Ihr Partner für GoBD-konforme Verfahrensdokumentation
Verfahrensdokumentation-Software für Onlineshops/E-Commerce VD2
Erstellen, aktualisieren und auditieren Sie eine GoBD-konforme Verfahrensdokumentation Ihres Onlineshops in Rekordzeit. IKS und KI-Assistent inklusive.
E-Com-Verfahrensdokumentation kann so einfach sein
Dokumentieren Sie alle relevanten Onlineshop-Prozesse effizient, lückenlos und transparent
VD2 ist die einfachste Möglichkeit zur Erstellung einer GoBD-konformen Verfahrensdokumentation. Mithilfe einer dezentralen Informationserfassung werden Aufgaben automatisch an die jeweilige Fachabteilung versendet und Informationen konstant aktuell gehalten werden. Einfach und effizient.
Vertrauen ist gut, Referenzen sind besser
Unternehmen, die ihre Finanzprozesse sicher, nachvollziehbar und GoBD-konform dokumentieren.
In VD2 bereits enthalten
Mit VD2 sind alle GoBD-relevanten Prozesse abgedeckt
Je nach Unternehmensbereich gelten unterschiedliche Anforderungen an die Verfahrensdokumentation. VD2 bringt alle relevanten Varianten bereits integriert mit und bildet jeden Prozess so ab, wie es die GoBD und die Prüferpraxis verlangen.
Ersetzendes Scannen
Dokumentation für papierloses ersetzendes Scannen
Kasse/Kassenführung
Dokumentation der Kasse inkl. TSE und DSFinV-K
Digitale Belegablage (DMS)
DMS-Dokumentation: Dokumente, Daten, Vorgänge...
Für Steuerberater & -kanzleien
Mandanten- & Whitelabelfähige Verfahrensdokumentationen
Eine Verfahrensdokumentation-Software für jedes System
Sie haben die Prozesse, wir die Lösung
Mit VD2 können Sie die Prozesse all Ihrer Systeme bequem dokumentieren. Dabei gibt es viele strukturierte Prozessvorlagen für alle gängigen Bereiche, die die Erstellung der Dokumentation deutlich vereinfachen.
Dokumentenmanagementsystem für digitale Ablage, Archivierung und nachvollziehbare Belegprozesse.
DMS-/ECM-System für digitale Dokumentenprozesse, Archivierung und geregelte Zugriffe.
System für Ausgabenmanagement mit Belegen, Kartenumsätzen und Freigabeprozessen.
Mandantenportal für digitalen Belegaustausch und die Zusammenarbeit mit der Kanzlei.
Software für Buchhaltungs-, Beleg- und steuerlich relevante Dokumentationsprozesse.
Dokumentenmanagement- und Workflow-System für digitale Ablage, Freigaben und Belegprozesse.
ERP-System für kaufmännische Prozesse wie Finanzbuchhaltung, Einkauf und Verkauf.
Compliance-Sicherheit durch geprüfte Qualität
Ihr Weg zur GoBD-Konformität
VD2 wird regelmäßig umfassend hinsichtlich der GoBD-Anforderungen durch Experten geprüft wie z.B. Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, IT-Auditoren und Betriebsprüfer der Finanzbehörden. So wird jederzeit sichergestellt, dass VD2 als Verfahrensdokumentationslösung immer dem aktuellen Stand der GoBD-Anforderungen entspricht und Ihre Verfahrensdokumentation in trockenen Tüchern liegt.
Praktische Funktionen für smarte Dokumentationen
Wie VD2 die Verfahrensdokumentation Ihres Onlineshops unterstützt
- Vorgefertigte Dokumentationsstruktur für Onlineshops
- Geführte Dokumentation aller Onlineshop-Prozesse
- KI-Schreibhilfe zur effizienten Erstellung von Prozessbeschreibungen
- Integriertes IKS mit klaren Verantwortlichkeiten und Protokollen
- Dezentrale Informationssammlung mit Vier-Augen-Prinzip
- Automatische Arbeitsanweisungen an Fachabteilungen
- Einfacher PDF-Export der vollständigen Dokumentation für schnelle Prüfnachweise
GoBD-konforme E-Commerce-Prozesse
Alle GoBD-Anforderungen abgedeckt
Stellen Sie die GoBD-Konformität Ihrer Onlineshop-Prozesse sicher; von Bestellung, Zahlungsabwicklung, Rechnungsstellung, Übergabe an ERP/Buchhaltung bis hin zur Archivierung von Belegen und Transaktionsdaten.
