DMS-Verfahrensdokumentation
Forderung der Verfahrensdokumentation in der Betriebsprüfung
Warum eine Verfahrensdokumentation für die digitale Belegablage notwendig ist
Warum eine Verfahrensdokumentation für die digitale Belegablage notwendig ist
Ein DMS bildet zentrale Teile der digitalen Buchführung ab: Belegablage, Verschlagwortung, Dokumentenprozesse, Freigaben, Zugriffsrechte und Archivierung. Damit diese Abläufe nachvollziehbar bleiben, ist eine klare Beschreibung der technischen Umgebung und der organisatorischen Prozesse, sowie Benutzerrechte erforderlich.
Gerade weil viele Schritte im DMS automatisiert ablaufen, kann ohne Dokumentation schnell unklar werden, wie ein Dokument verarbeitet, wo es abgelegt oder wie es verändert wurde. Auch Verantwortlichkeiten, Freigabewege und Zugriffsrechte sollten nachvollziehbar beschrieben sein, damit sichtbar ist, wie Dokumente im Unternehmen verarbeitet werden.
Eine strukturierte Verfahrensdokumentation kann helfen, diese Abläufe vollständig darzustellen und die GoBD-relevanten Anforderungen rund um digitale Belegablage und Archivierung abzubilden.
Was in der Verfahrensdokumentation zur digitalen Belegablage dokumentiert werden muss
Damit Abläufe in der digitalen Belegablage nachvollziehbar dargestellt werden können, sollte die Verfahrensdokumentation die technischen und organisatorischen Prozesse des DMS klar beschreiben. Dazu gehören insbesondere:
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Ablageprozess
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Verschlagwortung und Klassifizierung
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Freigabeprozesse und Workflows
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Zugriffsrechte und Verantwortlichkeiten
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Archivierungs- und Aufbewahrungsregeln
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Schnittstellen zu anderen Systemen
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Änderungs- und Aktualisierungsprozesse
Typische Risiken in der digitalen Belegablage
In der Praxis treten im Umgang mit DMS-Systemen häufig Sachverhalte auf, die ohne klare Dokumentation schwer nachvollziehbar sind. Typische Risiken sind unter anderem:
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unklare oder unterschiedliche Ablageprozesse
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nicht dokumentierte Freigabewege
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fehlende Transparenz bei Zuständigkeiten
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uneinheitliche Verschlagwortung oder Klassifizierung
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widersprüchliche oder manuelle Sonderlösungen
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unklare oder unvollständige Zugriffsrechte
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nicht dokumentierte Archivierungs- und Löschregeln
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fehlende Dokumentation automatisierter Prozesse
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nicht nachvollziehbare Änderungen an Dokumenten
- nicht GoBD-konforme Datenübergaben / Schnittstellen
Wie VD2 die Verfahrensdokumentation zur digitalen Belegablage abdeckt
VD2 bietet eine strukturierte Lösung für die Verfahrensdokumentation der digitalen Belegablage und des ersetzenden Scannens. Das System führt Schritt für Schritt durch alle GoBD-relevanten Prozesse und dokumentiert automatisch jeden Ablauf, jede Kontrolle und jede Änderung.
VD2 übernimmt dabei:
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strukturierte Beschreibung aller Prozesse der digitalen Belegablage
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automatische Aktualisierung der Dokumentation bei Prozessänderungen
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integriertes internes Kontrollsystem (IKS) zur Qualitätssicherung
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revisionssicheren Export der Verfahrensdokumentation als PDF
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Ergebnisse, die Sie mit VD2 erhalten
Mit VD2 wird die digitale Belegablage vollständig und prüfungssicher dokumentiert. Sie erhalten unter anderem:
- eine vollständige GoBD-konforme Verfahrensdokumentation (PDF)
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IKS-Protokolle inkl. Kontrollen, Stichproben und Nachweisen
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Protokolle aller relevanten Prozessschritte
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ein automatisches Änderungs- und Versionsprotokoll
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eine klare Übersicht über Verantwortlichkeiten
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Nachweise zur digitalen Archivierung und Unveränderbarkeit
Weiterführende Hinweise
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GoBD-Leitfäden für Unternehmen
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Prüferhinweise zum ersetzenden Scannen
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Praxisbeispiele aus Betriebsprüfungen
Sicherheit?
