Verfahrensdokumentation,
IKS und GoBD-Check der Prozesse
Verfahrensdokumentationen erstellen, aktualisieren und auditieren in Rekordzeit
Verfahrensdokumentation
plus echte Compliance als Mehrwert.
Erstellung, Aktualisierungen, IKS-Nachweise und Prüfprotokolle – einfach und automatisiert umgesetzt
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Senkung steuerliches Risiko bei Betriebsprüfungen
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Sicherstellung von GoBD-konformen Prozessabläufen
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Transparenz der Geschäftsprozesse
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Einheitliches Verständnis der Fachabteilung, speziell der Buchhaltung, über Prozessabläufe
- Vereinfachtes Onbaording neuer Mitarbeiter
- Offenlegung von Optimierungspotential
Vertrauen ist gut, Referenzen sind besser:
Unternehmen, die ihre Finanzprozesse sicher, nachvollziehbar und GoBD-konform dokumentieren.
Gestalten sie Ihre digitale Finanzbuchhaltung –
GoBD-konform mit unseren Technologien.
Verfahrensdokumentation erstellen
Eine Verfahrensdokumentation beschreibt, wie ein Unternehmen seine steuerrelevanten Prozesse organisiert – von der Belegentstehung bis zur Archivierung. Sie zeigt klar, wer was wann wie macht und mit welchen Systemen gearbeitet wird. Damit wird für den Betriebsprüfer nachvollziehbar, dass alles korrekt, vollständig und revisionssicher abläuft. Ohne Verfahrensdokumentation drohen Schätzungen, Risiken und im schlimmsten Fall Steuernachzahlungen.
Audit und Änderungsverfolgung
Die VD2 startet einmal jährlich automatisch den Audit-Prozess und verteilt Aufgaben an alle verantwortlichen Benutzer. Jede Änderung an Prozessen oder Dokumentationen wird vollständig und nachvollziehbar protokolliert.
Führen Änderungen zu einer neuen Version, ist eine Freigabe im Vier-Augen-Prinzip durch einen Auditor erforderlich. Erst nach dieser Freigabe wird die neue Version übernommen und versioniert gespeichert.
Zu jedem IKS wird zusätzlich automatisch ein Prüfprotokoll erstellt. Dieses dokumentiert Ablauf, Beteiligte, Änderungen und Freigaben und kann im Rahmen einer Betriebsprüfung direkt vorgelegt werden.
Internes Kontrollsystem
Im Rahmen des jährlichen Audit-Workflows wird im internen Kontrollsystem erfasst, ob Stichproben durchgeführt wurden und ob Mitarbeiter nachgeschult werden mussten. Alle Angaben und Änderungen werden automatisch dokumentiert und sind für den Verantwortlichen jederzeit einsehbar. Zum Abschluss wird ein Prüfprotokoll erstellt, das alle relevanten Informationen zum internen Kontrollsystem, den Schulungen und den Stichproben enthält. So entsteht vollständige Transparenz über die Prozesssicherheit im Unternehmen..
Für Steuerberater
VD2 ist vollständig kanzleistruktur- und mandantenfähig. Die Software ermöglicht es Kanzleien, beliebig viele Steuerberater sowie deren Mandanten getrennt und effizient zu betreuen – ganz ohne Onboardinggebühr. Auf Wunsch ist VD2 auch als Whitelabel-Lösung nutzbar und unterstützt flexible Arbeitsweisen: Mandanten können aktiv mitwirken – oder der Berater übernimmt die vollständige Erstellung der Verfahrensdokumentation. Bei Bedarf unterstützen auch die Expertinnen und Experten von VD2 direkt, sodass der Einsatz der Kanzleikapazitäten jederzeit maximal flexibel bleibt.
Bei Bedarf stehen zusätzlich KI-gestützte Assistenten zur Verfügung, die Prozesse strukturieren, bei Formulierungen unterstützen und Abläufe automatisch vorbereiten. Darüber hinaus analysiert VD2 die digitalen Geschäftsprozesse mithilfe eines integrierten GoBD-Checks und bildet alle Kontrollen nachvollziehbar über ein internes Kontrollsystem (IKS) ab.
VD2 im Überblick – so unterstützt die Software Verfahrensdokumentation, IKS und Betriebsprüfung
VD2
Was kann VD2 eigentlich genau?
