Anworten auf häufige Fragen
Antworten auf Ihre Fragen zu GoBD, Verfahrensdokumentation und VD2
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Verfahrensdokumentation & GoBD
Häufige Fragen zur Verfahrensdokumentation und GoBD
Was ist eine Verfahrensdokumentation?
Eine Verfahrensdokumentation beschreibt die steuerrelevanten Prozesse und DV-Systeme eines Unternehmens so, dass Inhalt, Aufbau, Ablauf, Ergebnisse sowie die aktuelle und historische Verfahrensweise vollständig, schlüssig und für die gesamte Aufbewahrungsfrist nachvollziehbar und nachprüfbar sind.
Was sind die GoBD?
Die GoBD sind die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Sie legen fest, wie steuerrelevante Unterlagen und Prozesse ordnungsmäßig geführt, aufbewahrt und für Prüfungen bereitgestellt werden müssen.
Welche Anforderungen und Pflichten beinhalten die GoBD?
Sie verlangen insbesondere Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit, Vollständigkeit, Einzelaufzeichnungspflicht, Richtigkeit, zeitgerechte Erfassung und Buchung, Ordnung, Unveränderbarkeit, Aufbewahrung, maschinelle Auswertbarkeit, Datenzugriff für die Finanzverwaltung, eine aussagekräftige Verfahrensdokumentation sowie eingerichtete, ausgeübte und protokollierte Kontrollen im Rahmen eines IKS.
Welche Unternehmen sind von den GoBD betroffen?
Betroffen sind grundsätzlich alle Steuerpflichtigen, deren Bücher, Aufzeichnungen, Unterlagen oder sonstige steuerrelevante Prozesse für die Besteuerung von Bedeutung sind, insbesondere bei elektronischer Verarbeitung. Das gilt auch dann, wenn elektronische Bücher oder Aufzeichnungen freiwillig geführt werden. Bei Kleinstunternehmen mit Einnahmen-Überschussrechnung und bis 17.500 Euro Jahresumsatz werden die Anforderungen regelmäßig mit Blick auf die Unternehmensgröße fallweise beurteilt; ausgenommen sind sie damit nicht automatisch.
Benötigen auch kleine Unternehmen eine Verfahrensdokumentation?
Ja. Die Pflicht zur Verfahrensdokumentation besteht grundsätzlich unabhängig von Größe oder Komplexität des Unternehmens. Nur bei Kleinstunternehmen mit Einnahmen-Überschussrechnung und bis 17.500 Euro Jahresumsatz werden die Anforderungen im Einzelfall größenabhängig bewertet.
Wofür benötige ich eine Verfahrensdokumentation?
Sie wird benötigt, um steuerrelevante Prozesse, Systeme, Belege, Zuständigkeiten und Kontrollen so zu dokumentieren, dass ein Prüfer die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung und Aufzeichnungen nachvollziehen und nachprüfen kann. Sie ist damit der zentrale Nachweis für GoBD-Konformität im Prüfungsfall.
Was passiert, wenn im Prüfungsfall keine Verfahrensdokumentation vorgelegt werden kann?
Fehlt sie oder ist sie ungenügend, kann das konkrete Folgen haben. Soweit dadurch die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit beeinträchtigt wird, liegt ein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht vor, der zum Verwerfen der Buchführung führen kann. Eine Schätzung der Besteuerungsgrundlagen droht jedenfalls dann, wenn sich die Unklarheiten nicht durch andere zumutbare Ermittlungen ausräumen lassen.
Ist eine Verfahrensdokumentation gesetzlich vorgeschrieben?
Ja. Es gibt zwar keine isolierte Einzelvorschrift nur mit der Überschrift „Verfahrensdokumentation“, die Pflicht ergibt sich aber aus den GoBD und den Ordnungsvorschriften der AO, weil die Nachprüfbarkeit der Buchführung eine aussagekräftige und vollständige Verfahrensdokumentation erfordert.
Ab wann ist eine Verfahrensdokumentation erforderlich?
Spätestens ab dem Zeitpunkt, ab dem steuerrelevante elektronische Verfahren, Vor- oder Nebensysteme tatsächlich genutzt werden und daraus aufzeichnungs- oder aufbewahrungspflichtige Informationen entstehen. Ab dann müssen die eingesetzten Verfahren in ihrer aktuellen und historischen Version für die gesamte Aufbewahrungsfrist nachvollziehbar dokumentiert sein.
