Mandantenfähige Verfahrensdokumentation – mit KI
Software und KI für Steuerberater, Kanzleien und FAIT’s
- KI-Schreibassistenten und weitere KI-Module
- automatische Aufgabenverteilung zur Aktualisierung
- Integriertes IKS: Internes Kontrollsystem mit 4-Augen-Prinzip
- All-in-One Lösung ohne Installation oder Onboarding-Gebühr
- Whitelabel optimal für Steuerberatungsgruppen und -verbände
Verfahrensdokumentation Software neu gedacht- 80% Zeitersparnis für Berater
Darum entscheiden sich Steuerberater für VD2
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Effizient der Erstellung durch automatisierte und dezentrale Informationsabfragen
- Flexible Verteilung der Aufgaben an Berater und Mandant
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Regelmäßiger und automatischer Aufgabenversand zur Aktualisierung
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Integriertes IKS (Internes Kontrollsystem) mit 4-Augen-Prinzip
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Mandantenfähig: 2-stufige Kanzlei- und Mandantenstruktur, bei der jeder Berater ausschließlich die Mandanten sieht und verwaltet, die ihm zugeordnet sind
- Keine Onboardinggebühr
- Whitelabel-Verfügbarkeit mit Abbildung der eigenen Firmenstruktur und Inhalte
Warum eine Verfahrensdokumentation so wichtig ist
Verfahrensdokumentation
Die GoBD verlangen, dass Mandanten ihre steuerlich relevanten Prozesse GoBD-konform ausgestalten und diese in einer aktuellen Verfahrensdokumentation mit internem Kontrollsystem (IKS) nachvollziehbar beschreiben. Dabei geht es nicht nur um das Vorhandensein einer Dokumentation, sondern darum, dass Prozesse tatsächlich so gestaltet und regelmäßig überprüft werden, wie sie dokumentiert sind.
Fehlt eine aktuelle Verfahrensdokumentation oder wird das IKS nicht gelebt und überprüft, können Schwachstellen in Prozessen lange unentdeckt bleiben. In Betriebsprüfungen zeigt sich dann häufig, dass Abläufe nicht ausreichend erklärbar oder systemisch nachvollziehbar sind. Je nach Einzelfall kann dies zu Rückfragen, erhöhtem Prüfungsaufwand oder weiteren Maßnahmen führen. Eine frühzeitige Transparenz über Prozesse hilft, solche Situationen für Steuerberater und Mandant zu vermeiden.
Fazit:
Die Verfahrensdokumentation dient als zentraler Nachweis dafür, dass Prozesse GoBD-konform ausgestaltet, regelmäßig überprüft und kontrolliert werden. In Verbindung mit einem gelebten IKS können Probleme frühzeitig erkannt und behoben werden – sodass die Betriebsprüfung planbar und ohne unerwartete Schwierigkeiten durchgeführt werden kann.
Ressourcen planen – flexibel bleiben
GoBD Hilfestellungen mit unseren Technologien.
Flexible Einteilung der Kanzlei-Ressourcen
Die VD2 Software unterstützt flexible Arbeitsweisen:
1. Mandanten können die Dokumentation autark mit Videoanleitungen oder Experten der VD2 selbst erstellen.
2. Berater und Mandant teilen sich die Aufgaben.
3. Oder der Berater erstellt die komplette Dokumentation als Dienstleistung.
Jederzeit und bei jedem Mandanten kann flexibel die Ressource der Kanzlei eingeteilt und angepasst werden.
Automatisierte Aufgabenverteilung, ein integriertes Projektmanagement und KI Schreibassistenten machen die Nutzung der VD2 so effizient.
Nutzen Sie in Ihrer Kanzlei die VD2 als Ihren eigenen digitalen Mitarbeiter.
GoBD-Check der Prozesse
Der KI-GoBD-Check analysiert deine Geschäftsprozesse automatisch anahnd der Dokumentation und liefert ein übersichtliches Handout im Ampelsystem. So erkennen wir, wo Abläufe konform laufen und wo Schwachstellen liegen. Das System zeigt auf, wenn relevante Schritte fehlen oder verbessert werden müssen. Auf Basis dieser Auswertung können gezielt weitere Maßnahmen ableiten werden.