Die VD2 Verfahrensdokumentation bildet sämtliche digitalen Finanzprozesse strukturiert ab, dokumentiert Zuständigkeiten, erzeugt automatische Änderungsnachweise und stellt alle prüfungsrelevanten Unterlagen vollständig bereit – darunter Verfahrensdokumentationen, IKS-Protokolle und Audit-Nachweise.
Warum ist VD2 besser als Excel, Word oder andere Doku-Tools?
Konventionelle Dokumente sind statisch, fehleranfällig, veralten schnell – und sind vor allem unverhältnismäßig zeitaufwendig in der Pflege. Oft ist unklar, ob die dokumentierten Prozesse tatsächlich so umgesetzt werden.
VD2 arbeitet systemgestützt, fordert Fachabteilungen regelmäßig zur Kontrolle auf durch automatisierte Aufgabenzustellung, dokumentiert freigegebene Änderungen automatisch und erstellt umfassende Prüfprotokolle für das Interne Kontrollsystem (IKS).
Kurz gesagt: Compliance und Dokumentation so zeitsparend und automatisiert wie möglich.
Warum löst VD2 Prüfungsprobleme wirklich?
Weil VD2 genau die Nachvollziehbarkeit schafft, die Prüfer erwarten: klare Prozessbeschreibungen, dokumentierte Kontrollen, vollständige Änderungsprotokolle und transparente Abläufe. Das System liefert alle formellen Nachweise, die im Rahmen einer Betriebsprüfung über die Ordnungsmäßigkeit entscheiden können.
Durch den integrierten GoBD-Check der Prozesse wird das steuerliche Risiko dabei doppelt minimiert: Fehlerhafte Abläufe und Lücken in der Nachvollziehbarkeit können bereits im Vorfeld erkannt und gezielt behoben werden – bevor es zu einer Betriebsprüfung kommt.
Warum eine Verfahrensdokumentation so wichtig ist
Warum die Verfahrensdokumentation Pflicht ist – und wer verantwortlich ist
Die GoBD verlangen eine vollständige und nachvollziehbare Beschreibung aller digitalen Finanzprozesse – einschließlich der eingesetzten Systeme, Verantwortlichkeiten und Kontrollen. Viele Unternehmen unterschätzen das, weil frühere Prüfungen das Thema nicht immer aktiv angesprochen haben oder weil Steuerberater die Anforderung nicht ausreichend priorisieren. Die Pflicht besteht jedoch unabhängig davon, ob sie eingefordert wurde.
Die Verantwortung für die Erstellung und Aktualität der Verfahrensdokumentation liegt stets beim steuerpflichtigen Unternehmen. Aussagen eines Steuerberaters, wonach eine Verfahrensdokumentation „nicht notwendig“ sei, entbinden das Unternehmen nicht von dieser Pflicht. Erfolgt eine solche Einschätzung, sollte sie aus Gründen der Nachvollziehbarkeit und Absicherung immer ausdrücklich und schriftlich – beispielsweise per E-Mail – eingefordert werden.
Fehlt die Verfahrensdokumentation oder ist sie unvollständig, und ist zugleich die Nachvollziehbarkeit der Buchführung beeinträchtigt, entstehen in Betriebsprüfungen regelmäßig Schwierigkeiten. In solchen Fällen kann der Prüfer formelle Mängel feststellen, weil Abläufe nicht ausreichend erklärt, systematisch nachvollzogen oder geprüft werden können. Je nach Einzelfall kann das zu Anpassungen, Korrekturen oder steuerlichen Hinzuschätzungen führen.
Fazit:
Die Verfahrensdokumentation dient als zentraler Nachweis dafür, dass die Buchführung formal korrekt und damit GoBD-konform durchgeführt wurde. Sie zeigt, dass digitale Abläufe nachvollziehbar, strukturiert und ordnungsgemäß dokumentiert sind – genau so, wie es die Finanzbehörden erwarten.
Hinweis: VD2 erbringt keine steuerliche Beratung.
Alle Arten der Verfahrensdokumentation – in VD2 bereits enthalten
Je nach Unternehmensbereich gelten unterschiedliche Anforderungen an die Verfahrensdokumentation. VD2 bringt alle relevanten Varianten bereits integriert mit und bildet jeden Prozess so ab, wie es die GoBD und die Prüferpraxis verlangen.
