitungsprozesse. Zudem enthält sie wichtige Informationen zu den Anwendern sowie zu Schutz- und Kontrollmaßnahmen in Ihrem Unternehmen.
Fehlt eine Verfahrensdokumentation oder ist sie unvollständig, kann die Finanzverwaltung Ihre Buchführung als nicht ordnungsgemäß einstufen. Dies kann dazu führen, dass Schätzungen vorgenommen werden, die oft mit höheren Steuerzahlungen verbunden sind. Zudem steigt das Risiko von Nachfragen, Verzögerungen und möglichen Sanktionen im Rahmen einer Betriebsprüfung.
Ab wann muss eine Verfahrensdokumentation vorgehalten werden?
Die GoBD gelten seit dem Veranlagungsjahr 2015. Das bedeutet, dass Sie für diesen Zeitraum und alle folgenden Jahre eine Verfahrensdokumentation vorhalten müssen.
Wichtig für Sie: Bei einer Betriebsprüfung fordert das Finanzamt nicht die aktuelle Verfahrensdokumentation an, sondern jene, die für den geprüften Zeitraum gültig war. Wenn das Finanzamt heute eine Prüfung für die Jahre 2018 bis 2021 ankündigt, müssen Sie genau diese Dokumentation einschließlich aller damals vorgenommenen Änderungen vorlegen.
Fehlende oder unvollständige Dokumentationen können dabei schnell zu Beanstandungen oder Schätzungen führen – mit finanziellen Konsequenzen für Ihr Unternehmen.
Gibt es unterschiedliche Dokumentationen?
Je nach Unternehmensstruktur und genutzten Systemen kann Ihre Verfahrensdokumentation folgende Bereiche umfassen:
- Belegablage – Wie werden Papier- und elektronische Belege erfasst, geordnet und archiviert?
- Ersetzendes Scannen – Wie werden Papierdokumente digitalisiert und anschließend rechtskonform vernichtet?
- Online-Shop – Wie werden Bestellungen, Zahlungen und Rechnungen verarbeitet und gespeichert?
- Registrierkasse – Wie werden Kassendaten erfasst, gesichert und für Prüfungen bereitgestellt?
Bei einer Betriebsprüfung verlangt das Finanzamt eine Verfahrensdokumentation sowie eine Verfahrensdokumentation für Vorsysteme. Diese Nachweise sind erforderlich, um die Ordnungsmäßigkeit Ihrer digitalen Geschäftsprozesse sicherzustellen.
- Die Verfahrensdokumentation beschreibt, wie steuerrelevante Daten in Ihrem Unternehmen verarbeitet, gespeichert und archiviert werden. Dazu gehören beispielsweise Ihr Dokumentenmanagementsystem (DMS) oder Ihr internes Kontrollsystem (IKS).
- Die Verfahrensdokumentation für Vorsysteme dokumentiert, wie Daten in vorgeschalteten Softwarelösungen erfasst und weiterverarbeitet werden – z. B. in einem Warenwirtschaftssystem, Kassensystem oder Online-Shop.
Was passiert, wenn die Verfahrensdokumentation fehlt?
Fehlt eine Verfahrensdokumentation oder ist sie unvollständig, kann die Finanzverwaltung Ihre Buchführung als nicht ordnungsgemäß einstufen. Dies kann dazu führen, dass Schätzungen vorgenommen werden, die oft mit höheren Steuerzahlungen verbunden sind. Zudem steigt das Risiko von Nachfragen, Verzögerungen und möglichen Sanktionen im Rahmen einer Betriebsprüfung.
Weitere Nutzen der Verfahrensdokumentation
Die Verfahrensdokumentation dient nicht nur der Erfüllung steuerlicher Anforderungen, sondern bringt auch wertvolle Vorteile für Ihr Unternehmen.
Ein zentraler Nutzen ist die Sicherstellung einer transparenten Prozesslandschaft. Durch regelmäßige Audits werden Abläufe geprüft und dokumentiert – so haben Schattenprozesse keine Chance. Das sorgt für Klarheit und ermöglicht gezielte Prozessoptimierungen, die Effizienz und Qualität steigern.
Auch das Onboarding neuer Mitarbeiter wird durch eine klare Dokumentation erleichtert. Neue Teammitglieder finden sich schneller in bestehende Abläufe ein und können produktiver arbeiten.
Kurz gesagt: Eine gute Verfahrensdokumentation bringt nicht nur Ordnung in Ihre Buchführung, sondern stärkt auch Ihre internen Prozesse nachhaltig.