Qualitätsstandard und GoBD-Siegel
“Wie sichert die VD2 die Qualität der Verfahrensdokumentation?”
VD2 stellt die Qualität der Verfahrensdokumentation durch regelmäßige und umfassende Prüfungen nach den aktuellen GoBD-Anforderungen sicher. Die Software wird fortlaufend von Experten wie Steuerberatern, Wirtschaftsprüfern, IT-Auditoren sowie von Betriebsprüfern der Finanzbehörden überprüft und bewertet.
So wird gewährleistet, dass VD2 jederzeit dem aktuellen Stand der gesetzlichen und fachlichen Anforderungen an eine GoBD-konforme Verfahrensdokumentation entspricht.
Weitere Informationen zum aktuellen Prüfstandard und zum GoBD-Siegel finden Sie hier.
Bereit für den nächsten Schritt? Geprüfte und nachvollziehbare Compliance
Mit VD2 sichern Sie Ihre GoBD-konforme Verfahrensdokumentation transparent und prüfungssicher ab – für klare Prozesse, geringere Risiken und verlässliche Compliance im Unternehmensalltag und bei Betriebsprüfungen.
Häufige Fragen zur Verfahrensdokumentation -FAQ
Was sind die GoBD und warum sind sie wichtig für mein Unternehmen?
Die GoBD sind verbindliche Vorgaben der Finanzverwaltung, die regeln, wie steuerrelevante Daten und Dokumente ordnungsgemäß erstellt, verarbeitet, gespeichert und archiviert werden müssen.
Sie stellen sicher, dass Ihre Buchführung nachvollziehbar, vollständig, unveränderbar und prüfbar ist. Für Unternehmen sind die GoBD wichtig, da sie die rechtliche Grundlage für digitale Buchhaltungs- und Archivierungsprozesse bilden. Bei Betriebsprüfungen dienen sie als Maßstab, anhand dessen das Finanzamt die Ordnungsmäßigkeit Ihrer Unterlagen bewertet. Eine Einhaltung der GoBD reduziert das Risiko von Nachzahlungen, Schätzungen oder formalen Beanstandungen erheblich.
Was steht in einer Verfahrensdokumentation?
Damit Ihre Verfahrensdokumentation den GoBD-Vorgaben entspricht, muss sie alle relevanten Abläufe und Systeme in Ihrem Unternehmen dokumentieren, die steuerrelevante Daten verarbeiten.
Diese Inhalte sind erforderlich:
- Allgemeine Informationen – Welche Systeme und Prozesse nutzen Sie zur Verarbeitung steuerrelevanter Daten?
- Verantwortlichkeiten – Wer ist für welche Abläufe zuständig?
- Technische Umsetzung – Welche Software und IT-Systeme sind im Einsatz?
- Datenverarbeitung & -speicherung – Wie werden Daten erfasst, verarbeitet und archiviert?
- Änderungs- und Prüflogik – Wie wird sichergestellt, dass Daten nachvollziehbar und unveränderbar sind?
- Zugriffsrechte & Berechtigungen – Wer darf auf welche Daten zugreifen?
- Datensicherung & Archivierung – Wie lange werden Daten gespeichert und welche Sicherungsmaßnahmen sind vorgesehen?
Wofür wird eine Verfahrensdokumentation benötigt?
Ihre Verfahrensdokumentation kann jederzeit von einem Betriebsprüfer angefordert werden – sei es vor oder während einer Außenprüfung oder bei einer Kassennachschau.
Mit einer vollständigen und strukturierten Verfahrensdokumentation ermöglichen Sie dem Prüfer einen schnellen Überblick über Ihre EDV-Systeme, Speichermedien und Verarbeitungsprozesse. Zudem enthält sie wichtige Informationen zu den Anwendern sowie zu Schutz- und Kontrollmaßnahmen in Ihrem Unternehmen.
