Vorlagen und Muster-
Prozessbeschreibungen
für Ihre Systeme

Die Dokumentationsebene einer Verfahrensdokumentation unterscheidet sich grundlegend von der technischen Konfigurationsdokumentation eines Systems. Eine technische Dokumentation beschreibt in detaillierter Tiefe, wie ein System konfiguriert ist und wie einzelne Funktionen technisch umgesetzt werden – inklusive Ablagedialogen, Metadatenfeldern, Routing-Logiken oder Vertretungsregeln für Administratoren.

Für die Verfahrensdokumentation ist diese Detailtiefe nicht erforderlich. Hier geht es nicht darum, technische Konfigurationen im System Schritt für Schritt nachzubilden, sondern darum, nachvollziehbar darzustellen, wie steuerrelevante Informationen verarbeitet werden.

Beispiel:
Für die Verfahrensdokumentation genügt es zu beschreiben, dass im Rahmen der Rechnungsprüfung ein automatisierter Workflow gestartet wird, der die sachliche Prüfung an die Buchhaltung und die fachliche Prüfung an die Fachabteilung übergibt – einschließlich der Rollen, die Daten erfassen oder verändern können. Eine technische Dokumentation würde an dieser Stelle jede Konfigurationsoption, Dialogmaske, Workflow-Regel und Ausnahme im Detail erläutern.

Da die GoBD keine genaue Form oder Struktur der Dokumentation vorschreibt, können Vorlagen genutzt werden, um Prozesse in einer angemessenen, übersichtlichen und GoBD-orientierten Darstellung abzubilden. Entscheidend ist, dass die relevanten Abläufe nachvollziehbar beschrieben sind.

Grundsätzlich gilt:
Je höher das steuerliche Risiko, je komplexer die Prozesse und je umfangreicher die IT-Landschaft, desto detaillierter sollte die Dokumentation aufgebaut sein. Vorlagen können dabei helfen, diese Struktur effizient aufzubauen, ohne in technische Detailtiefe abzugleiten, die für die Verfahrensdokumentation nicht erforderlich ist.