Verfahrensdokumentation-Software für ersetzendes Scannen
Warum ersetzendes Scannen eine eigene Verfahrensdokumentation benötigt
Warum ersetzendes Scannen eine eigene Verfahrensdokumentation benötigt
Best Practice Prozess für ersetzendes Scannen
Beim ersetzenden Scannen müssen alle Schritte des Scanprozesses nachvollziehbar und konsistent eingehalten werden. Dazu gehört zunächst die Klassifizierung des Dokuments. Dabei wird unterschieden, ob es sich um ein steuerrelevantes Dokument (z. B. Eingangsrechnungen, Gutschriften, Lieferscheine) oder um ein nicht steuerlich relevantes Dokument handelt. Diese Unterscheidung ist notwendig, weil steuerrelevante Dokumente strengere Anforderungen an Scannen, Aufbewahrung und Qualität erfüllen müssen.
Anschließend folgt die Qualitätskontrolle: Ist das Dokument vollständig, lesbar, gegebenenfalls beidseitig digitalisiert und in der richtigen Qualität (z. B. Farbe) gescannt? Wenn nein, erfolgt eine Wiederholung des Scanprozesses.
Das Papierdokument wird danach unsortiert abgelegt (z. B. in einer Box oder einem Ordner), bis der Beleg vollständig verarbeitet ist – idealerweise einschließlich Buchung, Festschreibung und Übermittlung an die Finanzverwaltung. Erst wenn dieser Ablauf abgeschlossen ist, darf der Papierbeleg vernichtet werden. Die Freigabe der Vernichtung erfolgt durch eine definierte Rolle und muss nachvollziehbar dokumentiert sein.
Ebenso wichtig ist, dass alle Mitarbeiter, die an diesem Prozess mitwirken, eingewiesen und regelmäßig geschult werden. Diese Schulungen sollten in einem Schulungsprotokoll dokumentiert werden, das optimalerweise Bestandteil der Verfahrensdokumentation ist. VD2 stellt dafür ein Muster-Schulungsprotokoll zur Verfügung, das direkt genutzt werden kann.
VD2 unterstützt zusätzlich, indem die Fachabteilung regelmäßig zur Prozessprüfung aufgefordert wird. Nach Freigabe im Vier-Augen-Prinzip werden alle bestätigten Änderungen automatisch in die Dokumentation übernommen.
Hinweis:
Diese Informationen stellen keine steuerrechtliche Beratung dar. Sie dienen ausschließlich der Beschreibung eines möglichen Prozessablaufs im Rahmen des ersetzenden Scannens und ersetzen keine individuelle steuerliche oder rechtliche Prüfung.
Beim ersetzenden Scannen werden Papierbelege digitalisiert und anschließend vernichtet. In einer Betriebsprüfung ist der Scan (das Digitalisat) damit der anerkannte Originalbeleg. Genau deshalb gehört dieser Bereich zu den am strengsten geprüften GoBD-Themen. Im weiteren ist beschrieben, welche Punkte dabei für Unternehmen wichtig sind einzuhalten.
Ohne eine klare und nachvollziehbare Prozessbeschreibung zweifeln Prüfer die Ordnungsmäßigkeit der digitalen Ablage an – mit der Folge, dass Belege nicht anerkannt oder ganze Buchführungsteile als formell mangelhaft eingestuft werden können.
Die Finanzbehörden sind hier eindeutig: Das ersetzende Scannen muss vollständig in einer Verfahrensdokumentation dokumentiert werden, inklusive Verantwortlichkeiten, Arbeitsanweisungen, technischen Abläufen und internen Kontrollen.
Was in die Verfahrensdokumentation für ersetzendes Scannen gehört
VD2 berücksichtigt alle Pflichtbestandteile und führt strukturiert durch:
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Ablauf der Digitalisierung von Belegen
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technische Systeme (Scanner, Software, DMS)
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Scanparameter (Auflösung, Farbtiefe, Dateiformat)
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Qualitätskontrollen
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Verantwortlichkeiten und Rollen
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interne Kontrollen (IKS)
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Umgang mit Fehlern und Abweichungen
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Behandlung von Sonderbelegen
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Protokollierung und Nachweise
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Archivierung inkl. Unveränderbarkeit
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Zeitpunkt der Vernichtung des Papierbelegs
- Schulungsprotokolle der Mitarbeiter
Diese Inhalte entsprechen genau dem, was in Prüfungen regelmäßig abgefragt und kontrolliert wird.