Was muss eine Verfahrensdokumentation beinhalten?
In der Regel eine allgemeine Beschreibung, eine Anwenderdokumentation, eine Betriebsdokumentation und eine technische Systemdokumentation. Inhaltlich gehören dazu insbesondere Rahmenbedingungen, Zweck und Einsatzgebiet des Systems, Freigaben, Autorisierung, Fortschreibung und Gültigkeit, fachliche Prozesse, Eingabefelder und Verarbeitungsregeln, Auswertungen, Daten- und Dokumentenbestände inklusive Aufbewahrungsregeln sowie die eingesetzten Kontrollen und technischen Systemgrundlagen.
Reicht Excel oder Word für eine Verfahrensdokumentation aus?
Nein. Excel- oder Word-Dateien können allenfalls Hilfsmittel sein, reichen allein aber regelmäßig nicht aus, weil leicht veränderbare Office-Dateien und die bloße Ablage im Dateisystem die Anforderungen an Unveränderbarkeit, Nachprüfbarkeit, Versionierung und Änderungshistorie regelmäßig nicht erfüllen, sofern keine zusätzlichen technischen und organisatorischen Sicherungen vorhanden sind.
Ist eine selbst ausgefüllte Vorlage/Muster als Verfahrensdokumentation ausreichend?
Nein. Eine Vorlage oder ein Muster genügt nur dann, wenn es vollständig unternehmensindividuell ausgefüllt, auf die tatsächlich eingesetzten Prozesse, Systeme, Zuständigkeiten und Kontrollen angepasst, laufend fortgeschrieben und versioniert ist. Entscheidend ist nicht das Format, sondern dass die reale Verfahrenspraxis vollständig und schlüssig abgebildet wird.
Gibt es spezielle Bereiche, die eine Verfahrensdokumentation benötigen?
Ja. Dokumentiert werden müssen nicht nur „irgendwelche“ Abläufe, sondern alle steuerrelevanten DV-Systeme und Prozessbereiche. Typische Bereiche sind Rechnungs- und Belegprozesse, ersetzendes Scannen, Kassenführung, Onlineshops/E-Commerce, digitale Belegablage bzw. DMS, E-Rechnungen sowie Lohn- und Gehaltsprozesse.
Welche Prozesse müssen dokumentiert werden?
Alle steuerrelevanten Prozesse von der Entstehung, Erfassung, Prüfung und Verarbeitung bis zur Speicherung, Auswertung, Änderung und Aufbewahrung von Daten und Belegen. Dazu gehören auch Vor- und Nebensysteme sowie die zugehörigen Kontrollen, Verantwortlichkeiten und Schnittstellen. Typische Beispiele sind Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Beschaffung, Verkauf, Kasse, Scannen, DMS/Archiv, E-Commerce und Lohnabrechnung.
Wie oft muss eine Verfahrensdokumentation aktualisiert werden?
Nicht nur gelegentlich, sondern immer dann, wenn sich Prozesse, Systeme, Zuständigkeiten, Kontrollen oder mitgeltende Unterlagen ändern. Die Änderungen müssen versioniert und mit nachvollziehbarer Änderungshistorie dokumentiert werden; zugleich müssen aktuelle und historische Verfahrensinhalte über die Aufbewahrungsfrist nachweisbar bleiben.
Wer ist für die Verfahrensdokumentation verantwortlich?
Verantwortlich ist der Steuerpflichtige bzw. das Unternehmen bzw. dessen Leitung. Die operative Erstellung kann intern oder extern unterstützt werden, auch bei Outsourcing bleibt die Verantwortung für die Ordnungsmäßigkeit der elektronischen Bücher, Aufzeichnungen und Verfahren jedoch beim Unternehmen.
Wie kann eine Verfahrensdokumentation GoBD-konform erstellt werden?
