KI trifft Compliance – Ablauf und Preise
Dokumentationen erstellen, pflegen und auditieren in Rekordzeit
Unterstützung oder komplette Erstellung der Verfahrensdokumentation?
Wir machen’s möglich.
Paket 1Do it yourself
1548€/Jahr
Alle Funktionen der Software plus KI Module
Schnell erledigt
Für Unternehmen, die ihre Verfahrensdokumentation “hands-on” selbst erledigen und eine strukturierte Software suchen, die maximal unterstützt und selbsterklärend ist.
- selbsterklärende Abfrage und Textvorlagen
- Videoanleitungen
- KI-Assistenten
- Geld zurück Garantie
- regelmäßige Aktualisierungen
- 1 Jahr Mindestlaufzeit
3758€/Jahr
Mit Unterstützung unserer GoBD-Experten
Projektmanagement/ Begleitung
Für Unternehmen, die ihre Fachabteilungen unterstützen lassen wollen. Einführung, Unterstützung bei Prozessbeschreibungen und Prüfen auf Plausibilität. Einhaltung des Zeitplans und Fertigstellung zur Deadline.
- Projektzeitplan
- Onboarding der Fachabteilungen
- Unterstützung bei Prozessbeschreibungen
- Fertigstellung
- regelmäßige Aktualisierungen
- 1 Jahr Mindestlaufzeit
5058€/Jahr
Wir erledigen das für Sie!
All-Inclusive
Für Unternehmen, die ihre Verfahrensdokumentation lieber abgeben – wir übernehmen alles: Vorbereitung, Ausfüllen und Projektmanagement. Wir liefern die Erfahrung und arbeiten effizient und digital.
- Erfahrende Berater
- Prozess- und Systemkenntnisse
- Vorbereitung zum finalen Review
- Zufriedenheitsgarantie
- regelmäßige Aktualisierungen
- 1 Jahr Mindestlaufzeit
- Persönliche Einschätzung des GoBD-Check
Ablauf, Pflege und Kontrolle der Verfahrensdokumentation und Geschäftsprozesse
4- Schritte
Schritt 1
Entscheidung für ein Paket
Auf eigene Faust oder lieber erledigen lassen?
In beiden Fällen genießen Sie volle Transparenz und Datenkontrolle. Sie können jederzeit die Verfahrensdokumentation selbst aktualisieren oder aktualisieren lassen.
Schritt 2
Team anlegen, dokumentieren, Fertigstellen
Egal ob ein Berater die Informationen einsammelt oder deine Fachabteilungen. Die Software ist innovativ und benutzerfreudlich, so kann Dokumentation Spaß machen. Mit einem Klick wird die Dokumentation erstellt und als PDF bereitgestellt.
Schritt 3
Aktualisieren, Audit und Prüfprotokolle
Aktualiserungen sind jederzeit möglich. Änderungen werden nur nach dem audit im 4-Augen-Prinip übernommen. Natürlich ist die gesamte Protokollierung und Versionierung automatisiert und wird als Prüfprotokoll zur Verfügung gestellt.
Schritt 4
Das Internes Kontrollsystem (IKS)
Das Interne Kontrollsystem (IKS) fragt den Auditor bei den relevanten Prozessen die Stichprobenkontrollen ab. Zudem wird dokumentiert, ob Mitarbeiter nachgeschult worden sind. Alle Angaben fließen mit ins Prüfprotokoll ein.
Geeignet für Unternehmen von 30-5000 Mitarbeitern
Unterstützung vom Experten?
Wir machen’s möglich.
GoBD Experten
Experten, die beide Welten kennen, die digitale Prozesslandschaft und die Anforderungen an Compliance und GoBD, unterstützen Sie dabei Ihre Dokumentation umsetzen. Neuerstellung der Prozessdokumentationen, Unterstützung der Fachabteilung bei der Erstellung, Aktualisierung oder Beratung zur Prozessgestaltung. Wir beginnen genau dort, wo Sie stehen.
Vorteile, die Sie nicht verpassen sollten –
GoBD-konform mit unseren Technologien.
Alle Dokumentationen
Alles in einem: Ersetzendes Scannen, Kasse, Onlineshop, digitale Belegablage
Eine GoBD-konforme Verfahrensdokumentation besteht aus unterschiedlichen Bausteinen, deren Umfang je nach Unternehmen, Branche und eingesetzten Systemen variiert. VD2 bildet diese Anforderungen flexibel ab – alle relevanten Bestandteile sind in einer Lizenz enthalten und können individuell genutzt werden.
Je nach Bedarf umfasst die Dokumentation unter anderem das ersetzende Scannen, die digitale Belegablage inklusive Archivierung steuerrelevanter Dokumente sowie die Beschreibung eingesetzter DMS- und weiterer Softwareanwendungen. Auch Onlineshops, Marktplätze und – sofern relevant – Kassenlösungen werden mit ihren Prozessen, Kontrollen und Verantwortlichkeiten strukturiert abgebildet.