Typische Beanstandungen in Betriebsprüfungen
Betriebsprüfer bemängeln beim ersetzenden Scannen besonders häufig:
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fehlende oder unklare Prozessbeschreibungen
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keine dokumentierten Qualitätskontrollen
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keine nachvollziehbaren Verantwortlichkeiten
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fehlende Protokolle bei Fehlern oder Nachscans
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unklare Scanparameter
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fehlende Dokumentation der Vernichtung von Papierbelegen
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fehlende Unveränderbarkeitsnachweise
VD2 kann diese Prüfpunkte in der Dokumentation vollständig abdecken – ohne zusätzliche Beratungsstunden.
Wie VD2 das ersetzende Scannen dokumentiert
VD2 stellt eine eigene Struktur für das ersetzende Scannen bereit und führt durch alle relevanten Schritte. Das System dokumentiert jeden Prozessschritt, jede Kontrolle und jede relevante Änderung in der Dokumentation.
VD2 übernimmt:
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strukturierte Prozessbeschreibung
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automatische Update-Logik bei Änderungen
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integriertes IKS für Qualitätskontrollen
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Export als vollständiges PDF
Die Ergebnisse, die Sie erhalten
VD2 erzeugt für das ersetzende Scannen:
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vollständige Verfahrensdokumentation (PDF)
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IKS-Protokoll inkl. Stichproben und Nachschulungen
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Protokolle aller relevanten Prozessschritte
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Änderungslog für alle Anpassungen
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klare Verantwortlichkeitsübersicht
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Nachweise digitaler Archivierung
Weiterführende Hinweise
-
Unternehmensleitfaden GoBD (PDF)
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Prüferhinweise zum ersetzenden Scannen
-
Beispiele aus der Prüferpraxis
Diese Quellen zeigen klar, dass das ersetzende Scannen zwingend dokumentiert werden muss, um formale Mängel zu vermeiden.
Sicherheit?
Qualitätsstandard und GoBD-Siegel
Regelmäßgige und umfassende Prüfungen durch Experten der GoBD, wie z.B. Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, IT-Auditoren sowie durch Betriebsprüfer der Finanzbehörden stellen sicher, dass die Software den aktuellen Stand der Anforderungen entspricht.
Weitere Informationen zum aktuellen “Prüfstandard” und GoBD-Siegel…
Bereit für den nächsten Schritt? Geprüfte und nachvollziehbare Compliance
Häufige Fragen zur Verfahrensdokumentation -FAQ
Was bedeutet ersetzendes Scannen nach GoBD?
Ersetzendes Scannen bezeichnet den GoBD-konformen Prozess, bei dem Papierbelege digitalisiert und anschließend vernichtet werden dürfen.
Voraussetzung ist, dass der gesamte Scan-, Verarbeitungs- und Archivierungsprozess vollständig und nachvollziehbar dokumentiert ist. Die digitalen Belege müssen dabei den GoBD-Anforderungen an Vollständigkeit, Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit entsprechen.
Ist ersetzendes Scannen nach GoBD erlaubt?
Ja, ersetzendes Scannen ist nach GoBD erlaubt, wenn der gesamte Prozess ordnungsgemäß organisiert, dokumentiert und kontrolliert wird.
Entscheidend ist nicht der Scanvorgang selbst, sondern die nachvollziehbare Gestaltung des gesamten Verfahrens. Nur wenn Digitalisierung, Archivierung, Zugriffsrechte und Kontrollen klar beschrieben und eingehalten werden, gilt ersetzendes Scannen als GoBD-konform.
Reicht ein digitaler Scan als Ersatz für den Originalbeleg aus?
Nein, ein digitaler Scan allein reicht nicht aus, um den Originalbeleg zu ersetzen.
Damit ein digitaler Beleg nach GoBD anerkannt wird, müssen der gesamte Scanprozess, die Qualitätskontrolle, die Weiterverarbeitung und die revisionssichere Archivierung nachvollziehbar dokumentiert sein. Zusätzlich sind klare Zuständigkeiten sowie Schulungs- und Kontrollnachweise für alle beteiligten Mitarbeitenden erforderlich. Nur dann gilt der digitale Beleg als ordnungsgemßer Ersatz für das Original.
Welche Prozesse müssen beim ersetzenden Scannen dokumentiert werden?
