Mandantenfähige Verfahrensdokumentation Software als Cloud-Lösung
- mit KI smart und schnell erstellt
Verfahrensdokumentationen für Steuerberater, Kanzleien, Softwareanbieter und Digitalisierungsberater
- Berateroptimiert mit GoBD-Check
- Textvorlagen und KI-Schreibassistenten
- Integriertes IKS: Internes Kontrollsystem mit Benutzerkonzept
- All-in-One Lösung ohne Installation
- Geld zurück Garantie
Verfahrensdokumentation Software neu gedacht- 80% Zeitersparnis für Berater
WATCH INTRO
Den Unterschied erleben -Einblick in die Live Demo
Die Demo demonstriert die mandantenfähige Architektur und zeigt, wie Sie als Partner die White-Label-Lösung unter Ihrem Branding anbieten können. Erleben Sie den integrierten Audit-Workflow mit Verteilung der Aufgaben zur Aktualisierung in die Fachabteilung des Mandanten, die Ihre Verfahrensdokumentationen stets aktuell halten.
Besonders interessant für Kanzleien und Berater: Die Demo zeigt die Partnerverwaltung und wie Sie mehrere Mandanten gleichzeitig betreuen können, ohne dabei die Mandantentrennung zu gefährden.
Wir reduzieren den Bearbeitungsaufwand zur Erstellung der Verfahrensdokumentation von 5 Monaten auf wenige Stunden.
Qualität und Pragmatismus – regelmäßige Kontrollen und Qualitätssicherung
Unsere Verfahrensdokumentation-Software durchläuft regelmäßige Qualitätskontrollen durch erfahrene Wirtschaftsprüfer und Steuerberater, die u.a. als Mitverfasser der GoBD-Richtlinien die gesetzlichen Anforderungen mitgestaltet oder als Betriebsprüfer selbst Prüfungen durchgeführt haben. Diese transparente Herangehensweise ermöglicht es uns, den optimalen Mittelweg zwischen einem pragmatischen, zeitsparenden Ansatz zur Erstellung von Verfahrensdokumentationen und der erforderlichen Sorgfalt zur Qualitätssicherung zu finden.
Durch diese kontinuierliche Überprüfung unserer Cloud-Lösung durch Branchenpraktiker erfüllen wir den Wunsch der Mandanten möglichst zeitsparend die Erstellung von Verfahrensdokumentationen zu ermöglichen un d gleichzeitig das steuerliche Risiko zu minimieren. Unsere mandantenfähige Software stellt sich bewusst den modernen Anforderungen, die digitale Finanzprozesse in der heutigen Welt mit sich bringen.
Das Ergebnis: Automatisiert erstellte Verfahrensdokumentationen, die höchste Qualitätsstandards erfüllen und gleichzeitig 80% der Zeit gegenüber herkömmlichen Methoden einsparen. Regelmäßige Aktualisierungen, sodass stets aktuelle und historische Verfahrensdokumentationen samt Prüfprotokolle des IKS (Internes Kontrollsystem) vorgehalten werden können.
Wer formell korrekt arbeitet, sich also in der Buchhaltung an die GoBD hält, wird auch sachlich weniger intensiv geprüft.
Mandantenfähigkeit für Kanzlei und Berater- Whitelabel mit eigenem Design
Whitelabel-Flexiblität für maximale Mandantenbindung
Unsere mandantenfähige Verfahrensdokumentation-Software bietet Ihnen als Steuerberater, Kanzlei oder Unternehmensberater maximale Flexibilität im Geschäftsmodell. Die White-Label-Lösung läuft vollständig unter Ihrem Branding – Ihre Mandanten sehen ausschließlich Ihr Corporate Design, Ihr Logo und Ihre Kontaktdaten.
Mehrstufige Partnerarchitektur für skalierbare Geschäftsmodelle: Sie können nicht nur eigene Mandanten direkt betreuen, sondern auch eigene Partner in der Cloud-Software anlegen. Diese Partner können wiederum ihre eigenen Mandanten für Verfahrensdokumentationen anlegen und betreuen – alles unter Ihrem White-Label-Branding.
Praktisches Beispiel: Als Steuerberatungskanzlei gewinnen Sie einen Digitalisierungsberater als Partner. Dieser kann in der mandantenfähigen Software seine eigenen Mandanten anlegen und automatisierte Verfahrensdokumentationen erstellen. Alle Dokumentationen laufen unter Ihrem Namen, Sie behalten die Kundenbeziehung und profitieren von den Umsätzen Ihrer Partner-Mandanten.
Diese dreistufige Struktur (Sie → Ihre Partner → Partner-Mandanten) der Cloud-Lösung ermöglicht es Ihnen, ein regelrechtes Verfahrensdokumentation-Netzwerk aufzubauen. Jede Ebene bleibt dabei datenschutzkonform getrennt und DATEV-kompatibel – Sie werden zum regionalen Hub für professionelle Verfahrensdokumentationen und kassieren auf allen Ebenen mit.