- Vollständige Verfahrensdokumentation der E-Commerce-Prozesskette
- Klare Verantwortlichkeiten, Rollen und Zugangsberechtigungen
- Automatisches Änderungsprotokoll (Update-Logs)
- Automatische Versionierung
- Automatisierter GoBD-Check vorhandener E-Commerce-Prozesse
VD2 Verfahrensdokumentation
Verfahrensdokumentation-Software für Onlineshops: eine Notwendigkeit
Onlineshops erzeugen vollständig digitale Bestell-, Zahlungs-, Lieferungs- und Retourenprozesse. Diese Abläufe müssen nachvollziehbar beschrieben und dokumentiert werden, sodass erkennbar ist, wie Aufträge verarbeitet, Belege erzeugt, Zahlungen abgeglichen und Daten übergeben werden.
Ohne klare Dokumentation kann es zu Fragen hinsichtlich der Nachvollziehbarkeit kommen, insbesondere wenn mehrere Systeme beteiligt sind – zum Beispiel Shopsoftware, Payment-Anbieter, ERP, Versanddienstleister und Buchhaltung.
Eine strukturierte Verfahrensdokumentation kann dazu beitragen, die Prozesskette vollständig abzubilden und die GoBD-relevanten Abläufe im E-Commerce transparent darzustellen.
Eine vollständige Darstellung der digitalen Prozesskette ist im E-Commerce besonders wichtig, weil mehrere Systeme zusammenwirken und Belege automatisiert erzeugt werden. Deshalb sollte die Verfahrensdokumentation nachvollziehbar beschreiben, wie die einzelnen Schritte ablaufen und welche Systeme daran beteiligt sind. Dazu gehören unter anderem:
- Bestellprozess
Wie wird ein Auftrag im Shop erfasst? Welche Pflichtfelder gibt es? Welche Regeln gelten für Gastbestellungen oder Kundenkonten? - Zahlungsprozess
Wie werden Zahlungen über Payment-Dienstleister verarbeitet?
Wie erfolgt die Zuordnung zu Aufträgen? - Warenwirtschaft & Versand
Übergabe der Daten an ERP/WaWi, Lagerbewegungen, Versandstatus, Stornierungen. - Belegerstellung
Welche Dokumente werden automatisch erzeugt (Rechnung, Gutschrift, Storno, Retourenbeleg)? - Übergabe in die Buchhaltung
Wie werden Daten an Fibu/DMS übertragen? Welche Schnittstellen werden genutzt? - Rückabwicklungen
Retourenprozesse, Teilerstattungen, Stornos, fehlerhafte Zahlungen.
Eine gute Verfahrensdokumentation trägt dazu bei, die gesamte digitale Prozesskette konsistent darzustellen und GoBD-relevante Abläufe nachvollziehbar abzubilden.
Im Onlineshop-Umfeld treten häufig Sachverhalte auf, die ohne Dokumentation schwer nachvollziehbar sind. Eine klare Beschreibung dieser Punkte kann dazu beitragen, spätere Fragen oder Unklarheiten zu vermeiden.
Typische Risiken sind unter anderem:
Unklare oder fehlende Zuordnung zwischen Bestellung und Zahlung
(z. B. bei PayPal, Klarna, Stripe, Sofortüberweisung)- Intransparente Storno- oder Retourenprozesse
- Mehrere Systeme ohne dokumentierten Datenfluss
- Automatische Belegläufe ohne Dokumentation, z. B.
