Ihr Partner für GoBD-konforme Verfahrensdokumentation
Verfahrensdokumentation-Software für Kassensysteme & Kassenführung
Erstellen, aktualisieren und auditieren Sie eine GoBD-konforme Verfahrensdokumentation Ihrer Kassensysteme und Kassenführung in Rekordzeit. IKS und KI-Assistent inklusive.
Vollständige Kassen-Dokumentation
Nachweise für TSE und SFinV-K
IKS-Protokoll mit Verantwortlichkeiten
Automatisierter Audit-Workflow
Effizienter mit KI-Schreibassistent
Kassen-Verfahrensdokumentation kann so einfach sein
Dokumentieren Sie Ihre Kassenführung sauber und GoBD-konform
VD2 ist die einfachste Möglichkeit zur Erstellung einer GoBD-konformen Verfahrensdokumentation. Mithilfe einer dezentralen Informationserfassung werden Aufgaben automatisch an die jeweilige Fachabteilung versendet und Informationen konstant aktuell gehalten. Einfach und effizient.
Vertrauen ist gut, Referenzen sind besser
Unternehmen, die ihre Finanzprozesse sicher, nachvollziehbar und GoBD-konform dokumentieren.
In VD2 bereits enthalten
Alle GoBD-relevanten Bereiche abgedeckt
Je nach Unternehmensbereich gelten unterschiedliche Anforderungen an die Verfahrensdokumentation. VD2 bringt alle relevanten Varianten bereits integriert mit und bildet jeden Prozess so ab, wie es die GoBD und die Prüferpraxis verlangen.
Ersetzendes Scannen
Dokumentation des papierlosen Dokumentenmanagement
Digitale Belegablage (DMS)
DMS-Dokumentation: Dokumente, Daten, Vorgänge...
Onlineshops/E-Commerce
Dokumentation relevanter E-Commerce-Prozesse
Für Steuerberater & -Kanzleien
Mandanten- & Whitelabelfähige Verfahrensdokumentationen
Eine Verfahrensdokumentation-Software für jedes System
Sie haben die Prozesse, wir die Lösung
Mit VD2 können Sie die Prozesse all Ihrer Systeme bequem dokumentieren. Dabei gibt es viele strukturierte Prozessvorlagen für alle gängigen Bereiche, die die Erstellung der Dokumentation deutlich vereinfachen.
Dokumentenmanagementsystem für digitale Ablage, Archivierung und nachvollziehbare Belegprozesse.
DMS-/ECM-System für digitale Dokumentenprozesse, Archivierung und geregelte Zugriffe.
System für Ausgabenmanagement mit Belegen, Kartenumsätzen und Freigabeprozessen.
Mandantenportal für digitalen Belegaustausch und die Zusammenarbeit mit der Kanzlei.
Software für Buchhaltungs-, Beleg- und steuerlich relevante Dokumentationsprozesse.
Dokumentenmanagement- und Workflow-System für digitale Ablage, Freigaben und Belegprozesse.
ERP-System für kaufmännische Prozesse wie Finanzbuchhaltung, Einkauf und Verkauf.
Warum Unternehmen jetzt handeln müssen
Ihr Weg zur GoBD-Konformität
Die GoBD verlangen eine vollständige und nachvollziehbare Beschreibung aller digitalen Finanzprozesse. Fehlt die Verfahrensdokumentation oder ist sie unvollständig, entstehen in Betriebsprüfungen regelmäßig Beanstandungen. Abläufe sind dann nicht sauber prüfbar, Verantwortlichkeiten bleiben unklar und je nach Einzelfall drohen formelle Mängel und Hinzuschätzungen.