Mit einer Verfahrensdokumentationslösung wie VD2. GoBD-konform wird sie, wenn alle steuerrelevanten Prozesse, Systeme, Belege, Zuständigkeiten und Kontrollen vollständig, schlüssig, aktuell, historisch nachvollziehbar und versioniert dokumentiert werden und die Aufbewahrung sowie Prüfbarkeit sichergestellt sind. VD2 unterstützt genau diesen Aufbau mit strukturierten webbasierten Fragebögen, dezentraler Aufgabenzuweisung an Fachabteilungen, automatischer PDF-Erstellung, Versionierung, Änderungsprotokollen und einem integrierten IKS mit Review- und Prüfprotokollen; die revisionssichere Langzeitarchivierung muss dabei im kundenseitigen DMS bzw. Archiv erfolgen.
Wie kann ich mit VD2 eine GoBD-konforme Verfahrensdokumentation erstellen?
Mit VD2 erfassen Sie die relevanten Informationen strukturiert über webbasierte Fragebögen, lassen Aufgaben automatisch an die zuständigen Fachabteilungen und Rollen verteilen und dokumentieren so Prozesse, Systeme, Verantwortlichkeiten und Nachweise zentral. Daraus erstellt VD2 die Verfahrensdokumentation als PDF und ergänzt sie um Versionierung, Änderungsprotokolle und ein integriertes IKS, was die GoBD-Anforderungen an Verständlichkeit, Aktualität und Nachvollziehbarkeit unterstützt.
Wie unterstützt mich VD2 bei der Verfahrensdokumentation?
VD2 führt durch die Datenerfassung, verteilt Aufgaben an die zuständigen Bereiche, unterstützt bei der Formulierung von Prozessbeschreibungen per KI, versioniert Änderungen automatisch und erzeugt auditfähige Nachweise wie PDF-Dokumentation, IKS-Protokolle sowie Update- und Änderungslogs.
Wie schwer ist es mit VD2 eine Verfahrensdokumentation zu erstellen?
VD2 ist auf eine möglichst einfache Erstellung ausgelegt: geführte Fragebögen, dezentrale Zuarbeit aus den Fachabteilungen, Vorlagen, Video-Hilfen und je nach Paket Onboarding, Projektmanagement oder Full-Service reduzieren den manuellen Aufwand deutlich.
Welche Bereiche der Verfahrensdokumentation deckt VD2 ab?
VD2 deckt die GoBD-relevanten Bereiche digitaler steuerrelevanter Prozesse ab, insbesondere ersetzendes Scannen, Kassenführung, Onlineshop- und E-Commerce-Prozesse, digitale Belegablage bzw. DMS-Workflows sowie die Dokumentation von E-Rechnungen.
Bietet VD2 Hilfestellungen, mit denen ich die Verfahrensdokumentation einfach erstellen kann?
Ja. Es gibt geführte Fragebögen, Templates, Video-Anleitungen, sowie ein persönliches Onboarding, Hinzu kommt ein KI-Schreibassistent für effiziente Prozessbeschreibungen.
Kann VD2 an mein Unternehmen angepasst werden?
Ja. VD2 ist dafür ausgelegt, Ihre tatsächlichen Prozesse, Systeme, Verantwortlichkeiten und Fachabteilungen unternehmensspezifisch abzubilden. Wenn eingesetzte Systeme individuell angepasst wurden, muss die Verfahrensdokumentation diese Besonderheiten zusätzlich unternehmensindividuell erfassen.
Wie lange dauert es mit VD2 eine Verfahrensdokumentation zu erstellen?
Die Dauer hängt von der Komplexität Ihrer Prozesse, der Organisationsstruktur, der Zahl der beteiligten Abteilungen, den eingesetzten Systemen und dem Stand vorhandener Vorarbeiten ab. VD2 verkürzt den Aufwand durch strukturierte Datenerfassung, automatische Aufgabenverteilung und auf Wunsch Projektmanagement oder Full-Service.
Wie wird die Verfahrensdokumentation mit VD2 aktuell gehalten?
VD2 ermöglicht es, die Dokumentation über periodische IKS-Prüf- und Bestätigungsaufgaben aktuell zu halten. Werden Änderungen erfasst, erzeugt das System eine neue versionierte Fassung der Gesamtdokumentation und aktualisierte IKS-Protokolle.
Können mehrere Personen gleichzeitig in VD2 arbeiten?
Ja. VD2 ist für dezentrale Informationserfassung über mehrere Fachabteilungen mit Aufgabenverteilung an zuständige Rollen ausgelegt, sodass mehrere Beteiligte parallel an der inhaltlichen Pflege der Verfahrensdokumentation mitwirken können.
