KI trifft Compliance – Ablauf und Preise
Dokumentationen erstellen, pflegen und auditieren in Rekordzeit
Unterstützung oder komplette Erstellung der Verfahrensdokumentation?
Wir machen’s möglich.
Paket 1Do it yourself
ohne Dienstleistung
Selbst erledigen
Für Unternehmen, die ihre Verfahrensdokumentation “hands-on” selbst erledigen und eine strukturierte Software suchen, die maximal unterstützt und selbsterklärend ist.
- selbsterklärende Abfrage und Textvorlagen
- Videoanleitungen
- KI-Assistenten
- Geld zurück Garantie
99€/mo
1250€ Dienstleistung
Projektmanagement
Für Unternehmen, die ihre Fachabteilungen unterstützen lassen wollen. Einführung, Unterstützung bei Prozessbeschreibungen und Prüfen auf Plausibilität. Einhaltung des Zeitplans und Fertigstellung zur Deadline.
- Projektzeitplan
- Onboarding der Fachabteilungen
- Unterstützung bei Prozessbeschreibungen
- Fertigstellung
All-Inclusive
Für Unternehmen, die ihre Verfahrensdokumentation lieber abgeben – wir übernehmen alles: Vorbereitung, Ausfüllen und Projektmanagement. Wir liefern die Erfahrung und arbeiten effizient und digital.
- Erfahrende Berater
- Prozess- und Systemkenntnisse
- Vorbereitung zum finalen Review
- Zufriedenheitsgarantie
Ablauf, Pflege und Kontrolle der Verfahrensdokumentation und Geschäftsprozesse
4- Schritte
Schritt 1
Entscheidung für ein Paket
Auf eigene Faust oder lieber erledigen lassen?
In beiden Fällen genießen Sie volle Transparenz und Datenkontrolle. Sie können jederzeit die Verfahrensdokumentation selbst aktualisieren oder aktualisieren lassen.
Schritt 2
Team anlegen, dokumentieren, Fertigstellen
Egal ob ein Berater die Informationen einsammelt oder deine Fachabteilungen. Die Software ist innovativ und benutzerfreudlich, so kann Dokumentation Spaß machen. Mit einem Klick wird die Dokumentation erstellt und als PDF bereitgestellt.
Schritt 3
Aktualisieren, Audit und Prüfprotokolle
Aktualiserungen sind jederzeit möglich. Änderungen werden nur nach dem audit im 4-Augen-Prinip übernommen. Natürlich ist die gesamte Protokollierung und Versionierung automatisiert und wird als Prüfprotokoll zur Verfügung gestellt.
Schritt 4
Das Internes Kontrollsystem (IKS)
Das Interne Kontrollsystem (IKS) fragt den Auditor bei den relevanten Prozessen die Stichprobenkontrollen ab. Zudem wird dokumentiert, ob Mitarbeiter nachgeschult worden sind. Alle Angaben fließen mit ins Prüfprotokoll ein.
Geeignet für Unternehmen von 30-5000 Mitarbeiter
Unterstützung vom Experten?
Wir machen’s möglich.
GoBD Experten
Experten, die beide Welten kennen, die digitale Prozesslandschaft und die Anforderungen an Compliance und GoBD, unterstützen Sie dabei Ihre Dokumentation umsetzen. Neuerstellung der Prozessdokumentationen, Unterstützung der Fachabteilung bei der Erstellung, Aktualisierung oder Beratung zur Prozessgestaltung. Wir beginnen genau dort, wo Sie stehen.
Vorteile, die Sie nicht verpassen sollten –
GoBD-konform mit unseren Technologien.
Alle Dokumentationen
Alles in einem: Ersetzendes Scannen, Kasse, Onlineshop, digitale Belegablage
Eine GoBD-konforme Verfahrensdokumentation besteht aus unterschiedlichen Bausteinen, deren Umfang je nach Unternehmen, Branche und eingesetzten Systemen variiert. VD2 bildet diese Anforderungen flexibel ab – alle relevanten Bestandteile sind in einer Lizenz enthalten und können individuell genutzt werden.
Je nach Bedarf umfasst die Dokumentation unter anderem das ersetzende Scannen, die digitale Belegablage inklusive Archivierung steuerrelevanter Dokumente sowie die Beschreibung eingesetzter DMS- und weiterer Softwareanwendungen. Auch Onlineshops, Marktplätze und – sofern relevant – Kassenlösungen werden mit ihren Prozessen, Kontrollen und Verantwortlichkeiten strukturiert abgebildet.