Ersetzendes Scannen (Papier scannen und vernichten)
Dokumentation aller Scanprozesse, Qualitätskontrollen und digitaler Abläufe inklusive Schulungsprotokoll.
Kassen-verfahrensdokumentation
Abbildung aller Kassenprozesse, TSE-Anforderungen, Systemänderungen und Prüfnachweise.
Onlineshop-
Verfahrensdokumentation
Strukturierte Beschreibung von Bestellablauf im Onlineshop, Zahlungsprozessen, Stornos und digitalen Belegen.
Digitale Belegablage (Beschreibung DMS)
Erfassung, Verarbeitung von Ablageprozessen Verantwortlichkeiten, Archivierung und Unveränderbarkeit.
GoBD gilt in allen Branchen – wir sind für Sie da.
Tagesgeschäft, neue digitale Prozesse, KI einführen und das alles noch im Rahmen der Regulationen?! Wer behält den Durchblick und die Nerven?
Jede Branche in Deutschland muss die GoBD erfüllen – egal ob Handel, Handwerk, Produktion oder Dienstleistung. Gerade in der Finanzbuchhaltung ist es entscheidend, digitale Prozesse sauber (GoBD-konform) abzubilden, zu dokumentieren und regelmäßig zu prüfen. Dabei unterscheiden sich die Anforderungen je nach Branche, etwa durch ERP-Systeme, spezielle Branchensoftware, Kassenlösungen oder Online-Shops. Auch Themen wie dezentrales Arbeiten oder ersetzendes Scannen spielen eine große Rolle.
Industrie & produzierendes Gewerbe
Digitale Geschäftsprozesse im Mittelstand, Anbindung Warenwirtschaft, steuerliches Risiko minieren
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ERP & Warenwirtschaft
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Digitale Prozessketten
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Schnittstellen nachvollziehbar
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Prüfungsrisiko reduzieren
Handelsunternehmen & eCommerce
Onlineshop, Anbindung Warenwirtschaft, Schnittstellen und Bestellabläufe, Stornos und Retouren dokumentiert
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Onlineshop & Payment
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Warenwirtschaft synchron
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Kasse & TSE dokumentiert
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Stornos/Retouren nachvollziehbar
Beteiligungsgesellschaften & Immobilien
Automatisierte Prozesse, Rechnungsverarbeitung für Einheiten, Minimierung des steuerlichen Risikos, Verantwortlichkeiten dokumentieren
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Digitale Belegablage & DMS
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Strukturierte Dokumentenflüsse
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Verantwortlichkeiten klar abbilden
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GoBD-konforme Prozesse sichern
Sozialunternehmen & öffentliche Einrichtungen
Digitale Dokumentenprozesse, ersetzendes Scannen, Transparenz der Prozesse, Lückenlose Nachweise für interne und externe Prüfstellen
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Fördermittel- und Verwendungsnachweise dokumentieren
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Digitale Vorgangsbearbeitung im DMS prüfbar abbilden
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Mehrstufige Freigaben & Zuständigkeiten klar strukturiert
Wie Sie mit VD2 starten
Loslegen
VD2 lässt sich ohne Mehraufwand in Ihren bestehenden digitalen Ablauf integrieren. Der Einstieg ist klar strukturiert, vollständig digital und sofort nachvollziehbar. Die jährliche Lizenz beinhaltet alle Funktionen, Updates und prüfungsrelevanten Nachweise, sowie soviele Benutzer wie Sie brauchen.
Was Sie erwarten können:
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digitaler, klarer Ablauf
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transparente Lizenzstruktur, inkl. Einbindung von externen Dienstleistern / Beratern
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alle Nachweise inklusive
Sicherheit?
Qualitätsstandard und GoBD-Siegel
Regelmäßige und umfassende Prüfungen durch Experten der GoBD, wie z. B. Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, IT-Auditoren sowie durch Betriebsprüfer der Finanzbehörden stellen sicher, dass die Software kontinuierlich aktualisiert und angepasst wird.
Die GoBD sind an dieser Stelle eindeutig: Die Verantwortung für die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung und der Verfahrensdokumentation liegt immer beim Steuerpflichtigen und kann weder technisch noch organisatorisch ausgelagert werden (GoBD, Rz. 12). Das gilt unabhängig davon, ob Software, Dienstleister oder Berater eingebunden sind.
