Betriebsprüfung vorbereiten: GoBD-Checkliste 2025! Unsere GoBD-Checkliste zeigt Ihnen, wie Sie sich optimal auf die digitale Prüfung vorbereiten. Jetzt lesen!
Das Finanzamt kündigt sich an – und Sie bekommen Schweißausbrüche? Schluss damit!
Mit der richtigen Vorbereitung wird die Betriebsprüfung zum Spaziergang.
Die Wahrheit ist brutal: 80% aller Unternehmen sind nicht richtig auf eine Betriebsprüfung vorbereitet. Sie zahlen Nachzahlungen, die sie sich hätten sparen können. Sie müssen nicht dazugehören.
*Dies ist keine steuerrechtliche Beratung.
Ihre GoBD-Checkliste: Schritt für Schritt zur Vorbereitung
Jetzt wird es konkret. Diese Checkliste führt Sie systematisch durch alle wichtigen Punkte um Ihrer Betriebsprüfung vorzubereiten. Arbeiten Sie sie Punkt für Punkt ab:
Schritt 1: Kassensystem prüfen
- Ist Ihr Kassensystem zertifiziert und manipulationssicher?
- Haben Sie eine Verfahrensdokumentation für Ihr Kassensystem?
- Werden alle Geschäftsvorfälle lückenlos erfasst?
- Machen Sie regelmäßige Kassenstürze und dokumentieren diese?
- Sind alle Kassendaten revisionssicher gespeichert?
Schritt 2: Digitale Belege organisieren
- Archivieren Sie alle Dokumente, die als Buchungsbeleg gelten im Originalformat?
- Haben Sie ein System für die Belegablage?
- Sind alle Belege unveränderbar gespeichert?
- Können Sie jeden Beleg schnell wiederfinden?
- Haben Sie Backups Ihrer Belegarchive?
Schritt 3: Buchführungssoftware checken
- Ist Ihre Software GoBD-konform?
- Führt sie ein Änderungsprotokoll?
- Sind alle Stammdaten vollständig?
- Machen Sie regelmäßige Datensicherungen?
- Haben Sie eine Notfallstrategie bei Systemausfall?
Schritt 4: Verfahrensdokumentation erstellen
- Beschreiben Sie alle buchführungsrelevanten Prozesse?
- Ist die Dokumentation aktuell und vollständig?
- Enthält sie alle erforderlichen Informationen nach GoBD?
- Ist sie für Dritte verständlich?
- Wird sie regelmäßig aktualisiert?
Schritt 5: Mitarbeiter schulen
- Kennen alle Mitarbeiter die GoBD-Anforderungen?
- Sind die Verantwortlichkeiten klar geregelt?
- Gibt es Vertretungsregelungen?
- Werden neue Mitarbeiter eingewiesen?
- Finden regelmäßige Schulungen statt?
Diese Checkliste ist Ihr Schutzschild. Jeder Punkt, den Sie abhaken können, macht Sie sicherer. Jeder offene Punkt ist ein Risiko. Sie wollen auf Nummer sicher gehen? Lassen Sie Ihre Verfahrensdokumentation von Experten erstellen. Mit KI-Unterstützung geht das heute in wenigen Stunden statt Wochen.
GoBD-Check
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Digitale Fallen: Diese Fehler kosten Sie richtig Geld
Die Digitalisierung bringt neue Risiken mit sich. Fehler, die früher harmlos waren, können heute existenzbedrohend werden. Hier sind die teuersten Fallen – und wie Sie sie vermeiden.
“Wer formell korrekt arbeitet wird auch sachlich weniger intensiv geprüft.”
— Finanzbehörde Schleswig-Holstein
Fehler 1: Nicht revisionssichere Archivierung
Viele Unternehmen nutzen Dropbox, Google Drive, eigene Serverordner oder OneDrive für ihre Belege. In vielen Fällen werden auch nicht alle Belege rechts- und revisisonssicher archiviert, zum Beispiel wenn die Ausgangsrechnung im ERP erzeugt und dort gespeichert wird. Das Problem: Diese Dienste sind nicht GoBD-konform, wenn nicht revissionssicher Archiviert wird. Belege können verändert oder gelöscht werden, ohne dass Sie es merken. Prüfer erkennen das sofort.