Transparenz
Transparenz der Geschäftsprozesse
Eine gute Verfahrensdokumentation schafft mehr als nur formale Ordnung. Sie macht Geschäftsprozesse sichtbar, verständlich und steuerbar.
Zu Beginn der Verfahrensdokumentation wird oft unterschätzt, welchen Mehrwert eine sauber aufgebaute Verfahrensdokumentation bieten kann. Durch die klare Beschreibung von Zuständigkeiten, Abläufen und Schnittstellen wird nachvollziehbar, wer was wann und wie erledigt. Das reduziert Unsicherheiten im Tagesgeschäft, schafft verbindliche Abläufe und erleichtert die Zusammenarbeit zwischen Fachabteilungen.
Gerade beim Onboarding neuer Mitarbeiter entsteht ein klarer Vorteil: Prozesse sind verständlich dokumentiert und können schnell übernommen werden. Für die Geschäftsleitung eröffnet sich zusätzlich die Möglichkeit, Abläufe gezielt zu analysieren, manuelle und aufwendige Arbeitsschritte zu erkennen und Prozesse nachhaltig zu optimieren. So werden Mitarbeiter entlastet und Ressourcen effizienter eingesetzt.
Erstellung mit KI
Wir verbinden Organisationen, Unternehmen und Menschen über Abteilungs- und Organisationsgrenzen hinweg. Unser Ziel ist es, den digitalen Informationsaustausch sicher, transparent und vertrauensvoll zu ermöglichen – ob es um die Optimierung interner Abläufe, die Zusammenarbeit mit externen Partnern oder die Kommunikation mit Bürgern geht.
Bereits tausende Unternehmen und öffentliche Einrichtungen arbeiten mit unserer Software. Gemeinsam schaffen wir die Grundlage für eine moderne, vernetzte und jederzeit sichere Arbeitsweise.
Audit-Workflow
Im Rahmen des jährlichen Audit-Workflows wird im internen Kontrollsystem erfasst, ob Stichproben durchgeführt wurden und ob Mitarbeiter nachgeschult werden mussten. Alle Angaben und Änderungen werden automatisch dokumentiert und sind für den Verantwortlichen jederzeit einsehbar. Zum Abschluss wird ein Prüfprotokoll erstellt, das alle relevanten Informationen zum internen Kontrollsystem, den Schulungen und den Stichproben enthält. So entsteht vollständige Transparenz über die Prozesssicherheit im Unternehmen.
Die Ergebnisse werden versioniert dokumentiert, Verantwortlichkeiten zugeordnet und können über das integrierte Prüfprotokoll bei Bedarf gegenüber dem Steuerberater oder im Rahmen einer Betriebsprüfung vorgelegt werden.
Internes Kontrollsystem (IKS)
Wir verbinden Organisationen, Unternehmen und Menschen über Abteilungs- und Organisationsgrenzen hinweg. Unser Ziel ist es, den digitalen Informationsaustausch sicher, transparent und vertrauensvoll zu ermöglichen – ob es um die Optimierung interner Abläufe, die Zusammenarbeit mit externen Partnern oder die Kommunikation mit Bürgern geht.
Bereits tausende Unternehmen und öffentliche Einrichtungen arbeiten mit unserer Software. Gemeinsam schaffen wir die Grundlage für eine moderne, vernetzte und jederzeit sichere Arbeitsweise.
Einfache Aktualisierung, automatische Änderungsprotokollierung
Wir verbinden Organisationen, Unternehmen und Menschen über Abteilungs- und Organisationsgrenzen hinweg. Unser Ziel ist es, den digitalen Informationsaustausch sicher, transparent und vertrauensvoll zu ermöglichen – ob es um die Optimierung interner Abläufe, die Zusammenarbeit mit externen Partnern oder die Kommunikation mit Bürgern geht.
Bereits tausende Unternehmen und öffentliche Einrichtungen arbeiten mit unserer Software. Gemeinsam schaffen wir die Grundlage für eine moderne, vernetzte und jederzeit sichere Arbeitsweise.