Das verringert das Risiko von Hinzuschätzungen aufgrund von nicht GoBD-konformen Geschäftsprozessen.
*Das KI-Modul wird aktuell getestet und zeitnah für alle Lizenzen freigeschaltet.
Internes Kontrollsystem und Audit
Im Rahmen des jährlichen Audit-Workflows wird im internen Kontrollsystem erfasst, ob Stichproben durchgeführt wurden und ob Mitarbeiter nachgeschult werden mussten. Alle Angaben und Änderungen werden automatisch dokumentiert und sind für den Verantwortlichen jederzeit einsehbar. Zum Abschluss wird ein Prüfprotokoll erstellt, das alle relevanten Informationen zum internen Kontrollsystem, den Schulungen und den Stichproben enthält. So entsteht vollständige Transparenz über die Prozesssicherheit im Unternehmen.
Die Ergebnisse werden versioniert dokumentiert, Verantwortlichkeiten zugeordnet und können über das integrierte Prüfprotokoll bei Bedarf gegenüber dem Steuerberater oder im Rahmen einer Betriebsprüfung vorgelegt werden.
Für Steuerberatungsgruppen und -verbände
Für Steuerberatungsgruppen und -verbände bietet die VD2 eine 3-stufige Architektur, die eine saubere organisatorische und datenschutzrechtliche Trennung ermöglicht.
Admin – Berater – Mandant
Im zentralen Adminbereich können beliebig viele Berater und angeschlossene Kanzleien angelegt und verwaltet werden, während jede Kanzlei bzw. jeder Berater nur die Mandanten sieht, die ihm zugeordnet sind. Auf diese Weise entsteht eine klare Trennung aller Daten- und Zugriffsbereiche. Zusätzlich kann der zentrale Admin individuelle Videoanleitungen, PDFs und Hilfedokumente hinterlegen sowie die Zugangsverwaltung aller Berater steuern. Dadurch eignet sich die VD2 optimal für große Verbünde, Franchise-Systeme oder Steuerberatungsgruppen, die eine einheitliche Compliance-Lösung für viele Kanzleien bereitstellen und administrieren möchten.
Die wichtigsten Funktionen von VD2 im Überblick
VD2
Was kann VD2 eigentlich genau?
VD2 bildet alle digitalen Finanzprozesse strukturiert ab, dokumentiert Verantwortlichkeiten, erzeugt automatische Änderungsnachweise und stellt alle prüfungsrelevanten Unterlagen wie Verfahrensdokumentation, IKS-Protokolle und Audit-Nachweise vollständig bereit.
Warum ist es besser als Excel, Word oder andere Doku-Tools?
VD2 vs. Excel und Word: Konventionelle Dokumente sind statisch, fehleranfällig und dauern extrem lang in der Fertigstellung. Keiner weiß, ob der Prozess, der dokumentiert ist auch gelebt wird.
VD2 vs. andere Anbieter: VD2 arbeitet systemgestützt, fordert die Fachabteilung zu regelmäßigen Kontrollen auf, dokumentiert freigegebene Änderungen am Prozess automatisch und erstellt Prüfprotokolle zum IKS (Internes Kontrollsystem). Compliance, die sich automatisch mitentwickelt.
Warum löst es Prüfungsprobleme wirklich?
Weil VD2 genau die Nachvollziehbarkeit schafft, die Prüfer verlangen: klare Prozessbeschreibungen, dokumentierte Kontrollen, vollständige Änderungslogs und transparente Abläufe. Das System liefert alle formellen Nachweise, die bei einer Betriebsprüfung über Ordnungsmäßigkeit entscheiden können.