Die Lösung: Nutzen Sie nur ausgewiesene Archivierungssysteme / DMS. Diese garantieren Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit bei korrekter Nutzung. Ja, sie kosten mehr. Aber eine Nachzahlung kostet noch viel mehr.
Fehler 2: Mangelnde Prozessgestaltung und Schnittstellen
Bei der Prozessgestaltung kommt es darauf an, dass möglichst wenig Manipulationspotential besteht. Wer ist verantwortlich? Gibt es ein 4-Augen-Prinzip? Und auch Datenübergaben zwischen Systemen sollte möglichst automatisiert und ohne manuelle Bearbeitung stattfinden.
Die Lösung: Erfahrende Consultants können Ihnen bei der Prozessgestaltung zur Seite stehen und Sie beraten. Lassen Sie Ihre Prozesse auf GoBD-Konformität prüfen- von einem Prozessberater, Unternehmensberater oder Wirtschaftsprüfer.
Fehler 3: Fehlende Datensicherung
“Mein Computer ist abgestürzt und alle Daten sind weg” – dieser Satz kostet Sie bei einer Betriebsprüfung ein Vermögen. Ohne Belege kann das Finanzamt Ihre Umsätze schätzen. Und es schätzt immer zu hoch.
Die Lösung: Automatische, tägliche Backups mit einer Cloud-First-Strategie. Viele Hersteller von Archivierungssystemen / DMS bieten dies im Standard an. Fragen Sie nach der Datensicherung und fragen Sie auch nach dem Backup, denn Daten werden gespiegelt, falls im Rechenzentrum des Cloudanbieters ein Feuer oder ähnliches die Server beschädigt. Wenn der Verkäufer keine Antwort hat oder unfreundlich wird, suchen Sie sich einen anderen Anbieter.
Fehler 4: Unvollständige E-Mail-Archivierung
E-Mails sind Geschäftsbriefe und müssen archiviert werden. Viele Unternehmen vergessen das oder machen es nur halbherzig. Besonders kritisch: E-Mails mit Rechnungen oder Verträgen.
Die Lösung: Automatische E-Mail-Archivierung einrichten. Alle geschäftsrelevanten E-Mails müssen revisionssicher gespeichert werden.
Fehler 5: Kein IKS (Internes-Kontrollsystem)
Ein Internes Kontrollsystem ist eine Art Audit-Workflow und überprüft regelmäßig, ob die definierten Prozesse im Unternehmen auch dementsprechend gelebt werden. Die Beschreibung des IKS wird in der Regel bei der Betriebsprüfung mit der Verfahrensdokumentation angefordert.
Die Lösung: Integration eines Kontroll-Workflows und Beschreibung in der Verfahrensdokumentation.
Suchen Sie sich einen Anbieter für Verfahrensdokumentation, die direkt auch das IKS mit anbieten wie z.B. die VD2 GmbH. 2 Fliegen mit einer Klappe.
Damit halten Sie die Softwarekosten niedrig und haben einen pragmatischen Ansatz.
Verfahrensdokumentation: Ihr Schutzschild gegen Nachzahlungen
Die Verfahrensdokumentation ist Ihr wichtigstes Werkzeug bei einer Betriebsprüfung. Sie zeigt dem Prüfer, dass Sie professionell arbeiten und alle Anforderungen kennen. Es heißt: “Die Verfahrensdokumentation ist der Nachweis, dass formell korrekt gearbeitet wurde.”
Aber was gehört eigentlich in eine Verfahrensdokumentation? Viele Unternehmer sind hier unsicher. Die GoBD geben zwar einen Rahmen vor, aber die Details bleiben oft unklar.
Die vier Säulen einer vollständigen Verfahrensdokumentation:
1. Allgemeine Beschreibung
Hier beschreiben Sie Ihr Unternehmen und Ihre Geschäftsprozesse. Welche Systeme nutzen Sie? Wie sind die Verantwortlichkeiten geregelt? Welche Schnittstellen gibt es zwischen den Systemen?