Gibt es in VD2 Rollen- und Rechtevergaben?
Ja. Nachweise zu Verantwortlichkeiten, Kontrollen, System- und Prozessänderungen sowie IKS-Protokolle, Versions- und Änderungslogs und PDF-Dokumentationen sind zentrale Elemente von VD2.
Werden Änderungen in VD2 versioniert und nachvollziehbar gespeichert?
Ja. Änderungen werden automatisch versioniert und in Änderungslogs nachvollziehbar festgehalten; das entspricht auch der GoBD-Anforderung, Änderungen historisch nachvollziehbar zu dokumentieren und eine Änderungshistorie vorzuhalten.
Kann ich Dokumente und Nachweise in VD2 hinterlegen?
Ja. Beschrieben sind Nachweise zu Verantwortlichkeiten, Kontrollen, System- und Prozessänderungen sowie IKS-Protokolle, Versions- und Änderungslogs und PDF-Dokumentationen. Eine allgemeine freie Dokumentenablage wird im bereitgestellten Material jedoch nicht ausdrücklich erläutert.
Ist VD2 für Steuerberater und Mandanten als Whitelabel-Lösung nutzbar?
Ja. VD2 bietet eine gruppenfähige Whitelabel-Lösung für Steuerberater/-kanzleien bzw. für Unternehmen, die eine gruppenfähige Verfahrensdokumentationslösung benötigen.
Kann ich mit VD2 verschiedene Standorte oder Gesellschaften verwalten?
Ja. VD2 ist gruppenfähig und ist für (große) Unternehmen mit mehreren Standorten oder Gruppen/Verbände wie Steuerkanzleien geeignet, auch als Whitelabel-Lösung.
Ist VD2 DSGVO-konform und sicher?
Ja. AVV-Strukturen, EU-bezogene Hosting- bzw. Subprozessor-Konstellationen und Sicherheitsstandards wie ISO/IEC 27001 und SOC 2 sind vorgesehen. VD2 kann DSGVO-konform eingesetzt werden, die verbindliche rechtliche Bewertung der DSGVO-Konformität bleibt dennoch immer vom konkreten Einsatz, der vertraglichen Ausgestaltung und von der Implementierung auf Kundenseite abhängig.
Wie werden meine Daten in VD2 gespeichert und geschützt?
Die Verarbeitung erfolgt laut bereitgestelltem Material über genannte Hosting- und Subprozessor-Strukturen mit EU-Bezug; für die Übergabe von PDFs an Ihr DMS sind verschlüsselte Kommunikation, API-Schlüssel und ein kundenseitig definiertes Zielsystem beschrieben. Wichtig ist dabei, dass die revisionssichere Langzeitarchivierung nicht allein durch das interne Archiv der Web-App zugesichert wird, sondern in Ihrer rechtssicheren Zielablage, typischerweise im eigenen DMS, erfolgen muss.
Kann ich meine Verfahrensdokumentation mit VD2 als PDF exportieren?
Ja. VD2 erzeugt die vollständige Verfahrensdokumentation automatisch als strukturiertes PDF; auch Protokolle können als PDF bereitgestellt und per API oder alternativ per E-Mail-Automation in Ihr DMS übergeben werden.
Verfahrensdokumentation mit VD2
Häufige Fragen zur Verfahrensdokumentation mit VD2
Was ist VD2 und wie funktioniert die Software?
VD2 ist eine Verfahrensdokumentation-Software zur Erstellung, Pflege und Auditierung einer GoBD-konformen Verfahrensdokumentation für steuerlich relevante digitale Prozesse. Die Software sammelt Informationen strukturiert über webbasierte Abfragen, verteilt Aufgaben an zuständige Fachabteilungen, erstellt daraus PDF-Dokumentationen, versioniert Änderungen automatisch und ergänzt Audit- sowie IKS-Protokolle.
Für welche Unternehmen ist VD2 geeignet?
Für Unternehmen, die steuerlich relevante digitale Prozesse GoBD-konform dokumentieren müssen, etwa Buchhaltung, digitale Belegablage/DMS, eRechnung, ersetzendes Scannen, Kassenprozesse und Onlineshops. VD2 ist für Unternehmen mit 30 bis 5000 Mitarbeitern ausgelegt. Für Steuerberater sowie für kleinere Unternehmen werden separate Lösungen angeboten.