Siegel, Zertifizierungen oder Testate – wie etwa ein IDW-PS-880-Testat – können bei der Kaufentscheidung unterstützen und Orientierung geben. Sie können jedoch niemals Sicherheit oder eine Garantie für die Erfüllung aller GoBD-Anforderungen bieten.
VD2 arbeitet deshalb eng mit Akteuren aus Behörden, Beratung und Unternehmen zusammen, um einen belastbaren Qualitätsstandard für Verfahrensdokumentationen zu etablieren. Wir stellen uns bewusst der fachlichen Kritik, hören unterschiedliche Expertenmeinungen und entwickeln daraus eine praxisnahe, realistische Lösung – mit dem Ziel, die pragmatischste und beste Software am Markt bereitzustellen. Wir werden zum “Prüfstandard”.
Ablauf, Pflege und Kontrolle der Verfahrensdokumentation und Geschäftsprozesse
4 Schritte
Schritt 1
Entscheidung für ein Paket
Auf eigene Faust oder lieber erledigen lassen?
In beiden Fällen genießen Sie volle Transparenz und Datenhoheit. Sie können jederzeit die Verfahrensdokumentation selbst aktualisieren oder aktualisieren lassen.
Schritt 2
Team anlegen und dokumentieren
Egal ob ein Berater die Informationen einsammelt oder deine Fachabteilungen. Die Software ist innovativ und benutzerfreundlich, so kann Dokumentation Spaß machen.
Schritt 3
Dokumentation generieren und aktuell halten
Die Software fügt alle Bereiche intelligent und strukturiert zu einem Gesamtdokument als PDF zusammen. Jede Fachabteilung kann ihre Informationen autark bei Änderungen pflegen. Jede Änderung wird automatisch dokumentiert.
Schritt 4
Audit und Internes Kontrollsystem
Regelmäßige und umfassende Prüfungen durch Experten der GoBD, wie z. B. Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, IT-Auditoren sowie durch Betriebsprüfer der Finanzbehörden stellen sicher, dass die Software dem aktuellen Stand der Anforderungen entspricht.
Verfahrensdokumentation Vorlagen- Verfahrensdokumentation für Systeme
VD2 unterstützt bereits eine Vielzahl digitaler Systeme, die im Mittelstand regelmäßig eingesetzt werden. Für viele davon liegen strukturierte Prozessvorlagen vor, die den Aufbau der Verfahrensdokumentation deutlich vereinfachen. Ob Belegerfassung, Ausgabenmanagement, DMS, ERP oder Kasse – VD2 bildet die Abläufe dieser Systeme nachvollziehbar, GoBD-konform und prüfungssicher ab. So können Unternehmen ihre bestehenden Tools ohne zusätzlichen Aufwand in eine vollständige Verfahrensdokumentation integrieren.
ELO Digital Office
ELO ist ein Dokumentenmanagement-System zur digitalen, revisionssicheren Ablage und Verwaltung von Geschäftsunterlagen.
d.velop
d.velop ist eine Plattform für Dokumentenmanagement und digitale Geschäftsprozesse, die Unternehmen bei der strukturierten Ablage, Archivierung und Workflow-Steuerung unterstützt.
DocuWare
DocuWare ist ein cloudbasiertes Dokumentenmanagement-System zur revisionssicheren Archivierung und Automatisierung dokumentenbasierter Geschäftsprozesse.
Business Central
Business Central ist ein ERP-System zur Steuerung von Finanzbuchhaltung, Warenwirtschaft und Geschäftsprozessen in kleinen und mittelständischen Unternehmen.
DATEV
DATEV ist eine Software- und Serviceplattform zur Abbildung von Finanzbuchhaltung, Lohnabrechnung und steuerrelevanten Prozessen in Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Steuerberatern.
PLEO.io
Pleo ist eine Ausgabenmanagement-Plattform zur Erfassung, Kontrolle und Auswertung von Unternehmensausgaben und Belegen.
SAP
SAP ist eine ERP-Software zur integrierten Abbildung und Steuerung komplexer Geschäfts- und Finanzprozesse in Unternehmen.
