Verfahrensdokumentation,
IKS und GoBD-Check der Prozesse
Verfahrensdokumentationen erstellen, aktualisieren und auditieren in Rekordzeit
Verfahrensdokumentation
plus echte Compliance als Mehrwert.
Erstellung, Aktualisierungen, IKS-Nachweise und Prüfprotokolle – einfach und automatisiert umgesetzt
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Senkung steuerliches Risiko bei Betriebsprüfungen
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Sicherstellung von GoBD-konformen Prozessabläufen
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Transparenz der Geschäftsprozesse
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Einheitliches Verständnis der Fachabteilung, speziell der Buchhaltung, über Prozessabläufe
- Vereinfachtes Onbaording neuer Mitarbeiter
- Offenlegung von Optimierungspotential
Vertrauen ist gut, Referenzen sind besser:
Unternehmen, die ihre Finanzprozesse sicher, nachvollziehbar und GoBD-konform dokumentieren.
Gestalten sie Ihre digitale Finanzbuchhaltung –
GoBD-konform mit unseren Technologien.
Verfahrensdokumentation erstellen
Audit und Änderungsverfolgung
Die VD2 startet einmal jährlich automatisch den Audit-Prozess und verteilt Aufgaben an alle verantwortlichen Benutzer. Jede Änderung an Prozessen oder Dokumentationen wird vollständig und nachvollziehbar protokolliert.
Führen Änderungen zu einer neuen Version, ist eine Freigabe im Vier-Augen-Prinzip durch einen Auditor erforderlich. Erst nach dieser Freigabe wird die neue Version übernommen und versioniert gespeichert.
Zu jedem IKS wird zusätzlich automatisch ein Prüfprotokoll erstellt. Dieses dokumentiert Ablauf, Beteiligte, Änderungen und Freigaben und kann im Rahmen einer Betriebsprüfung direkt vorgelegt werden.
Internes Kontrollsystem
Für Steuerberater
VD2 ist vollständig kanzleistruktur- und mandantenfähig. Die Software ermöglicht es Kanzleien, beliebig viele Steuerberater sowie deren Mandanten getrennt und effizient zu betreuen – ganz ohne Onboardinggebühr. Auf Wunsch ist VD2 auch als Whitelabel-Lösung nutzbar und unterstützt flexible Arbeitsweisen: Mandanten können aktiv mitwirken – oder der Berater übernimmt die vollständige Erstellung der Verfahrensdokumentation. Bei Bedarf unterstützen auch die Expertinnen und Experten von VD2 direkt, sodass der Einsatz der Kanzleikapazitäten jederzeit maximal flexibel bleibt.
Bei Bedarf stehen zusätzlich KI-gestützte Assistenten zur Verfügung, die Prozesse strukturieren, bei Formulierungen unterstützen und Abläufe automatisch vorbereiten. Darüber hinaus analysiert VD2 die digitalen Geschäftsprozesse mithilfe eines integrierten GoBD-Checks und bildet alle Kontrollen nachvollziehbar über ein internes Kontrollsystem (IKS) ab.
VD2 im Überblick – so unterstützt die Software Verfahrensdokumentation, IKS und Betriebsprüfung
Was ist VD2?
GoBD-konforme Verfahrensdokumentation Software mit IKS
VD2 ist eine Software für GoBD-konforme Verfahrensdokumentation, die digitale Buchhaltungsprozesse, Belegflüsse und Vorsysteme strukturiert dokumentiert und dauerhaft aktuell hält. Alle steuerrelevanten Prozesse werden nachvollziehbar beschrieben, Verantwortlichkeiten klar zugeordnet und Änderungen revisionssicher protokolliert.
Zusätzlich stellt VD2 ein integriertes internes Kontrollsystem (IKS) bereit – inklusive Prüf- und Audit-Nachweisen.
Warum VD2 statt Word, Excel oder Vorlagen?
Word- und Excel-Dokumente sind statisch, pflegeintensiv und schnell veraltet. Vor allem fehlt der Nachweis der tatsächlichen Umsetzung und ein belastbares IKS.
VD2 arbeitet softwaregestützt:
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automatische Aufgaben zur regelmäßigen Prozessprüfung
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revisionssichere Versionierung und Änderungsdokumentation
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integriertes IKS mit Vier-Augen-Prinzip
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strukturierte Audit- und Prüfprotokolle
Das senkt den Zeitaufwand und erhöht die GoBD-Sicherheit deutlich.