Fehlt eine Verfahrensdokumentation oder ist sie unvollständig, kann die Finanzverwaltung Ihre Buchführung als nicht ordnungsgemäß einstufen. Dies kann dazu führen, dass Schätzungen vorgenommen werden, die oft mit höheren Steuerzahlungen verbunden sind. Zudem steigt das Risiko von Nachfragen, Verzögerungen und möglichen Sanktionen im Rahmen einer Betriebsprüfung.
Ab wann muss eine Verfahrensdokumentation vorgehalten werden?
Die GoBD gelten seit dem Veranlagungsjahr 2015. Das bedeutet, dass Sie für diesen Zeitraum und alle folgenden Jahre eine Verfahrensdokumentation vorhalten müssen.
Wichtig für Sie: Bei einer Betriebsprüfung fordert das Finanzamt nicht die aktuelle Verfahrensdokumentation an, sondern jene, die für den geprüften Zeitraum gültig war. Wenn das Finanzamt heute eine Prüfung für die Jahre 2018 bis 2021 ankündigt, müssen Sie genau diese Dokumentation einschließlich aller damals vorgenommenen Änderungen vorlegen.
Fehlende oder unvollständige Dokumentationen können dabei schnell zu Beanstandungen oder Schätzungen führen – mit finanziellen Konsequenzen für Ihr Unternehmen.
Gibt es unterschiedliche Dokumentationen?
Je nach Unternehmensstruktur und genutzten Systemen kann Ihre Verfahrensdokumentation folgende Bereiche umfassen:
- Belegablage – Wie werden Papier- und elektronische Belege erfasst, geordnet und archiviert?
- Ersetzendes Scannen – Wie werden Papierdokumente digitalisiert und anschließend rechtskonform vernichtet?
- Online-Shop – Wie werden Bestellungen, Zahlungen und Rechnungen verarbeitet und gespeichert?
- Registrierkasse – Wie werden Kassendaten erfasst, gesichert und für Prüfungen bereitgestellt?
Bei einer Betriebsprüfung verlangt das Finanzamt eine Verfahrensdokumentation sowie eine Verfahrensdokumentation für Vorsysteme. Diese Nachweise sind erforderlich, um die Ordnungsmäßigkeit Ihrer digitalen Geschäftsprozesse sicherzustellen.
- Die Verfahrensdokumentation beschreibt, wie steuerrelevante Daten in Ihrem Unternehmen verarbeitet, gespeichert und archiviert werden. Dazu gehören beispielsweise Ihr Dokumentenmanagementsystem (DMS) oder Ihr internes Kontrollsystem (IKS).
- Die Verfahrensdokumentation für Vorsysteme dokumentiert, wie Daten in vorgeschalteten Softwarelösungen erfasst und weiterverarbeitet werden – z. B. in einem Warenwirtschaftssystem, Kassensystem oder Online-Shop.
Was passiert, wenn die Verfahrensdokumentation fehlt?
Weitere Nutzen der Verfahrensdokumentation
Die Verfahrensdokumentation dient nicht nur der Erfüllung steuerlicher Anforderungen, sondern bringt auch wertvolle Vorteile für Ihr Unternehmen.
Ein zentraler Nutzen ist die Sicherstellung einer transparenten Prozesslandschaft. Durch regelmäßige Audits werden Abläufe geprüft und dokumentiert – so haben Schattenprozesse keine Chance. Das sorgt für Klarheit und ermöglicht gezielte Prozessoptimierungen, die Effizienz und Qualität steigern.
Auch das Onboarding neuer Mitarbeiter wird durch eine klare Dokumentation erleichtert. Neue Teammitglieder finden sich schneller in bestehende Abläufe ein und können produktiver arbeiten.
Kurz gesagt: Eine gute Verfahrensdokumentation bringt nicht nur Ordnung in Ihre Buchführung, sondern stärkt auch Ihre internen Prozesse nachhaltig.
Mehr nützliche Informationen zur Erstellung und Pflege der Verfahrensdokumentation
in unserem Blog
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