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ERP & Warenwirtschaft
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Digitale Prozessketten
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Schnittstellen nachvollziehbar
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Prüfungsrisiko reduzieren
Alle Arten der Verfahrensdokumentation – in VD2 bereits enthalten
Je nach Unternehmensbereich gelten unterschiedliche Anforderungen an die Verfahrensdokumentation. VD2 bringt alle relevanten Varianten bereits integriert mit und bildet jeden Prozess so ab, wie es die GoBD und die Prüferpraxis verlangen.
Ersatzweise Scannen (ersetzendes Scannen)
Dokumentation aller Scanprozesse, Qualitätskontrollen und digitaler Abläufe inklusive Schulungsprotokoll.
Kassen-verfahrensdokumentation
Abbildung aller Kassenprozesse, TSE-Anforderungen, Systemänderungen und Prüfnachweise.
Onlineshop-
Verfahrensdokumentation
Strukturierte Beschreibung von Bestellablauf, Zahlungsprozessen, Stornos und digitalen Belegen.
Digitale Belegablage
Vollständige Dokumentation von Erfassung, Verarbeitung, Ablageprozessen, Verantwortlichkeiten, Archivierung und Unveränderbarkeit.
Wie Sie mit VD2 starten
Loslegen
VD2 lässt sich ohne Mehraufwand in Ihren bestehenden digitalen Ablauf integrieren. Der Einstieg ist klar strukturiert, vollständig digital und sofort nachvollziehbar. Die jährliche Lizenz beinhaltet alle Funktionen, Updates und prüfungsrelevanten Nachweise.
Was Sie als Kanzlei erwarten können:
- persönliches Onboarding ohne zusätzliche Gebühr
- Service und Support mit persönlichem Ansprechpartner
- Erfahrungswerte aus über 300 Projekten in allen Mandantengrößen
- Expertenwissen zu “ersetzendes Scannen”, “digitale Belegablage”, “Onlineshop/eCommerce”, “Kasse”
- Optionale Unterstützung der Mandanten bei Verbesserungen der digitalen Buchhaltung
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attraktive Lizenzgestaltung
Sicherheit?
Qualitätsstandard und GoBD-Siegel
Qualität
“Wie sichert die VD2 die Qualität der Verfahrensdokumentation?”
Regelmäßgige und umfassende Prüfungen durch Experten der GoBD, wie z.B. Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, IT-Auditoren sowie durch Betriebsprüfer der Finanzbehörden stellen sicher, dass die Software den aktuellen Stand der Anforderungen entspricht.
Ablauf zur Einführung der VD2 Software für Steuerberater
3- Schritte
Schritt 1
Beratungsgespräch zur Kanzlei-Lizenz
Brauchen Sie ein Whitelabel oder starten Sie als Einzel-Kanzlei?
Schritt 2
Lizenz erhalten und Online-Einführung
Wir zeigen Ihnen die Umgebung und wie Sie beginnen mit der Erstellung der VD2 Verfahrensdokumentation.
Schritt 3
Service und Betreuung
Sie haben einen persönlichen Ansprechpartner als Partnerbetreuer, der Sie gerne bei Fragen und Bedürnissen betreut.
Häufige Fragen zur Verfahrensdokumentation -FAQ
Warum ist die Verfahrensdokumentation für Steuerberater besonders relevant?
Die Verfahrensdokumentation wird in Betriebsprüfungen regelmäßig dann relevant, wenn digitale Prozesse, Software oder Schnittstellen eingesetzt werden. Fehlt sie oder ist sie nicht aktuell und gleichzeitig die Nachvollziehbarkeit der Buchführung beeinträchtigt, können formelle Mängel festgestellt werden. Für Steuerberater bedeutet das erhöhten Prüfungsaufwand und zusätzliche Erklärungsnotwendigkeit.
Welche Risiken entstehen für Mandanten ohne aktuelle Verfahrensdokumentation?
Fehlt eine aktuelle Verfahrensdokumentation und treten Fehler oder Unklarheiten in der Buchführung auf, kann dies in Betriebsprüfungen zu negativen Konsequenzen führen. Insbesondere die Kombination aus mangelnder Nachvollziehbarkeit und fehlender Dokumentation erhöht das steuerliche Risiko im Einzelfall.