Transparenz
Transparenz der Geschäftsprozesse
Eine gute Verfahrensdokumentation schafft mehr als nur formale Ordnung. Sie macht Geschäftsprozesse sichtbar, verständlich und steuerbar.
Zu Beginn der Verfahrensdokumentation wird oft unterschätzt, welchen Mehrwert eine sauber aufgebaute Verfahrensdokumentation bieten kann. Durch die klare Beschreibung von Zuständigkeiten, Abläufen und Schnittstellen wird nachvollziehbar, wer was wann und wie erledigt. Das reduziert Unsicherheiten im Tagesgeschäft, schafft verbindliche Abläufe und erleichtert die Zusammenarbeit zwischen Fachabteilungen.
Gerade beim Onboarding neuer Mitarbeiter entsteht ein klarer Vorteil: Prozesse sind verständlich dokumentiert und können schnell übernommen werden. Für die Geschäftsleitung eröffnet sich zusätzlich die Möglichkeit, Abläufe gezielt zu analysieren, manuelle und aufwendige Arbeitsschritte zu erkennen und Prozesse nachhaltig zu optimieren. So werden Mitarbeiter entlastet und Ressourcen effizienter eingesetzt.
Erstellung mit KI
Wir verbinden Organisationen, Unternehmen und Menschen über Abteilungs- und Organisationsgrenzen hinweg. Unser Ziel ist es, den digitalen Informationsaustausch sicher, transparent und vertrauensvoll zu ermöglichen – ob es um die Optimierung interner Abläufe, die Zusammenarbeit mit externen Partnern oder die Kommunikation mit Bürgern geht.
Bereits tausende Unternehmen und öffentliche Einrichtungen arbeiten mit unserer Software. Gemeinsam schaffen wir die Grundlage für eine moderne, vernetzte und jederzeit sichere Arbeitsweise.
Audit-Workflow
Im Rahmen des jährlichen Audit-Workflows wird im internen Kontrollsystem erfasst, ob Stichproben durchgeführt wurden und ob Mitarbeiter nachgeschult werden mussten. Alle Angaben und Änderungen werden automatisch dokumentiert und sind für den Verantwortlichen jederzeit einsehbar. Zum Abschluss wird ein Prüfprotokoll erstellt, das alle relevanten Informationen zum internen Kontrollsystem, den Schulungen und den Stichproben enthält. So entsteht vollständige Transparenz über die Prozesssicherheit im Unternehmen.
Die Ergebnisse werden versioniert dokumentiert, Verantwortlichkeiten zugeordnet und können über das integrierte Prüfprotokoll bei Bedarf gegenüber dem Steuerberater oder im Rahmen einer Betriebsprüfung vorgelegt werden.
Internes Kontrollsystem (IKS)
Wir verbinden Organisationen, Unternehmen und Menschen über Abteilungs- und Organisationsgrenzen hinweg. Unser Ziel ist es, den digitalen Informationsaustausch sicher, transparent und vertrauensvoll zu ermöglichen – ob es um die Optimierung interner Abläufe, die Zusammenarbeit mit externen Partnern oder die Kommunikation mit Bürgern geht.
Bereits tausende Unternehmen und öffentliche Einrichtungen arbeiten mit unserer Software. Gemeinsam schaffen wir die Grundlage für eine moderne, vernetzte und jederzeit sichere Arbeitsweise.
Einfache Aktualisierung, automatische Änderungsprotokollierung
Wir verbinden Organisationen, Unternehmen und Menschen über Abteilungs- und Organisationsgrenzen hinweg. Unser Ziel ist es, den digitalen Informationsaustausch sicher, transparent und vertrauensvoll zu ermöglichen – ob es um die Optimierung interner Abläufe, die Zusammenarbeit mit externen Partnern oder die Kommunikation mit Bürgern geht.
Bereits tausende Unternehmen und öffentliche Einrichtungen arbeiten mit unserer Software. Gemeinsam schaffen wir die Grundlage für eine moderne, vernetzte und jederzeit sichere Arbeitsweise.
Ein Ausschnitt unserer Referenzen:
Unternehmen, die ihre Finanzprozesse sicher, nachvollziehbar und GoBD-konform dokumentieren.
Häufige Fragen zur Verfahrensdokumentation -FAQ
Wie läuft die Erstellung der Verfahrensdokumentation mit VD2 ab?
Die Erstellung der Verfahrensdokumentation mit VD2 erfolgt strukturiert, geführt und GoBD-konform über das System.
VD2 arbeitet mit klaren Abfragen und Aufgaben, die automatisch an die zuständigen Fachabteilungen verteilt werden. Die gelieferten Informationen werden systematisch zu einer Verfahrensdokumentation aufgebaut und laufend gepflegt. Änderungen an Prozessen, Verantwortlichkeiten oder Systemen werden versioniert dokumentiert, sodass die Verfahrensdokumentation jederzeit aktuell, nachvollziehbar und prüfungssicher bleibt.
Wer erstellt die Verfahrensdokumentation konkret?