Praktische Funktionen für smarte Dokumentationen
Wie VD2 Ihre Kassen-Verfahrensdokumentation unterstützt
- Vorgefertigte Dokumentationsstruktur für die Kassenführung
- Geführte Dokumentation der Kassenführung
- KI-Schreibhilfe zur effizienten Erstellung von Prozessbeschreibungen
- Integriertes IKS mit klaren Verantwortlichkeiten und Protokollen
- Dezentrale Informationssammlung mit Vier-Augen-Prinzip
- Automatische Arbeitsanweisungen an Fachabteilungen
- Einfacher PDF-Export der vollständigen Dokumentation für schnelle Prüfnachweise
GoBD-konforme Kassenführung
Alle GoBD-Anforderungen abgedeckt
- Vollständige Kassen-Verfahrensdokumentation
- Sauberer Nachweis der technischen Umgebung (TSE, DSFinV-K, Kassen-Software, APIs)
- Klare Verantwortlichkeiten, Rollen und Zugangsberechtigungen
- Automatisches Änderungsprotokoll (Update-Logs)
- Automatische Versionierung
- KI-gestützter GoBD-Check vorhandener Kassenprozesse
Verfahrensdokumentation mit VD2
Wie VD2 Ihre Verfahrensdokumentation vollständig abdeckt
Kassenführung: Der Fokus jeder Betriebsprüfung
Die Kasse gehört zu den sensibelsten Bereichen jeder Betriebsprüfung bei Unternehmen mit bargeld- und bargeldlosen Zahlungsverkehr im Handel und Gastronomie.
Kassensysteme sowie die Kassenführung stehen seit Jahren im Fokus der Finanzbehörden, weil Fehler oder fehlende Dokumentation hier besonders schnell zu formellen Mängeln führen.
Eine ordnungsgemäße Kassenverfahrensdokumentation ist zwingend notwendig, um nachzuweisen:
- wie das Kassensystem arbeitet
- welche Prozesse im Hintergrund laufen
- wie Daten aufgezeichnet und gespeichert werden
- wer wofür verantwortlich ist
- wie Änderungen protokolliert werden
Fehlt diese Dokumentation, kann der Prüfer die Ordnungsmäßigkeit der gesamten Kassenführung verwerfen. In der Praxis führt das häufig zu Steuerhinzuschätzungen, weil Umsätze als nicht nachvollziehbar eingestuft werden. Was viele nicht wissen: eine TSE (Technische Sicherheitseinrichtung) reicht alleine nicht aus.
Was in eine Kassenverfahrensdokumentation gehört
VD2 berücksichtigt alle Inhalte, die Prüfer regelmäßig anfordern:
- Beschreibung des Kassensystems (Hardware, Software, Versionen)
- technische Funktionsweise der Kasse
- Einrichtung und Parametrierung
- Belegfluss und Datenaufzeichnung
- Programmierung und Änderungen (Update-Log, technische Anpassungen)
- Verantwortlichkeiten (Kassenführer, Administratoren)
- Arbeitsanweisungen für Kassenführung & Bedienung
- Kassensturzfähigkeit
- Sicherheits- und Zugriffskonzepte
- Exportfunktionen (DSFinV-K, TSE-Daten)
- interne Kontrollen & IKS
- Umgang mit Besonderheiten (Stornos, Trinkgeld, Retouren, Kassenfehler)
Warum das TSE-Zertifikat allein nicht ausreicht
Viele Unternehmen gehen davon aus, dass die zertifizierte TSE ausreicht, um die Kassenführung GoBD-konform zu machen. Das ist falsch.
Die TSE bestätigt nur, dass die technischen Sicherheitsfunktionen der Kasse manipulationssicher arbeiten.
Sie ersetzt aber keine Verfahrensdokumentation.
Für den Prüfer ist entscheidend:
- wie die Kasse eingerichtet wurde
- wie Prozesse ablaufen
- wer welche Rechte hat
- wie Änderungen protokolliert werden
- wie Stornos, Retouren und Besonderheiten behandelt werden
- welche Kontrollen durchgeführt werden
- ob die Abläufe nachvollziehbar dokumentiert sind
Ohne diese Dokumentation kann der Prüfer die Ordnungsmäßigkeit der gesamten Kassenführung verwerfen – trotz gültiger TSE.
VD2 stellt genau diese fehlenden Nachweise bereit.