Wie unterstützt VD2 Steuerberater bei der Reduzierung von Betriebsprüfungsrisiken?
VD2 kann Transparenz über die Prozesse des Mandanten schaffen und mit dem integrierten GoBD-Check mögliche Schwachstellen sichtbar machen. Dadurch können Unregelmäßigkeiten frühzeitig erkannt und behoben werden, bevor sie in einer Betriebsprüfung relevant werden. Zusätzlich dient die gepflegte VD2-Dokumentation als formeller Nachweis der dokumentierten Prozesse.
Wer erstellt die Verfahrensdokumentation – Kanzlei oder Mandant?
Die Verantwortung für die Verfahrensdokumentation liegt beim Mandanten. VD2 ermöglicht es jedoch, die Erstellung flexibel zu organisieren: durch den Mandanten selbst, gemeinsam mit der Kanzlei oder – situativ – mit Unterstützung von VD2-Experten. Die Kanzlei entscheidet je Mandant, wie viel eigene Ressource eingebracht wird.
Warum scheitert die Verfahrensdokumentation in der Praxis häufig?
In der Praxis scheitert die Verfahrensdokumentation häufig an falschen Werkzeugen. Die manuelle Informationsbeschaffung ist zeitaufwendig, die Aktualisierung wird vergessen und ein systematisches IKS fehlt. Ohne automatisierte Aufgabenverteilung und klare Zuständigkeiten bleibt die Dokumentation oft unvollständig oder veraltet.
Wie löst VD2 das Problem der manuellen Informationsbeschaffung?
VD2 kann sicherstellen, dass Informationen dezentral und automatisiert aus den jeweiligen Fachabteilungen abgefragt werden. Aufgaben, Erinnerungen und Zuständigkeiten werden systemseitig gesteuert, wodurch manuelles Nachhalten und E-Mail-Kommunikation nicht mehr notwendig ist.
Wie unterstützt VD2 die Aktualisierung der Verfahrensdokumentation?
VD2 kann sicherstellen, dass die Dokumentation regelmäßig überprüft wird. Über das integrierte IKS werden Verantwortliche automatisch zur Überprüfung von Prozessen, Verantwortlichkeiten und Systemänderungen aufgefordert. Bestätigte Änderungen werden versioniert dokumentiert.
Welche Rolle spielt das Interne Kontrollsystem (IKS) für Kanzleien?
Das IKS ermöglicht es, zu überprüfen, ob dokumentierte Prozesse tatsächlich so im Unternehmen gelebt werden. VD2 kann sicherstellen, dass Stichproben durchgeführt, Kontrollen dokumentiert und Änderungen im Vier-Augen-Prinzip freigegeben werden. Daraus entstehen nachvollziehbare Prüfprotokolle.
Was ist der GoBD-Check der Prozesse in VD2?
Der GoBD-Check analysiert die dokumentierten Prozesse und identifiziert mögliche GoBD-Schwachstellen. Die Ergebnisse werden verständlich aufbereitet, sodass Mandanten und Kanzlei erkennen können, wo Prozesse konsistent sind und wo Anpassungsbedarf besteht.
Wie profitieren Kanzleien von der Mandantenfähigkeit von VD2?
VD2 ist mandantenfähig und ermöglicht eine strukturierte Betreuung mehrerer Mandanten bei klarer Rechte- und Lizenzstruktur. Jeder Berater sieht ausschließlich die ihm zugeordneten Mandanten. Dies ermöglicht eine skalierbare Einführung der Verfahrensdokumentation in der Kanzlei.
Ist VD2 für Steuerberatungsgruppen und Verbände geeignet?
1. Mehrstufige Architektur mit sauberer Daten- und Rechtetrennung
VD2 bietet eine mehrstufige Struktur (Admin – Berater – Mandant).
So kann sichergestellt werden, dass jeder Berater ausschließlich die Mandanten sieht und bearbeitet, die ihm zugeordnet sind, während der Verband oder die Gruppe zentral steuert.