Warum VD2 Prüfungsprobleme verhindert
In der Betriebsprüfung zählen Nachvollziehbarkeit, Prüfbarkeit und Ordnungsmäßigkeit. VD2 liefert genau diese formellen Nachweise:
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klare Prozess- und Verfahrensbeschreibungen
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dokumentierte Kontrollen
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vollständige Änderungsnachweise
Der integrierte GoBD-Check der Prozesse erkennt Schwachstellen frühzeitig und reduziert das Risiko von Beanstandungen oder Hinzuschätzungen.
Kurz gesagt:
VD2 ist mehr als Dokumentation – es ist eine dauerhaft prüfungssichere Lösung für GoBD-konforme Prozesse und internes Kontrollsystem.
Deshalb ist VD2 die bessere Alternative zu Word, Excel und klassischen Doku-Tools.
Warum eine Verfahrensdokumentation so wichtig ist
Warum die Verfahrensdokumentation Pflicht ist – und wer verantwortlich ist
Die GoBD verlangen eine vollständige und nachvollziehbare Beschreibung aller digitalen Finanzprozesse. Dazu gehören insbesondere die eingesetzten Systeme, Prozessabläufe, Verantwortlichkeiten sowie interne Kontrollen. Viele Unternehmen unterschätzen diese Pflicht, weil frühere Betriebsprüfungen das Thema nicht immer aktiv aufgegriffen haben oder weil Steuerberater die Anforderung nicht ausreichend priorisieren. Die Pflicht zur Verfahrensdokumentation besteht jedoch unabhängig davon, ob sie bisher eingefordert wurde oder nicht.
Die Verantwortung für die Erstellung, Aktualität und Vollständigkeit der Verfahrensdokumentation liegt stets beim steuerpflichtigen Unternehmen. Aussagen eines Steuerberaters, wonach eine Verfahrensdokumentation „nicht notwendig“ sei, entbinden das Unternehmen nicht von dieser gesetzlichen Pflicht. Erfolgt eine solche Einschätzung, sollte sie aus Gründen der Nachvollziehbarkeit und rechtlichen Absicherung immer ausdrücklich und schriftlich – beispielsweise per E-Mail – eingeholt werden.
Fehlt die Verfahrensdokumentation oder ist sie unvollständig und ist zugleich die Nachvollziehbarkeit der Buchführung beeinträchtigt, entstehen in Betriebsprüfungen regelmäßig Schwierigkeiten. In solchen Fällen kann der Prüfer formelle Mängel feststellen, da Abläufe nicht ausreichend erklärt, systematisch nachvollzogen oder geprüft werden können. Je nach Einzelfall kann dies zu Anpassungen, Korrekturen oder steuerlichen Hinzuschätzungen führen.
Fazit:
Die Verfahrensdokumentation dient als zentraler Nachweis der Ordnungsmäßigkeit und GoBD-Konformität der Buchführung. Sie zeigt, dass digitale Abläufe nachvollziehbar, strukturiert und ordnungsgemäß dokumentiert sind – genau so, wie es die Finanzbehörden im Rahmen einer Betriebsprüfung erwarten.
Hinweis: VD2 erbringt keine steuerliche Beratung.
Alle Arten der Verfahrensdokumentation – in VD2 bereits enthalten
Je nach Unternehmensbereich gelten unterschiedliche Anforderungen an die Verfahrensdokumentation. VD2 bringt alle relevanten Varianten bereits integriert mit und bildet jeden Prozess so ab, wie es die GoBD und die Prüferpraxis verlangen.
Ersetzendes Scannen (Papier scannen und vernichten)
Kassen-verfahrensdokumentation
Onlineshop-
Verfahrensdokumentation
Digitale Belegablage (Beschreibung DMS)
GoBD gilt in allen Branchen – wir sind für Sie da.
Jede Branche in Deutschland muss die GoBD erfüllen – egal ob Handel, Handwerk, Produktion oder Dienstleistung. Gerade in der Finanzbuchhaltung ist es entscheidend, digitale Prozesse sauber (GoBD-konform) abzubilden, zu dokumentieren und regelmäßig zu prüfen. Dabei unterscheiden sich die Anforderungen je nach Branche, etwa durch ERP-Systeme, spezielle Branchensoftware, Kassenlösungen oder Online-Shops. Auch Themen wie dezentrales Arbeiten oder ersetzendes Scannen spielen eine große Rolle.
