Warum ersetzendes Scannen eine eigene Verfahrensdokumentation benötigt

GoBD Experten

Best Practice Prozess für ersetzendes Scannen

Beim ersetzenden Scannen müssen alle Schritte des Scanprozesses nachvollziehbar und konsistent eingehalten werden. Dazu gehört zunächst die Klassifizierung des Dokuments. Dabei wird unterschieden, ob es sich um ein steuerrelevantes Dokument (z. B. Eingangsrechnungen, Gutschriften, Lieferscheine) oder um ein nicht steuerlich relevantes Dokument handelt. Diese Unterscheidung ist notwendig, weil steuerrelevante Dokumente strengere Anforderungen an Scannen, Aufbewahrung und Qualität erfüllen müssen.

Anschließend folgt die Qualitätskontrolle: Ist das Dokument vollständig, lesbar, gegebenenfalls beidseitig digitalisiert und in der richtigen Qualität (z. B. Farbe) gescannt? Wenn nein, erfolgt eine Wiederholung des Scanprozesses.

Das Papierdokument wird danach unsortiert abgelegt (z. B. in einer Box oder einem Ordner), bis der Beleg vollständig verarbeitet ist – idealerweise einschließlich Buchung, Festschreibung und Übermittlung an die Finanzverwaltung. Erst wenn dieser Ablauf abgeschlossen ist, darf der Papierbeleg vernichtet werden. Die Freigabe der Vernichtung erfolgt durch eine definierte Rolle und muss nachvollziehbar dokumentiert sein.

Ebenso wichtig ist, dass alle Mitarbeiter, die an diesem Prozess mitwirken, eingewiesen und regelmäßig geschult werden. Diese Schulungen sollten in einem Schulungsprotokoll dokumentiert werden, das optimalerweise Bestandteil der Verfahrensdokumentation ist. VD2 stellt dafür ein Muster-Schulungsprotokoll zur Verfügung, das direkt genutzt werden kann.

VD2 unterstützt zusätzlich, indem die Fachabteilung regelmäßig zur Prozessprüfung aufgefordert wird. Nach Freigabe im Vier-Augen-Prinzip werden alle bestätigten Änderungen automatisch in die Dokumentation übernommen.

Hinweis:
Diese Informationen stellen keine steuerrechtliche Beratung dar. Sie dienen ausschließlich der Beschreibung eines möglichen Prozessablaufs im Rahmen des ersetzenden Scannens und ersetzen keine individuelle steuerliche oder rechtliche Prüfung.

GoBD Experten

Beim ersetzenden Scannen werden Papierbelege digitalisiert und anschließend vernichtet. In einer Betriebsprüfung ist der Scan (das Digitalisat) damit der anerkannte Originalbeleg. Genau deshalb gehört dieser Bereich zu den am strengsten geprüften GoBD-Themen. Im weiteren ist beschrieben, welche Punkte dabei für Unternehmen wichtig sind einzuhalten.

Ohne eine klare und nachvollziehbare Prozessbeschreibung zweifeln Prüfer die Ordnungsmäßigkeit der digitalen Ablage an – mit der Folge, dass Belege nicht anerkannt oder ganze Buchführungsteile als formell mangelhaft eingestuft werden können.

Die Finanzbehörden sind hier eindeutig: Das ersetzende Scannen muss vollständig in einer Verfahrensdokumentation dokumentiert werden, inklusive Verantwortlichkeiten, Arbeitsanweisungen, technischen Abläufen und internen Kontrollen.

Was in die Verfahrensdokumentation für ersetzendes Scannen gehört

VD2 berücksichtigt alle Pflichtbestandteile und führt strukturiert durch:

• Ablauf der Digitalisierung von Belegen

• technische Systeme (Scanner, Software, DMS)

• Scanparameter (Auflösung, Farbtiefe, Dateiformat)

• Qualitätskontrollen

• Verantwortlichkeiten und Rollen

• interne Kontrollen (IKS)

• Umgang mit Fehlern und Abweichungen

• Behandlung von Sonderbelegen

• Protokollierung und Nachweise

• Archivierung inkl. Unveränderbarkeit

• Zeitpunkt der Vernichtung des Papierbelegs

• Schulungsprotokolle der Mitarbeiter

Diese Inhalte entsprechen genau dem, was in Prüfungen regelmäßig abgefragt und kontrolliert wird.

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Typische Beanstandungen in Betriebsprüfungen

Betriebsprüfer bemängeln beim ersetzenden Scannen besonders häufig:

• fehlende oder unklare Prozessbeschreibungen

• keine dokumentierten Qualitätskontrollen

• keine nachvollziehbaren Verantwortlichkeiten

• fehlende Protokolle bei Fehlern oder Nachscans

• unklare Scanparameter

• fehlende Dokumentation der Vernichtung von Papierbelegen

• fehlende Unveränderbarkeitsnachweise

VD2 kann diese Prüfpunkte in der Dokumentation vollständig abdecken – ohne zusätzliche Beratungsstunden.

GoBD Experten

Wie VD2 das ersetzende Scannen dokumentiert

VD2 stellt eine eigene Struktur für das ersetzende Scannen bereit und führt durch alle relevanten Schritte. Das System dokumentiert jeden Prozessschritt, jede Kontrolle und jede relevante Änderung in der Dokumentation.

VD2 übernimmt:

• strukturierte Prozessbeschreibung

• automatische Update-Logik bei Änderungen

• integriertes IKS für Qualitätskontrollen

• Export als vollständiges PDF

Die Ergebnisse, die Sie erhalten

VD2 erzeugt für das ersetzende Scannen:

• vollständige Verfahrensdokumentation (PDF)

• IKS-Protokoll inkl. Stichproben und Nachschulungen

• Protokolle aller relevanten Prozessschritte

• Änderungslog für alle Anpassungen

• klare Verantwortlichkeitsübersicht

• Nachweise digitaler Archivierung

Weiterführende Hinweise

• Unternehmensleitfaden GoBD (PDF)

• Prüferhinweise zum ersetzenden Scannen

• Beispiele aus der Prüferpraxis

Diese Quellen zeigen klar, dass das ersetzende Scannen zwingend dokumentiert werden muss, um formale Mängel zu vermeiden.

Bereit für den nächsten Schritt? Geprüfte und nachvollziehbare Compliance

Loslegen

VD2 stellt sicher, dass Ihre digitalen Finanzprozesse vollständig dokumentiert, systematisch nachvollziehbar und GoBD-konform dokumentiert werden können. Mit integrierter IKS-Struktur, automatisierten Aktualisierungen und prüfungssicheren Nachweisen schaffen Sie eine Compliance-Basis, die jederzeit belastbar ist.

Mehr nützliche Informationen zur Erstellung und Pflege der Verfahrensdokumentation
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