Beim ersetzenden Scannen müssen alle Prozessschritte dokumentiert werden, die sicherstellen, dass digitale Belege GoBD-konform erstellt, verarbeitet und archiviert werden.
Zu dokumentieren sind insbesondere:
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Klassifizierung der Belege (steuerlich relevant / nicht steuerlich relevant)
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Scanvorgang (Zeitpunkt, Art des Scans, Scanqualität)
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Qualitätskontrolle (Lesbarkeit, Vollständigkeit, ggf. Rückseiten)
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Weiterverarbeitung bis zur Buchung und Festschreibung
-
Regelungen zur Vernichtung der Papierbelege
-
Zuständigkeiten und Freigaben
Die erforderliche Detailtiefe der Dokumentation richtet sich nach dem Risiko und der Komplexität des jeweiligen Scanprozesses.
Welche Rolle spielt die Verfahrensdokumentation beim ersetzenden Scannen?
Die Verfahrensdokumentation beschreibt den gesamten Ablauf des ersetzenden Scannens und weist nach, dass der Prozess GoBD-konform organisiert ist.
Sie dokumentiert alle Schritte von der Belegerfassung über den Scan- und Kontrollprozess bis zur Archivierung und Vernichtung der Papierbelege. Nur mit einer vollständigen und aktuellen Verfahrensdokumentation können digitale Belege im Prüfungsfall als ordnungsgemäßer Ersatz für die Originale anerkannt werden.
Müssen Mitarbeiter für das ersetzende Scannen geschult werden?
Ja, Mitarbeitende, die am ersetzenden Scannen beteiligt sind, müssen in den Scan-, Kontroll- und Archivierungsprozess eingewiesen werden.
Die GoBD verlangen, dass der Prozess ordnungsgemäß organisiert ist. Dazu gehört auch, dass Schulungen und Einweisungen dokumentiert werden. Diese Nachweise sind Bestandteil der Verfahrensdokumentation und zeigen im Prüfungsfall, dass der Scanprozess korrekt verstanden und eingehalten wird. (Eine passende Schulungsvorlage ist in VD2 enthalten.)
Was passiert, wenn der Scanprozess nicht dokumentiert ist?
Ist der Scanprozess nicht oder nur unvollständig dokumentiert, kann der digitale Beleg bei einer Betriebsprüfung als nicht ordnungsgemäß anerkannt werden.
Fehlt der Nachweis über Scanablauf, Qualitätskontrollen und Archivierung, kann die Finanzverwaltung die GoBD-Konformität infrage stellen. Je nach Einzelfall drohen Beanstandungen, Nachfragen oder im schlimmsten Fall steuerliche Hinzuschätzungen.
Wie wird sichergestellt, dass der Scanprozess aktuell bleibt?
VD2 stellt sicher, dass der Scanprozess regelmäßig überprüft und aktuell gehalten wird.
Die zuständigen Fachbereiche werden automatisiert zur Überprüfung des Scanprozesses aufgefordert. Änderungen werden nach Freigabe im Vier-Augen-Prinzip dokumentiert, versioniert und nachvollziehbar in die Verfahrensdokumentation übernommen. So bleibt der Scanprozess dauerhaft GoBD-konform und prüfungssicher.
Ist ersetzendes Scannen besonders prüfungsrelevant?
Ja, ersetzendes Scannen ist besonders prüfungsrelevant, da Papieroriginale nach der Digitalisierung vernichtet werden.
Gerade deshalb legen Betriebsprüfer großen Wert auf eine vollständige und aktuelle Verfahrensdokumentation. Nur wenn der Scanprozess, die Kontrollen und die Archivierung nachvollziehbar dokumentiert sind, kann die Ordnungsmäßigkeit der digitalen Belege im Prüfungsfall anerkannt werden.
Ist VD2 eine steuerliche oder rechtliche Beratung?
Nein, VD2 ist keine steuerliche oder rechtliche Beratung, sondern eine Software zur strukturierten Dokumentation und Überprüfung von Prozessen.
VD2 unterstützt Unternehmen und Kanzleien dabei, ihre Verfahrensdokumentation GoBD-konform, nachvollziehbar und prüfungssicher abzubilden. Die individuelle steuerliche oder rechtliche Beratung durch Steuerberater oder Rechtsanwälte wird dadurch nicht ersetzt.
Mehr nützliche Informationen zur Erstellung und Pflege der Verfahrensdokumentation
in unserem Blog
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