ADDISON OneClick
ADDISON OneClick ist eine Plattform für den digitalen Belegaustausch und die Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Steuerberatern.
Häufige Fragen zur Verfahrensdokumentation -FAQ
Was ist VD2?
VD2 ist eine Software zur strukturierten Erstellung, Pflege und Überprüfung von Verfahrensdokumentationen nach GoBD. Die Plattform unterstützt Unternehmen und Steuerkanzleien dabei, digitale Geschäftsprozesse nachvollziehbar zu dokumentieren und regelmäßig zu überprüfen.
Für wen ist VD2 geeignet?
VD2 richtet sich an Unternehmen, die ihre Verfahrensdokumentation eigenständig erstellen, regelmäßig pflegen und für Betriebsprüfungen strukturiert vorbereitet sein möchten, sowie an Steuerberater, die die Anforderungen der GoBD ernst nehmen und das Thema Verfahrensdokumentation fachlich sauber begleiten.
Warum nutzen Unternehmen VD2 für die Verfahrensdokumentation?
Unternehmen nutzen VD2, um den Anforderungen der GoBD gerecht zu werden, strukturiert auf eine Betriebsprüfung vorbereitet zu sein und Transparenz in ihre steuerlich relevanten Prozesse zu bringen. Die Software unterstützt dabei, Prozesse nachvollziehbar zu dokumentieren, deren Einhaltung regelmäßig zu überprüfen und neue Mitarbeiter in der Buchhaltung anhand klar beschriebener Abläufe effizient einzuarbeiten.
Welche Anforderungen der GoBD unterstützt VD2?
Die GoBD verlangen, dass steuerlich relevante Prozesse nachvollziehbar dokumentiert und regelmäßig überprüft werden. VD2 unterstützt diese Anforderungen, indem Prozesse, Verantwortlichkeiten, eingesetzte Systeme und Kontrollen strukturiert erfasst und fortlaufend überprüft werden können – unterstützt durch automatische Aufgabenverteilung an die zuständigen Fachabteilungen sowie KI-Assistenten zur inhaltlichen Unterstützung der Prozessbeschreibungen.
Warum reicht ein Word- oder Excel-Dokument häufig nicht aus?
Die manuelle Erstellung einer Verfahrensdokumentation ist zudem mit hohem zeitlichem Aufwand verbunden, da Informationen abteilungsübergreifend gesammelt, abgestimmt und fortlaufend aktualisiert werden müssen. Insbesondere bei Änderungen an Prozessen, Verantwortlichkeiten oder eingesetzten Systemen entstehen ohne strukturierte Unterstützung erhebliche Aufwände.
Wie wird die Verfahrensdokumentation mit VD2 aktuell gehalten?
VD2 fordert die zuständigen Fachabteilungen regelmäßig dazu auf, Prozesse, Verantwortlichkeiten und Systemänderungen zu überprüfen. Bestätigte Änderungen werden dokumentiert und versioniert in die Verfahrensdokumentation übernommen.
Welche Rolle spielt das Interne Kontrollsystem (IKS) in VD2?
VD2 beinhaltet ein integriertes IKS, mit dem überprüft werden kann, ob Prozesse wie dokumentiert gelebt werden. Kontrollen, Stichproben und Änderungen werden protokolliert und nachvollziehbar dokumentiert.
Kann VD2 Schwachstellen in Prozessen sichtbar machen?
Ja. Auf Basis der dokumentierten Prozesse können Unklarheiten, Lücken oder Inkonsistenzen frühzeitig erkannt werden. So lassen sich Anpassungen vornehmen, bevor sie im Rahmen einer Betriebsprüfung relevant werden.
Wie unterstützt VD2 die Zusammenarbeit zwischen Fachabteilungen?
VD2 ermöglicht eine abteilungsübergreifende Zusammenarbeit, indem Aufgaben automatisiert an die jeweils zuständigen Bereiche verteilt werden. Informationen müssen nicht manuell gesammelt werden, sondern werden strukturiert und nachvollziehbar erfasst.
Ist VD2 eine steuerliche oder rechtliche Beratung?
Nein. VD2 ist eine Software zur Dokumentation und Strukturierung von Prozessen. Sie ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung.
Mehr nützliche Informationen zur Erstellung und Pflege der Verfahrensdokumentation
in unserem Blog
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