Welche Vorteile bietet VD2?
Zeitersparnis durch strukturierte und dezentrale Informationserfassung, weniger Prüfungs- und Compliance-Risiko durch Versionierung, Änderungsprotokolle und IKS, mehr Transparenz über Zuständigkeiten und Prozesse sowie jederzeit vorlegbare Nachweise wie PDF-Dokumentation, Prüfprotokolle und Update-Logs.
Wie viel Kostet VD2 und welche Pakete gibt es?
VD2 wird öffentlich in drei Jahrespaketen angeboten: Do it yourself für 1.548 €/Jahr, Projektmanagement für 3.758 €/Jahr und Full-Service für 5.058 €/Jahr. Optional werden Onboarding für 585 € und API-Einrichtung für 585 € angeboten. Steuerberater/-kanzleien bzw. Unternehmen, die eine Whitelabel- und Gruppenfähige Lösung suchen, können ein individuelles Angebot anfordern.
Ist VD2 DSGVO-konform und sicher?
Ja. Nach den bereitgestellten Unterlagen werden AVV/DSGVO-konforme Verarbeitung, EU-bezogene Hosting- bzw. Subprozessor-Strukturen, verschlüsselte Kommunikation bei API-Transfers sowie Sicherheitsstandards wie ISO/IEC 27001 und SOC 2 sichergestellt. Wichtig ist: Die rechtssichere, revisionssichere Archivierung liegt in der Verantwortung des Kunden beziehungsweise dessen DMS/DV/Archivsystems.
Kann ich VD2 kostenlos testen?
Ja. Es gibt eine kostenlose Demo-/Testversion.
Wie lange dauert die Einrichtung von VD2?
Die Einrichtungsdauer hängt vom gewählten Paket, dem Umfang der zu dokumentierenden Prozesse und Systeme sowie davon ab, ob Sie selbst arbeiten oder VD2 Projektmanagement beziehungsweise Full-Service übernimmt; optional ist auch ein persönliches Onboarding möglich.
Wie viele Nutzer können VD2 verwenden?
VD2 wird mit beliebig vielen Nutzerplätzen angeboten.
Kann ich in VD2 unterschiedliche Benutzerrechte vergeben?
Ja. Es können verschiedene Rollen, Zuständigkeiten, Zugriffsrechte und Prüf-Workflows definiert werden.
Benötige ich eine Schulung, um VD2 selbst zu bedienen?
Nein. VD2 ist selbsterklärend und intuitiv. Dafür werden geführte Abfragen, Textvorlagen und Videoanleitungen bereitegestellt. Zusätzlich kann bei Bedarf ein persönliches Onboarding gebucht werden.
In welchen Sprachen ist VD2 verfügbar?
VD2 unterstützt Deutsch und Englisch.
Wie kann ich den Support von VD2 kontaktieren?
Per E-Mail an info@vd2.software oder telefonisch unter +49 40 35566157. Supportzeiten sind Montag bis Freitag von 09:00 bis 18:00 Uhr.
Erhalte ich mit meiner Lizenz zukünftige Updates?
Ja. In in allen Lizenzen sind regelmäßige Software-Updates enthalten. Zusätzlich kann VD2 Änderungen an Prozessen, Systemen und Verantwortlichkeiten automatisiert und versioniert dokumentieren.
Kann ich VD2 mit meinen Systemen verknüpfen?
Ja. VD2 bietet eine API zur automatisierten Übergabe von PDFs und Protokollen an das kundenseitige DMS inklusive strukturierter Metadaten. Nicht jedes DMS wird direkt angebunden; wenn kein direkter Connector vorhanden ist, ist eine E-Mail-basierte Automatisierung als Fallback möglich.
Wie kann ich VD2 kündigen oder mein Paket wechseln?
Eine Kündigung ist nach den bereitgestellten Unterlagen in Textform mit 30 Tagen Frist zum Ende der Vertragslaufzeit möglich; die reguläre Laufzeit beträgt 12 Monate und verlängert sich jeweils um weitere 12 Monate. Sprechen Sie bei einem Paketwechsel bitte mit dem VD2-Support, dafür ist eine individuelle vertragliche Abstimmung mit VD2 notwendig.