Ein Ausschnitt unserer Referenzen:
Unternehmen, die ihre Finanzprozesse sicher, nachvollziehbar und GoBD-konform dokumentieren.
Häufige Fragen zur Verfahrensdokumentation -FAQ
Wie läuft die Erstellung der Verfahrensdokumentation mit VD2 ab?
Die Erstellung erfolgt strukturiert über geführte Abfragen und Aufgaben. Zuständige Fachabteilungen liefern ihre Informationen, die Dokumentation wird daraus systematisch aufgebaut und fortlaufend gepflegt.
Wer erstellt die Verfahrensdokumentation konkret?
Die Verfahrensdokumentation kann durch das Unternehmen selbst, gemeinsam mit dem Steuerberater, mit Unterstützung oder komplett durch eines GoBD-Experten der VD2 erstellt werden. Die Verantwortung bleibt beim Unternehmen.
Wie flexibel ist der Ablauf je Mandant oder Unternehmen?
Der Ablauf ist je Mandant individuell steuerbar. Es kann festgelegt werden, welche Aufgaben intern erledigt werden, welche die Kanzlei übernimmt und wann externe Unterstützung sinnvoll ist.
Wie wird sichergestellt, dass die Dokumentation fertiggestellt wird?
VD2 kann sicherstellen, dass Aufgaben automatisiert verteilt, Fristen überwacht und Erinnerungen ausgelöst werden. Dadurch wird das Risiko reduziert, dass die Dokumentation unvollständig bleibt oder verzögert wird.
Wie erfolgt die Aktualisierung der Verfahrensdokumentation?
Die GoBD erwarten eine regelmäßige Überprüfung. VD2 fordert die verantwortlichen Bereiche turnusmäßig zur Prüfung von Prozessen, Verantwortlichkeiten und Systemänderungen auf. Bestätigte Änderungen werden dokumentiert und versioniert.
Was ist im Preis von VD2 enthalten?
Der Preis umfasst die Nutzung der Software zur Erstellung, Pflege und Aktualisierung der Verfahrensdokumentation inklusive Aufgabenverteilung, Versionierung, IKS-Funktionen und Prüfprotokollen, inklusive aller KI-Funktionen und API-Schnittstelle (wenn verfügbar).
Ist VD2 eine steuerliche oder rechtliche Beratung?
Nein. VD2 ist eine Software zur strukturierten Dokumentation und Überprüfung von Prozessen. Sie ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung.
Lohnt sich der Einsatz von VD2 wirtschaftlich?
Der Einsatz von VD2 lohnt sich im Regelfall, da steuerliche Risiken reduziert und Prozesse transparent dargestellt werden können. Darüber hinaus fordern die GoBD explizit eine Verfahrensdokumentation bei IT-gestützten Buchführungsprozessen. Neben der formellen Anforderung ist daher auch eine wirtschaftliche Betrachtung relevant.
Je höher der zu versteuernde Umsatz und damit das steuerliche Risiko eines Unternehmens, desto größer ist der potenzielle Nutzen einer strukturierten und aktuellen Verfahrensdokumentation. Unklare oder nicht dokumentierte Prozesse führen in der Praxis häufig zu erheblichem internem Zeitaufwand, etwa durch Nacharbeiten, Abstimmungen und Fehlerkorrekturen in der Buchhaltung. Diese Aufwände verursachen Personalkosten.
Kommt es zusätzlich zu Beanstandungen im Rahmen einer Betriebsprüfung, entstehen weiterer Zeitaufwand für die steuerliche Betreuung sowie gegebenenfalls steuerliche Hinzuschätzungen. Besonders relevant ist dies für Unternehmen, die ersetzend scannen, eine Kasse oder einen Onlineshop einsetzen, da diese Bereiche prüfungsintensiv sind und eine nachvollziehbare Dokumentation der Prozesse erfordern.
Durch die strukturierte Dokumentation, regelmäßige Überprüfung der Abläufe und frühzeitige Identifikation von Schwachstellen kann VD2 dazu beitragen, diese Risiken und Aufwände zu reduzieren. Abhängig vom steuerlichen Risiko des jeweiligen Unternehmens kann sich daraus innerhalb überschaubarer Zeit ein positiver wirtschaftlicher Effekt ergeben.
Mehr nützliche Informationen zur Erstellung und Pflege der Verfahrensdokumentation
in unserem Blog
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