Mehrwert:
Klare datenschutzrechtliche Trennung, saubere Verantwortlichkeiten und sichere Skalierbarkeit über viele Kanzleien hinweg.
2. Zentrale Steuerung bei dezentraler Nutzung
Im zentralen Adminbereich können Berater, Kanzleien und Zugänge verwaltet werden. Gleichzeitig arbeiten die einzelnen Berater und Mandanten autark in ihrer jeweiligen Umgebung.
Mehrwert:
Einheitliche Standards und Vorgaben bei gleichzeitig hoher operativer Freiheit der einzelnen Kanzleien.
3. Einheitliche Compliance- und Dokumentationsstandards
VD2 ermöglicht es, einheitliche Strukturen für die Verfahrensdokumentation, das IKS und Prüfprotokolle gruppenweit vorzugeben.
Mehrwert:
Gleichbleibende Qualität der Verfahrensdokumentation über alle Kanzleien und Mandanten hinweg – unabhängig vom Standort oder Berater.
4. Automatisiertes Projektmanagement für Erstellung und Aktualisierung
VD2 kann sicherstellen, dass Aufgaben zur Erstellung und Aktualisierung der Verfahrensdokumentation automatisiert an die zuständigen Fachabteilungen und Mandanten verteilt werden.
Mehrwert:
Reduzierter manueller Koordinationsaufwand und deutlich geringere Abhängigkeit von Einzelpersonen oder E-Mail-Kommunikation.
5. Integriertes Internes Kontrollsystem (IKS)
VD2 kann sicherstellen, dass Prozesse regelmäßig überprüft, Stichproben dokumentiert und Änderungen nachvollziehbar freigegeben werden – inklusive Vier-Augen-Prinzip und Prüfprotokollen.
Mehrwert:
Strukturierte Nachweise für gelebte Prozesse auf Gruppen- und Mandantenebene.
6. GoBD-Check der Prozesse über alle Kanzleien hinweg
Mit dem KI-gestützten GoBD-Check können dokumentierte Prozesse analysiert und mögliche Schwachstellen identifiziert werden.
Mehrwert:
Frühzeitige Transparenz über Risiken in Mandantenprozessen – bevor diese in Betriebsprüfungen relevant werden.
7. Skalierbare Betreuung ohne zusätzlichen Personalaufbau
VD2 ermöglicht es Verbänden und Gruppen, die Verfahrensdokumentation standardisiert, wiederholbar und skalierbar anzubieten – ohne für jeden Mandanten individuelle Sonderlösungen entwickeln zu müssen.
Mehrwert:
Effiziente Betreuung wachsender Kanzlei- und Mandantenstrukturen.
8. Unterstützung bei Schulung und Qualitätssicherung
Zentrale Admins können eigene Videoanleitungen, PDFs und Hilfedokumente hinterlegen und so einheitliche Schulungs- und Qualitätsstandards etablieren.
Mehrwert:
Schneller Wissenstransfer, geringerer Schulungsaufwand und konsistente Arbeitsweisen innerhalb der Gruppe.
Kurzfazit für Verbände & Gruppen
VD2 ist besonders geeignet für Steuerberatungsverbände und -gruppen, die Verfahrensdokumentation, IKS und GoBD-orientierte Prozesse zentral steuern, aber dezentral umsetzen möchten – strukturiert, nachvollziehbar und skalierbar.
Unterstützt VD2 Kanzleien auch bei der Beratung ihrer Mandanten?
VD2 kann Kanzleien dabei unterstützen, Verfahrensdokumentationen standardisiert, wiederholbar und skalierbar anzubieten. Ergänzend steht ein Partnernetzwerk aus Digitalisierungsberatern zur Verfügung, das Mandanten bei der Umsetzung von Prozessen unterstützen kann.
Ist VD2 eine steuerliche Beratung?
Nein. VD2 ist eine Software zur Dokumentation, Strukturierung und Überprüfung von Prozessen. Sie ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung.
Mehr nützliche Informationen zur Erstellung und Pflege der Verfahrensdokumentation
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