- Berateroptimiert mit GoBD-Check
- Textvorlagen und KI-Schreibassistenten
- Integriertes IKS: Internes Kontrollsystem mit Benutzerkonzept
- All-in-One Lösung ohne Installation
- Geld zurück Garantie
Vertrauen ist gut- Referenzen sind besser
Namenhafte Unternehmen nutzen unsere Software zur Erstellung und Pflege der Verfahrensdokumentationen
Branchenspezifische Prozesse und Anpassungen werden in den Dokumentationen berücksichtig, wie z.B. Zollunterlagen, Dokumentation der Vorsysteme oder dezentrales Scannen.
Interesse ihren Mandanten diese Software zur Verfügung zu stellen? Lassen Sie uns sprechen!
Dokumentationen
Partner
Eingesparte Arbeitsstunden
Hauptfunktionen Verfahrensdokumenation für Berater
Online-Formulare zur Datenerfassung
Erfassung der benötigten Informationen durch Onlineabfragen in den Fachabteilungen. Verteilen Sie die Aufgaben im Team und mit externen Beratern!
Internes Kontrollsystem und Prüfprotokolle
Regelmäßige Überprüfungen zur Aktualität der Verfahrensdokumentation. Abschließend wird zu jeder Überprüfung ein Prüfprotokoll automatisiert erstellt. Keine lästige Pflege und manuelle Versionierung!
Updatefunktion und Versionierung
Die Dokumentation muss angepasst werden? Einfach mit der Updatefunktion: der zuständige Mitarbeiter erhält eine Aufgabe mit einem Updatelink.
Rechte- und Rollenkonzept nach Fachabteilungen
Verwenden Sie Ihr rechts- und Rollenkonzept- jeder sieht nur was ihm zugeteilt wird. Einfach in 3 Klicks!
Anpassungen im Vieraugen-Prinzip
Entscheidungen zur Anpassung der Verfahrensdokumentation werden mit einer Freigabe im Vieraugen-Prinzip getroffen. Somit sind Prozessbeschreibungen, Anpassungen und Audits transparent geregelt und im Prüfprotokoll nachvollziehbar.
Schnittstelle zum DMS Archiv
Wussten Sie, dass Sie Ihre Verfahrensdokumentation ebenso wie Belege mit einer Aufbewahrungsfrist archivieren müssen? Einfache Anbindungen ermöglichen die automatische Ablage im DMS.
Häufige Fragen zur KI Verfahrensdokumentation
Was sind die GoBD und warum sind sie wichtig für mein Unternehmen?
Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) sind Vorgaben der Finanzverwaltung für die Speicherung und Verarbeitung steuerrelevanter digitaler Daten. Sie gelten für alle Unternehmen, die ihre steuerrelevanten Daten elektronisch speichern und verarbeiten.
Wen betreffen die GoBD?
Kurz gesagt: Jedes Unternehmen, das digitale steuerrelevante Daten nutzt – unabhängig von der Größe oder Branche. Die Regeln beziehen sich auf alle eingesetzten EDV-Systeme, einschließlich Kassensysteme, sowie auf deren Anwender.
Welche Anforderungen stellen die GoBD an die Datenverarbeitung?
Die digitalen Daten müssen denselben Grundsätzen folgen wie analoge Belege. Dazu gehören:
- Nachvollziehbarkeit & Nachprüfbarkeit – Alle Prozesse müssen dokumentiert sein.
- Wahrheit & Klarheit – Daten dürfen nicht verfälscht oder missverständlich sein.
- Vollständigkeit & Richtigkeit – Alle relevanten Informationen müssen lückenlos erfasst werden.
- Zeitgerechte Verbuchung – Buchungen und Aufzeichnungen müssen zeitnah erfolgen.
- Ordnung & Unveränderbarkeit – Dokumente müssen revisionssicher gespeichert werden.
Brauche ich eine Verfahrensdokumentation?
Ja! Die GoBD verlangen, dass alle digitalen Prozesse zur Verarbeitung steuerrelevanter Daten in einer Verfahrensdokumentation beschrieben werden. Damit kannst du nachweisen, dass dein Unternehmen die gesetzlichen Anforderungen einhält.
Was steht in einer Verfahrensdokumentation?
Damit Ihre Verfahrensdokumentation den GoBD-Vorgaben entspricht, muss sie alle relevanten Abläufe und Systeme in Ihrem Unternehmen dokumentieren, die steuerrelevante Daten verarbeiten.
Diese Inhalte sind erforderlich:
- Allgemeine Informationen – Welche Systeme und Prozesse nutzen Sie zur Verarbeitung steuerrelevanter Daten?
- Verantwortlichkeiten – Wer ist für welche Abläufe zuständig?
- Technische Umsetzung – Welche Software und IT-Systeme sind im Einsatz?
- Datenverarbeitung & -speicherung – Wie werden Daten erfasst, verarbeitet und archiviert?
- Änderungs- und Prüflogik – Wie wird sichergestellt, dass Daten nachvollziehbar und unveränderbar sind?
- Zugriffsrechte & Berechtigungen – Wer darf auf welche Daten zugreifen?