Industrie & produzierendes Gewerbe
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ERP & Warenwirtschaft
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Digitale Prozessketten
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Schnittstellen nachvollziehbar
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Prüfungsrisiko reduzieren
Handelsunternehmen & eCommerce
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Onlineshop & Payment
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Warenwirtschaft synchron
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Kasse & TSE dokumentiert
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Stornos/Retouren nachvollziehbar
Beteiligungsgesellschaften & Immobilien
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Digitale Belegablage & DMS
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Strukturierte Dokumentenflüsse
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Verantwortlichkeiten klar abbilden
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GoBD-konforme Prozesse sichern
Sozialunternehmen & öffentliche Einrichtungen
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Fördermittel- und Verwendungsnachweise dokumentieren
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Digitale Vorgangsbearbeitung im DMS prüfbar abbilden
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Mehrstufige Freigaben & Zuständigkeiten klar strukturiert
Wie Sie mit VD2 starten
VD2 lässt sich ohne Mehraufwand in Ihren bestehenden digitalen Ablauf integrieren. Der Einstieg ist klar strukturiert, vollständig digital und sofort nachvollziehbar. Die jährliche Lizenz beinhaltet alle Funktionen, Updates und prüfungsrelevanten Nachweise, sowie soviele Benutzer wie Sie brauchen.
Was Sie erwarten können:
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digitaler, klarer Ablauf
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transparente Lizenzstruktur, inkl. Einbindung von externen Dienstleistern / Beratern
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alle Nachweise inklusive
Sicherheit?
Qualitätsstandard und GoBD-Siegel
Die GoBD sind an dieser Stelle eindeutig: Die Verantwortung für die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung und der Verfahrensdokumentation liegt immer beim Steuerpflichtigen und kann weder technisch noch organisatorisch ausgelagert werden (GoBD, Rz. 12). Das gilt unabhängig davon, ob Software, Dienstleister oder Berater eingebunden sind.
Siegel, Zertifizierungen oder Testate – wie etwa ein IDW-PS-880-Testat – können bei der Kaufentscheidung unterstützen und Orientierung geben. Sie können jedoch niemals Sicherheit oder eine Garantie für die Erfüllung aller GoBD-Anforderungen bieten.
VD2 arbeitet deshalb eng mit Akteuren aus Behörden, Beratung und Unternehmen zusammen, um einen belastbaren Qualitätsstandard für Verfahrensdokumentationen zu etablieren. Wir stellen uns bewusst der fachlichen Kritik, hören unterschiedliche Expertenmeinungen und entwickeln daraus eine praxisnahe, realistische Lösung – mit dem Ziel, die pragmatischste und beste Software am Markt bereitzustellen. Wir werden zum “Prüfstandard”.
Ablauf, Pflege und Kontrolle der Verfahrensdokumentation und Geschäftsprozesse
4 Schritte
Entscheidung für ein Paket
In beiden Fällen genießen Sie volle Transparenz und Datenhoheit. Sie können jederzeit die Verfahrensdokumentation selbst aktualisieren oder aktualisieren lassen.
Team anlegen und dokumentieren
Dokumentation generieren und aktuell halten
Audit und Internes Kontrollsystem
Verfahrensdokumentation Vorlagen- Verfahrensdokumentation für Systeme
VD2 unterstützt bereits eine Vielzahl digitaler Systeme, die im Mittelstand regelmäßig eingesetzt werden. Für viele davon liegen strukturierte Prozessvorlagen vor, die den Aufbau der Verfahrensdokumentation deutlich vereinfachen. Ob Belegerfassung, Ausgabenmanagement, DMS, ERP oder Kasse – VD2 bildet die Abläufe dieser Systeme nachvollziehbar, GoBD-konform und prüfungssicher ab. So können Unternehmen ihre bestehenden Tools ohne zusätzlichen Aufwand in eine vollständige Verfahrensdokumentation integrieren.
ELO Digital Office
d.velop
DocuWare
Business Central
DATEV
PLEO.io
SAP
ADDISON OneClick
Häufige Fragen zur Verfahrensdokumentation -FAQ
Was ist VD2?
VD2 ist eine Software zur Erstellung und Pflege einer GoBD-konformen Verfahrensdokumentation für digitale Finanzprozesse.
Mit VD2 werden steuerrelevante Abläufe strukturiert dokumentiert, Zuständigkeiten festgehalten, Änderungen automatisch versioniert und alle prüfungsrelevanten Nachweise zentral bereitgestellt. So entsteht eine nachvollziehbare, aktuelle und prüfungssichere Verfahrensdokumentation – ohne Word- oder Excel-Chaos.
Für wen ist VD2 geeignet?
VD2 ist geeignet für Unternehmen und Kanzleien, die ihre digitale Buchhaltung GoBD-konform, nachvollziehbar und prüfungssicher dokumentieren müssen.
Die Software richtet sich insbesondere an kleine und mittlere Unternehmen, Steuerberater und Steuerkanzleien sowie Unternehmen mit digitalen Belegen, DMS, Kassensystemen oder Onlineshops. VD2 ist ideal für alle, die ihre Verfahrensdokumentation nicht nur erstellen, sondern dauerhaft aktuell, strukturiert und prüfungsfest halten wollen
Warum nutzen Unternehmen VD2 für die Verfahrensdokumentation?