2. Anwenderdokumentation
Das ist die Bedienungsanleitung für Ihre Mitarbeiter. Wie wird gebucht? Wie werden Belege erfasst? Wie funktioniert das Kassensystem? Jeder Prozess muss so beschrieben sein, dass ihn auch ein neuer Mitarbeiter verstehen kann.
3. Betriebsdokumentation
Hier geht es um die technischen Details. Welche Hardware nutzen Sie? Wie ist die Software konfiguriert? Wie funktioniert die Datensicherung? Diese Informationen braucht der IT-Administrator.
4. Internes Kontrollsystem (IKS)
Das IKS beschreibt Ihre Kontrollmechanismen. Wie stellen Sie sicher, dass alle Belege erfasst werden? Wie erkennen Sie Fehler? Wie verhindern Sie Manipulationen?
Der Praxistipp: Lassen Sie es die Profis machen, sodass Sie möglichst wenig Eigenaufwand damit haben.
Eine Verfahrensdokumentation selbst zu erstellen, dauert Wochen. Sie müssen alle Prozesse analysieren, dokumentieren und strukturieren. Das kostet Zeit und Nerven. Auch wenn Sie hier mit einem Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer arbeiten bedeutet das: SIE müssen dieser Person erzählen, wie die Prozesse ablaufen. Meiner Meinung nach ist das eine sehr teure Schreibkraft mit ca. 7500€ – 10.000€. Das ist nicht mehr zeitgemäß.
Die Alternative: Lassen Sie es uns machen. Mit moderner KI-Technologie geht das heute in wenigen Stunden. Sie beantworten ein paar Fragen, und die Software erstellt automatisch eine vollständige, GoBD-konforme Verfahrensdokumentation.
Das spart nicht nur Zeit, sondern auch Risiko.
Verfahrensdokumentation – VD2 Verfahrensdokumentation und IKS
Fazit: Mit System zum Erfolg
Die Betriebsprüfung ist kein Glücksspiel. Mit der richtigen Vorbereitung und den richtigen Tools wird sie zu einer Routineangelegenheit. Die Investition in GoBD-konforme Systeme und eine professionelle Verfahrensdokumentation zahlt sich immer aus.
Vergessen Sie die Sorgen vor der Betriebsprüfung. Nutzen Sie sie als Chance, Ihre Prozesse zu optimieren und Ihr Unternehmen zukunftssicher aufzustellen. Gut vorbereitete Unternehmen haben nichts zu befürchten – im Gegenteil, sie profitieren von der Digitalisierung.
Die Zeit der nicht-dokumentierten Buchhaltung ist vorbei. Heute zählen Struktur, Systematik und Professionalität. Wer das versteht und umsetzt, ist nicht nur für die nächste Betriebsprüfung gerüstet, sondern auch für die Zukunft.
| Die wichtigsten Punkte der digitalen Buchführung zur Betriebsprüfung | Lösung |
| Rechts- und revisisonssichere Archivierung aller Buchungsbelege (hierzu gehören alle Dokumente, die vor dem Finanzamt als Buchungsbeleg gelten z.B. Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, ggf. Verträge, sowie E-Mails, die als Handels- und Geschäftsbrief gelten) | Automatisierte Ablage der Dokumententypen in einem DMS. |
| Klar definierte Prozesse und automatisierte Datenübergabe | Erfahrene Prozessberater helfen bei der GoBD-konformen Prozessgestaltung. Anschließend kann ein GoBD-Check auf Grundlage der Verfahrensdokumentation gemacht werden. Ein KI-Tool dazu finden Sie auf der Webseite der VD2 GmbH (www.verfahrensdokumentation-digital.de). |
| Verfahrensdokumentation und IKS als Nachweis zur formell korrekten Buchhaltung | Lassen Sie eine professionelle Verfahrensdokumentation erstellen und halten Sie diese regelmäßig aktuell. Dies geht einfach und zeitsparend mit der richtigen Software. Die Anwendung der VD2 GmbH ist dabei die Einzige, die integriert das IKS (Interne Kontrollsystem) anbietet. Weitere Informationen und Videos finden Sie auf Youtube. https://www.youtube.com/@VD2Verfahrensdokumentation |
| Sicherstellung der Datenübergabe aus den Systemen | Je nach Anforderung können die Daten dem Betriebsprüfer zur Verfügung gestellt werden. Informieren Sie sich bei dem Anbieter Ihrer DMS Software über die Möglichkeiten zur Bereitstellung der Daten für den Betriebsprüfer. |
FAQ
Was sind die GoBD und warum sind sie wichtig für mein Unternehmen?
Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) sind Vorgaben der Finanzverwaltung für die Speicherung und Verarbeitung steuerrelevanter digitaler Daten. Sie gelten für alle Unternehmen, die ihre steuerrelevanten Daten elektronisch speichern und verarbeiten.
Wen betreffen die GoBD?
Kurz gesagt: Jedes Unternehmen, das digitale steuerrelevante Daten nutzt – unabhängig von der Größe oder Branche. Die Regeln beziehen sich auf alle eingesetzten EDV-Systeme, einschließlich Kassensysteme, sowie auf deren Anwender.
Welche Anforderungen stellen die GoBD an die Datenverarbeitung?
Die digitalen Daten müssen denselben Grundsätzen folgen wie analoge Belege. Dazu gehören:
- Nachvollziehbarkeit & Nachprüfbarkeit – Alle Prozesse müssen dokumentiert sein.
- Wahrheit & Klarheit – Daten dürfen nicht verfälscht oder missverständlich sein.
- Vollständigkeit & Richtigkeit – Alle relevanten Informationen müssen lückenlos erfasst werden.
- Zeitgerechte Verbuchung – Buchungen und Aufzeichnungen müssen zeitnah erfolgen.
- Ordnung & Unveränderbarkeit – Dokumente müssen revisionssicher gespeichert werden.
Brauche ich eine Verfahrensdokumentation?
Ja! Die GoBD verlangen, dass alle digitalen Prozesse zur Verarbeitung steuerrelevanter Daten in einer Verfahrensdokumentation beschrieben werden. Damit kannst du nachweisen, dass dein Unternehmen die gesetzlichen Anforderungen einhält.
Was steht in einer Verfahrensdokumentation?
Damit Ihre Verfahrensdokumentation den GoBD-Vorgaben entspricht, muss sie alle relevanten Abläufe und Systeme in Ihrem Unternehmen dokumentieren, die steuerrelevante Daten verarbeiten.
Diese Inhalte sind erforderlich:
- Allgemeine Informationen – Welche Systeme und Prozesse nutzen Sie zur Verarbeitung steuerrelevanter Daten?
- Verantwortlichkeiten – Wer ist für welche Abläufe zuständig?
- Technische Umsetzung – Welche Software und IT-Systeme sind im Einsatz?
- Datenverarbeitung & -speicherung – Wie werden Daten erfasst, verarbeitet und archiviert?
- Änderungs- und Prüflogik – Wie wird sichergestellt, dass Daten nachvollziehbar und unveränderbar sind?
- Zugriffsrechte & Berechtigungen – Wer darf auf welche Daten zugreifen?
- Datensicherung & Archivierung – Wie lange werden Daten gespeichert und welche Sicherungsmaßnahmen sind vorgesehen?
Wofür wird eine Verfahrensdokumentation benötigt?
Ihre Verfahrensdokumentation kann jederzeit von einem Betriebsprüfer angefordert werden – sei es vor oder während einer Außenprüfung oder bei einer Kassennachschau.
Mit einer vollständigen und strukturierten Verfahrensdokumentation ermöglichen Sie dem Prüfer einen schnellen Überblick über Ihre EDV-Systeme, Speichermedien und Verarbeitungsprozesse. Zudem enthält sie wichtige Informationen zu den Anwendern sowie zu Schutz- und Kontrollmaßnahmen in Ihrem Unternehmen.
Fehlt eine Verfahrensdokumentation oder ist sie unvollständig, kann die Finanzverwaltung Ihre Buchführung als nicht ordnungsgemäß einstufen. Dies kann dazu führen, dass Schätzungen vorgenommen werden, die oft mit höheren Steuerzahlungen verbunden sind. Zudem steigt das Risiko von Nachfragen, Verzögerungen und möglichen Sanktionen im Rahmen einer Betriebsprüfung.