- Datensicherung & Archivierung – Wie lange werden Daten gespeichert und welche Sicherungsmaßnahmen sind vorgesehen?
Wofür wird eine Verfahrensdokumentation benötigt?
Ihre Verfahrensdokumentation kann jederzeit von einem Betriebsprüfer angefordert werden – sei es vor oder während einer Außenprüfung oder bei einer Kassennachschau.
Mit einer vollständigen und strukturierten Verfahrensdokumentation ermöglichen Sie dem Prüfer einen schnellen Überblick über Ihre EDV-Systeme, Speichermedien und Verarbeitungsprozesse. Zudem enthält sie wichtige Informationen zu den Anwendern sowie zu Schutz- und Kontrollmaßnahmen in Ihrem Unternehmen.
Fehlt eine Verfahrensdokumentation oder ist sie unvollständig, kann die Finanzverwaltung Ihre Buchführung als nicht ordnungsgemäß einstufen. Dies kann dazu führen, dass Schätzungen vorgenommen werden, die oft mit höheren Steuerzahlungen verbunden sind. Zudem steigt das Risiko von Nachfragen, Verzögerungen und möglichen Sanktionen im Rahmen einer Betriebsprüfung.
Ab wann muss eine Verfahrensdokumentation vorgehalten werden?
Die GoBD gelten seit dem Veranlagungsjahr 2015. Das bedeutet, dass Sie für diesen Zeitraum und alle folgenden Jahre eine Verfahrensdokumentation vorhalten müssen.
Wichtig für Sie: Bei einer Betriebsprüfung fordert das Finanzamt nicht die aktuelle Verfahrensdokumentation an, sondern jene, die für den geprüften Zeitraum gültig war. Wenn das Finanzamt heute eine Prüfung für die Jahre 2018 bis 2021 ankündigt, müssen Sie genau diese Dokumentation einschließlich aller damals vorgenommenen Änderungen vorlegen.
Fehlende oder unvollständige Dokumentationen können dabei schnell zu Beanstandungen oder Schätzungen führen – mit finanziellen Konsequenzen für Ihr Unternehmen.
Gibt es unterschiedliche Dokumentationen?
Je nach Unternehmensstruktur und genutzten Systemen kann Ihre Verfahrensdokumentation folgende Bereiche umfassen:
- Belegablage – Wie werden Papier- und elektronische Belege erfasst, geordnet und archiviert?
- Ersetzendes Scannen – Wie werden Papierdokumente digitalisiert und anschließend rechtskonform vernichtet?
- Online-Shop – Wie werden Bestellungen, Zahlungen und Rechnungen verarbeitet und gespeichert?
- Registrierkasse – Wie werden Kassendaten erfasst, gesichert und für Prüfungen bereitgestellt?
Bei einer Betriebsprüfung verlangt das Finanzamt eine Verfahrensdokumentation sowie eine Verfahrensdokumentation für Vorsysteme. Diese Nachweise sind erforderlich, um die Ordnungsmäßigkeit Ihrer digitalen Geschäftsprozesse sicherzustellen.
- Die Verfahrensdokumentation beschreibt, wie steuerrelevante Daten in Ihrem Unternehmen verarbeitet, gespeichert und archiviert werden. Dazu gehören beispielsweise Ihr Dokumentenmanagementsystem (DMS) oder Ihr internes Kontrollsystem (IKS).
- Die Verfahrensdokumentation für Vorsysteme dokumentiert, wie Daten in vorgeschalteten Softwarelösungen erfasst und weiterverarbeitet werden – z. B. in einem Warenwirtschaftssystem, Kassensystem oder Online-Shop.
Was passiert, wenn die Verfahrensdokumentation fehlt?
Fehlt eine Verfahrensdokumentation oder ist sie unvollständig, kann die Finanzverwaltung Ihre Buchführung als nicht ordnungsgemäß einstufen. Dies kann dazu führen, dass Schätzungen vorgenommen werden, die oft mit höheren Steuerzahlungen verbunden sind. Zudem steigt das Risiko von Nachfragen, Verzögerungen und möglichen Sanktionen im Rahmen einer Betriebsprüfung.
Weitere Nutzen der Verfahrensdokumentation
Die Verfahrensdokumentation dient nicht nur der Erfüllung steuerlicher Anforderungen, sondern bringt auch wertvolle Vorteile für Ihr Unternehmen.
Ein zentraler Nutzen ist die Sicherstellung einer transparenten Prozesslandschaft. Durch regelmäßige Audits werden Abläufe geprüft und dokumentiert – so haben Schattenprozesse keine Chance. Das sorgt für Klarheit und ermöglicht gezielte Prozessoptimierungen, die Effizienz und Qualität steigern.
Auch das Onboarding neuer Mitarbeiter wird durch eine klare Dokumentation erleichtert. Neue Teammitglieder finden sich schneller in bestehende Abläufe ein und können produktiver arbeiten.
Kurz gesagt: Eine gute Verfahrensdokumentation bringt nicht nur Ordnung in Ihre Buchführung, sondern stärkt auch Ihre internen Prozesse nachhaltig.