Unternehmen nutzen VD2, um ihre Verfahrensdokumentation GoBD-konform, nachvollziehbar und prüfungssicher zu erstellen und dauerhaft aktuell zu halten.
Die Software hilft dabei, steuerlich relevante Prozesse strukturiert zu dokumentieren, ihre Einhaltung regelmäßig zu überprüfen und sich gezielt auf Betriebsprüfungen vorzubereiten. Gleichzeitig sorgt VD2 für Transparenz in der Buchhaltung und erleichtert die Einarbeitung neuer Mitarbeitender durch klar definierte und verständlich beschriebene Abläufe.
Welche Anforderungen der GoBD unterstützt VD2?
VD2 unterstützt die GoBD-Anforderungen, indem steuerlich relevante Prozesse vollständig, nachvollziehbar und prüfungssicher dokumentiert werden.
Die Software erfasst Prozesse, Verantwortlichkeiten, eingesetzte Systeme und Kontrollen strukturiert und ermöglicht deren regelmäßige Überprüfung. Durch automatische Aufgabenverteilung an die zuständigen Fachabteilungen sowie KI-gestützte Unterstützung bei der Prozessbeschreibung bleibt die Verfahrensdokumentation aktuell, konsistent und GoBD-konform.
Warum reicht ein Word- oder Excel-Dokument häufig nicht aus?
Word- oder Excel-Dokumente sind für eine GoBD-konforme Verfahrensdokumentation meist ungeeignet, da sie statisch sind und einen hohen manuellen Pflegeaufwand verursachen.
Informationen müssen abteilungsübergreifend gesammelt, abgestimmt und laufend aktualisiert werden. Bei Änderungen an Prozessen, Verantwortlichkeiten oder eingesetzten Systemen entstehen ohne strukturierte Unterstützung erhebliche Aufwände, wodurch Dokumentationen schnell veralten und ihre Nachvollziehbarkeit verlieren.
Wie wird die Verfahrensdokumentation mit VD2 aktuell gehalten?
VD2 hält die Verfahrensdokumentation automatisch aktuell, indem zuständige Fachabteilungen regelmäßig zur Überprüfung von Prozessen, Verantwortlichkeiten und Systemänderungen aufgefordert werden.
Bestätigte Anpassungen werden direkt dokumentiert, versioniert und nachvollziehbar in die Verfahrensdokumentation übernommen. So bleibt sie jederzeit GoBD-konform und prüfungssicher.
Welche Rolle spielt das Interne Kontrollsystem (IKS) in VD2?
Das Interne Kontrollsystem (IKS) in VD2 stellt sicher, dass dokumentierte Prozesse tatsächlich eingehalten und regelmäßig überprüft werden.
VD2 protokolliert Kontrollen, Stichproben und Änderungen nachvollziehbar und prüfungssicher. So entsteht ein GoBD-konformer Nachweis, dass Prozesse nicht nur dokumentiert, sondern im Unternehmensalltag auch gelebt werden.
Kann VD2 Schwachstellen in Prozessen sichtbar machen?
Ja, VD2 hilft dabei, Schwachstellen in steuerlich relevanten Prozessen frühzeitig zu erkennen.
Auf Basis der dokumentierten Abläufe macht VD2 Unklarheiten, Lücken oder Inkonsistenzen sichtbar. So können Prozesse rechtzeitig angepasst werden, bevor diese im Rahmen einer Betriebsprüfung zu Beanstandungen führen.
Wie unterstützt VD2 die Zusammenarbeit zwischen Fachabteilungen?
VD2 unterstützt die Zusammenarbeit zwischen Fachabteilungen durch eine strukturierte und automatisierte Aufgabenverteilung.
Aufgaben zur Überprüfung von Prozessen, Verantwortlichkeiten und Systemänderungen werden direkt an die zuständigen Bereiche verteilt. Dadurch entfällt das manuelle Sammeln von Informationen, und alle Inhalte werden nachvollziehbar, einheitlich und GoBD-konform dokumentiert.
Ist VD2 eine steuerliche oder rechtliche Beratung?
Nein, VD2 ist keine steuerliche oder rechtliche Beratung, sondern eine Software zur strukturierten Dokumentation von Prozessen.
VD2 unterstützt Unternehmen dabei, ihre Verfahrensdokumentation GoBD-konform, nachvollziehbar und prüfungssicher abzubilden. Die Software ersetzt jedoch nicht die individuelle Beratung durch Steuerberater oder Rechtsanwälte.
Mehr nützliche Informationen zur Erstellung und Pflege der Verfahrensdokumentation
in unserem Blog
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