Typische Beanstandungen in Betriebsprüfungen
Betriebsprüfer bemängeln im Kassenbereich besonders oft:
- Fehlende oder veraltete Kassenverfahrensdokumentation
- Keine Dokumentation von Änderungen am Kassensystem
- Unklare Verantwortlichkeiten
- Keine nachvollziehbare Bedienungsanleitung
- Fehlende Protokolle aus der TSE oder unvollständige Exporte
- Fehlende Nachweise der Kassensturzfähigkeit
- Ungeklärte Stornos oder nicht dokumentierte Nachbuchungen
Konsequenz in der Praxis:
Formelle Mängel → Verwerfen der Kassenführung → Steuerhinzuschätzungen.
Fragen zu VD2
Häufige Fragen zur Kassen-Verfahrensdokumentation mit VD2
VD2 ist eine Software zur Erstellung und Pflege einer GoBD-konformen Verfahrensdokumentation für digitale Finanzprozesse.
Mit VD2 werden steuerrelevante Abläufe strukturiert dokumentiert, Zuständigkeiten festgehalten, Änderungen automatisch versioniert und alle prüfungsrelevanten Nachweise zentral bereitgestellt. So entsteht eine saubere und GoBD-konforme Verfahrensdokumentation – ohne Word- oder Excel-Chaos.
Wann ist eine Kassen-Verfahrensdokumentation erforderlich?
Sobald ein Kassensystem als Datenverarbeitungssystem steuerlich relevante Daten erfasst, verarbeitet, speichert oder übermittelt. Kassensysteme zählen ausdrücklich zu den DV-Systemen, für die eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein muss.
Was muss eine Verfahrensdokumentation für Kassen enthalten?
Die vollständige und schlüssige Beschreibung von Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnissen des Kassenverfahrens, soweit sie zum Verständnis des DV-Systems erforderlich ist. Dazu gehören insbesondere Kassensystem und Versionen, Einrichtung und Parametrierung, Belegfluss und Datenaufzeichnung, Zuständigkeiten und Berechtigungen, Arbeitsanweisungen, Kontrollen/IKS, Sicherheits- und Zugriffskonzepte, Exporte wie DSFinV-K und TSE-Daten sowie Änderungen und Besonderheiten wie Stornos oder Retouren.
Wie oft muss die Kassen-Dokumentation aktualisiert werden?
Immer dann, wenn sich Verfahren, System, Versionen, Parametrierungen, Zuständigkeiten oder Kontrollen ändern; nicht in einem festen Intervall. Maßgeblich ist, dass die Dokumentation jederzeit aktuell ist und alle Änderungen inhaltlich und zeitlich lückenlos festhält.
Wie unterstützt VD2 die Kassen-Verfahrensdokumentation?
VD2 stellt eine eigene Struktur für die Kassen-Verfahrensdokumentation bereit, führt durch die relevanten GoBD- und KassenSichV-Punkte und erfasst dabei technische Umgebung, Prozesse, Verantwortlichkeiten, Kontrollen und Nachweise systematisch.
Dokumentiert VD2 Kassenänderungen versioniert und nachvollziehbar?
Ja. VD2 dokumentiert Änderungen mit Update-Log und Änderungslog; die GoBD verlangen zusätzlich, dass Änderungen historisch nachvollziehbar sind, versioniert werden und eine nachvollziehbare Änderungshistorie vorgehalten wird.
Unterstützt VD2 interne Kontrollen für die Kassenführung?
Ja. VD2 enthält ein integriertes IKS für Kontrollen und Verantwortlichkeiten und liefert dazu ein IKS-Protokoll als Nachweis.
Lassen sich Kassen-Nachweise aus VD2 als PDF exportieren?
Ja. VD2 bietet einen vollständigen PDF-Export der Kassen-Verfahrensdokumentation und stellt daneben IKS-Protokoll, Änderungslog und Nachweise technischer Schnittstellen bereit.
Sprechen Sie mit einem Spezialisten
Persönliche Beratung?
Christian Heinrich
dokumentation@vd2.software
+49 (0)175 3500577