Ab wann muss eine Verfahrensdokumentation vorgehalten werden?
Die GoBD gelten seit dem Veranlagungsjahr 2015. Das bedeutet, dass Sie für diesen Zeitraum und alle folgenden Jahre eine Verfahrensdokumentation vorhalten müssen.
Wichtig für Sie: Bei einer Betriebsprüfung fordert das Finanzamt nicht die aktuelle Verfahrensdokumentation an, sondern jene, die für den geprüften Zeitraum gültig war. Wenn das Finanzamt heute eine Prüfung für die Jahre 2018 bis 2021 ankündigt, müssen Sie genau diese Dokumentation einschließlich aller damals vorgenommenen Änderungen vorlegen.
Fehlende oder unvollständige Dokumentationen können dabei schnell zu Beanstandungen oder Schätzungen führen – mit finanziellen Konsequenzen für Ihr Unternehmen.
Gibt es unterschiedliche Dokumentationen?
Je nach Unternehmensstruktur und genutzten Systemen kann Ihre Verfahrensdokumentation folgende Bereiche umfassen:
- Belegablage – Wie werden Papier- und elektronische Belege erfasst, geordnet und archiviert?
- Ersetzendes Scannen – Wie werden Papierdokumente digitalisiert und anschließend rechtskonform vernichtet?
- Online-Shop – Wie werden Bestellungen, Zahlungen und Rechnungen verarbeitet und gespeichert?
- Registrierkasse – Wie werden Kassendaten erfasst, gesichert und für Prüfungen bereitgestellt?
Bei einer Betriebsprüfung verlangt das Finanzamt eine Verfahrensdokumentation sowie eine Verfahrensdokumentation für Vorsysteme. Diese Nachweise sind erforderlich, um die Ordnungsmäßigkeit Ihrer digitalen Geschäftsprozesse sicherzustellen.
- Die Verfahrensdokumentation beschreibt, wie steuerrelevante Daten in Ihrem Unternehmen verarbeitet, gespeichert und archiviert werden. Dazu gehören beispielsweise Ihr Dokumentenmanagementsystem (DMS) oder Ihr internes Kontrollsystem (IKS).
- Die Verfahrensdokumentation für Vorsysteme dokumentiert, wie Daten in vorgeschalteten Softwarelösungen erfasst und weiterverarbeitet werden – z. B. in einem Warenwirtschaftssystem, Kassensystem oder Online-Shop.
Was passiert, wenn die Verfahrensdokumentation fehlt?
Fehlt eine Verfahrensdokumentation oder ist sie unvollständig, kann die Finanzverwaltung Ihre Buchführung als nicht ordnungsgemäß einstufen. Dies kann dazu führen, dass Schätzungen vorgenommen werden, die oft mit höheren Steuerzahlungen verbunden sind. Zudem steigt das Risiko von Nachfragen, Verzögerungen und möglichen Sanktionen im Rahmen einer Betriebsprüfung.
Weitere Nutzen der Verfahrensdokumentation
Die Verfahrensdokumentation dient nicht nur der Erfüllung steuerlicher Anforderungen, sondern bringt auch wertvolle Vorteile für Ihr Unternehmen.
Ein zentraler Nutzen ist die Sicherstellung einer transparenten Prozesslandschaft. Durch regelmäßige Audits werden Abläufe geprüft und dokumentiert – so haben Schattenprozesse keine Chance. Das sorgt für Klarheit und ermöglicht gezielte Prozessoptimierungen, die Effizienz und Qualität steigern.
Auch das Onboarding neuer Mitarbeiter wird durch eine klare Dokumentation erleichtert. Neue Teammitglieder finden sich schneller in bestehende Abläufe ein und können produktiver arbeiten.
Kurz gesagt: Eine gute Verfahrensdokumentation bringt nicht nur Ordnung in Ihre Buchführung, sondern stärkt auch Ihre internen Prozesse nachhaltig.