Die Verfahrensdokumentation kann vom Unternehmen selbst erstellt, gemeinsam mit dem Steuerberater aufgebaut oder mit Unterstützung eines GoBD-Experten von VD2 umgesetzt werden.
VD2 ermöglicht dabei verschiedene Modelle – von der eigenständigen Erstellung über eine gemeinsame Bearbeitung mit der Kanzlei bis hin zur vollständigen Begleitung durch VD2-Experten. Unabhängig vom gewählten Vorgehen bleibt die rechtliche Verantwortung für Inhalt, Aktualität und Umsetzung der Verfahrensdokumentation stets beim Unternehmen.
Wie flexibel ist der Ablauf je Mandant oder Unternehmen?
Der Ablauf mit VD2 ist je Mandant oder Unternehmen flexibel und individuell steuerbar.
Es kann genau festgelegt werden, welche Aufgaben intern erledigt werden, welche die Kanzlei übernimmt und an welchen Stellen externe Unterstützung sinnvoll ist. So lässt sich die Erstellung und Pflege der Verfahrensdokumentation optimal an Unternehmensgröße, Komplexität und Ressourcen anpassen – bei gleichbleibender GoBD-Konformität.
Wie wird sichergestellt, dass die Dokumentation fertiggestellt wird?
VD2 stellt sicher, dass die Verfahrensdokumentation vollständig und fristgerecht erstellt wird, indem Aufgaben automatisiert verteilt und überwacht werden.
Das System steuert Zuständigkeiten, überwacht Fristen und versendet Erinnerungen an die verantwortlichen Fachabteilungen. So wird das Risiko minimiert, dass Inhalte fehlen, Aufgaben liegen bleiben oder sich die Fertigstellung der Verfahrensdokumentation verzögert – bei gleichzeitig hoher Nachvollziehbarkeit und GoBD-Konformität.
Wie erfolgt die Aktualisierung der Verfahrensdokumentation?
Die Aktualisierung der Verfahrensdokumentation erfolgt mit VD2 regelmäßig und GoBD-konform.
VD2 fordert die verantwortlichen Bereiche turnusmäßig zur Überprüfung von Prozessen, Verantwortlichkeiten und Systemänderungen auf. Bestätigte Anpassungen werden automatisch dokumentiert, versioniert und nachvollziehbar in die Verfahrensdokumentation übernommen. So bleibt sie dauerhaft aktuell, prüfungssicher und GoBD-konform.
Was ist im Preis von VD2 enthalten?
Im Preis von VD2 ist die Nutzung der Software zur Erstellung, Pflege und Aktualisierung der Verfahrensdokumentation enthalten.
Dazu gehören unter anderem die strukturierte Prozessdokumentation, automatische Aufgabenverteilung, Versionierung und Änderungsnachweise, integrierte IKS-Funktionen mit Prüfprotokollen sowie alle verfügbaren KI-Funktionen und API-Schnittstellen. So erhalten Unternehmen und Kanzleien eine vollständig GoBD-konforme und prüfungssichere Lösung aus einer Hand.
Ist VD2 eine steuerliche oder rechtliche Beratung?
Nein, VD2 ist keine steuerliche oder rechtliche Beratung, sondern eine Software zur strukturierten Dokumentation und Überprüfung von Prozessen.
VD2 unterstützt Unternehmen und Kanzleien dabei, ihre Verfahrensdokumentation GoBD-konform, nachvollziehbar und prüfungssicher abzubilden. Die individuelle steuerliche oder rechtliche Beratung durch Steuerberater oder Rechtsanwälte wird dadurch nicht ersetzt.
Lohnt sich der Einsatz von VD2 wirtschaftlich?
Ja, der Einsatz von VD2 lohnt sich wirtschaftlich in den meisten Fällen, da steuerliche Risiken reduziert und Buchhaltungsprozesse transparent und effizient organisiert werden.
Die GoBD verlangen eine Verfahrensdokumentation bei IT-gestützten Buchführungsprozessen. Fehlt diese oder ist sie unvollständig, entstehen häufig hoher interner Zeitaufwand, Nacharbeiten und Abstimmungsprobleme in der Buchhaltung. Diese Aufwände verursachen vermeidbare Personalkosten.
Besonders bei Unternehmen mit höherem Umsatz und damit höherem steuerlichem Risiko steigt der wirtschaftliche Nutzen einer aktuellen Verfahrensdokumentation. Prüferintensive Bereiche wie ersetzendes Scannen, Kassensysteme oder Onlineshops erhöhen das Risiko zusätzlich. VD2 hilft, Prozesse klar zu dokumentieren, regelmäßig zu überprüfen und Schwachstellen frühzeitig zu erkennen. Dadurch lassen sich Nachfragen, Prüfungsaufwand und mögliche Hinzuschätzungen reduzieren – was sich schnell wirtschaftlich positiv auswirken kann.
Mehr nützliche Informationen zur Erstellung und Pflege der Verfahrensdokumentation
in unserem Blog
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