- Uneinheitliche Abläufe bei Sonderfällen
- Fehlende Dokumentation von Zugriffs- und Rollenrechten
Eine Verfahrensdokumentation kann hier helfen, Abläufe klar zu strukturieren und die Nachvollziehbarkeit der digitalen Prozesse zu verbessern.
Fragen zu VD2
Häufige Fragen zur Verfahrensdokumentation für Onlineshops mit VD2
VD2 ist eine Software zur Erstellung und Pflege einer GoBD-konformen Verfahrensdokumentation für digitale Finanzprozesse.
Mit VD2 werden steuerrelevante Abläufe strukturiert dokumentiert, Zuständigkeiten festgehalten, Änderungen automatisch versioniert und alle prüfungsrelevanten Nachweise zentral bereitgestellt. So entsteht eine saubere und GoBD-konforme Verfahrensdokumentation – ohne Word- oder Excel-Chaos.
Welche Nachweise erwartet das Finanzamt bei Onlineshops?
Eine aktuelle, verständliche und prüfbare Verfahrensdokumentation der tatsächlichen Prozesskette, Nachweise zu technischen Schnittstellen, Zuständigkeiten und Kontrollen sowie ordnungsgemäß verarbeitete und archivierte Rechnungen, Zahlungsbelege, Transaktionsdaten und Datenübergaben an ERP, Buchhaltung oder DMS. Maßgeblich ist, dass ein sachverständiger Dritter die Abläufe in angemessener Zeit nachvollziehen und prüfen kann.
Welche E-Commerce-Prozesse müssen dokumentiert werden?
Bestellprozess, Zahlungsprozess, Warenwirtschaft und Versand, automatische Belegerstellung, Datenübergabe an Buchhaltung oder DMS sowie Rückabwicklungen wie Retouren, Teilerstattungen, Stornos und fehlerhafte Zahlungen. Diese Prozesskette muss nachvollziehbar beschrieben werden.
Wie bildet VD2 Shop-, Marktplatz- und Zahlungsprozesse ab?
VD2 bildet die digitale Prozesskette strukturiert ab und führt durch die Beschreibung von Bestell-, Zahlungs- und Retourenprozessen sowie der beteiligten Systeme. Das betrifft vor allem Shopsysteme, Payment, ERP, Versand, Retouren und Buchhaltung; Marktplätze werden dabei funktional wie weitere beteiligte Vor- oder Nebensysteme mit ihren Datenflüssen und Schnittstellen erfasst.
Wie werden Fachabteilungen im E-Commerce mit VD2 eingebunden?
VD2 verteilt Aufgaben zur Informationsbeschaffung automatisiert an die zuständigen Bereiche, sodass Shop, Buchhaltung und IT gemeinsam an der Dokumentation mitwirken und ihre jeweiligen Prozessanteile einbringen.
Wie dokumentiert VD2 Änderungen an Shop-Systemen und Prozessen?
VD2 dokumentiert Änderungen über ein Update-Log; auf der Seite wird zusätzlich beschrieben, dass zuständige Bereiche Prozesse regelmäßig überprüfen und Änderungen dokumentiert und versioniert werden. Die GoBD verlangen dafür eine historisch nachvollziehbare Änderungshistorie.
Wie unterstützt VD2 interne Kontrollen im E-Commerce?
VD2 enthält ein integriertes IKS für Kontrollen und Verantwortlichkeiten und liefert dazu ein IKS-Protokoll. Damit werden die organisatorischen Zuständigkeiten und Kontrollpunkte der E-Commerce-Prozesse strukturiert dokumentiert.
Welche Systeme eines Onlineshops gehören in die Verfahrensdokumentation?
Alle Systeme, in denen buchführungs- oder aufzeichnungspflichtige Daten erfasst, erzeugt, empfangen, verarbeitet, gespeichert oder übermittelt werden. Im Onlineshop-Kontext sind das typischerweise Shopsystem, Zahlungsdienstleister, Warenwirtschaft bzw. ERP, Versandanbindung, Buchhaltung sowie Archiv- oder DMS-Systeme einschließlich der Schnittstellen zwischen diesen Systemen.
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Nadine Rauß
info@vd2.software
040 / 355 661 57
