Ihr Partner für GoBD-konforme Verfahrensdokumentation
Verfahrensdokumentation-Software VD2 für die digitale Belegablage
Erstellen, aktualisieren und auditieren Sie eine GoBD-konforme Verfahrensdokumentation Ihrer digitalen Belegablage (DMS) in Rekordzeit. IKS und KI-Assistent inklusive.
Vollständige DMS-Dokumentation
Vorgefertigte DMS-Dokumentationsstruktur
IKS-Protokoll mit Verantwortlichkeiten
Automatisierter Audit-Workflow
Effizienter mit KI-Schreibassistent
DMS-Dokumentation kann so einfach sein
Dokumentieren Sie Ihre digitale Belegablage sauber & GoBD-konform
VD2 ist die einfachste Möglichkeit zur Erstellung einer GoBD-konformen Verfahrensdokumentation. Mithilfe einer dezentralen Informationserfassung werden Aufgaben automatisch an die jeweilige Fachabteilung versendet und Informationen konstant aktuell gehalten werden. Einfach und effizient.
Vertrauen ist gut, Referenzen sind besser
Unternehmen, die ihre Finanzprozesse sicher, nachvollziehbar und GoBD-konform dokumentieren.
In VD2 bereits enthalten
Alle GoBD-relevanten Bereiche abgedeckt
Je nach Unternehmensbereich gelten unterschiedliche Anforderungen an die Verfahrensdokumentation. VD2 bringt alle relevanten Varianten bereits integriert mit und bildet jeden Prozess so ab, wie es die GoBD und die Prüferpraxis verlangen.
Ersetzendes Scannen
Dokumentation für papierloses ersetzendes Scannen
Kasse/Kassenführung
Dokumentation der Kasse inkl. TSE und DSFinV-K
Onlineshops/E-Commerce
Dokumentation relevanter E-Commerce-Prozesse
Für Steuerberater & -kanzleien
Mandanten- & Whitelabelfähige Verfahrensdokumentationen
Eine Verfahrensdokumentation-Software für jedes System
Sie haben die Prozesse, wir die Lösung
Mit VD2 können Sie die Prozesse all Ihrer Systeme bequem dokumentieren. Dafür gibt es viele strukturierte Prozessvorlagen für alle gängigen Bereiche, die Erstellung der Dokumentation deutlich vereinfachen.
Dokumentenmanagementsystem für digitale Ablage, Archivierung und nachvollziehbare Belegprozesse.
DMS-/ECM-System für digitale Dokumentenprozesse, Archivierung und geregelte Zugriffe.
System für Ausgabenmanagement mit Belegen, Kartenumsätzen und Freigabeprozessen.
Mandantenportal für digitalen Belegaustausch und die Zusammenarbeit mit der Kanzlei.
Software für Buchhaltungs-, Beleg- und steuerlich relevante Dokumentationsprozesse.
Dokumentenmanagement- und Workflow-System für digitale Ablage, Freigaben und Belegprozesse.
ERP-System für kaufmännische Prozesse wie Finanzbuchhaltung, Einkauf und Verkauf.
Warum Unternehmen jetzt handeln müssen
Die GoBD-Vorgaben verpflichten Unternehmen, selbst aktiv zu werden
Die GoBD verlangen eine vollständige und nachvollziehbare Beschreibung aller digitalen Finanzprozesse. Fehlt die Verfahrensdokumentation oder ist sie unvollständig, entstehen in Betriebsprüfungen regelmäßig Beanstandungen. Abläufe sind dann nicht sauber prüfbar, Verantwortlichkeiten bleiben unklar und je nach Einzelfall drohen formelle Mängel und Hinzuschätzungen.
Praktische Funktionen für smarte Dokumentationen
Praktische Funktionen für die Dokumentation der digitalen Belegablage
- Vorgefertigte Dokumentationsstruktur für DMS (digitale Belegablage)
- Geführte Dokumentation der digitalen Belegablage
- KI-Schreibhilfe zur schnellen Erstellung von Prozessbeschreibungen
- Integriertes IKS mit klaren Verantwortlichkeiten und Protokollen
- Dezentrale Informationssammlung mit Vier-Augen-Prinzip
- Automatische Arbeitsanweisungen an Fachabteilungen
- Einfacher PDF-Export der vollständigen Dokumentation für schnelle Prüfnachweise
GoBD-konformes Dokumentenmanagement
Alle GoBD-Anforderungen abgedeckt
- Vollständige Verfahrensdokumentation der digitalen Belegablage (DMS)
- Allgemeine Beschreibung: Überblick über das Unternehmen, Standorte, Verantwortlichkeiten und die organisatorische Struktur.
- Anwenderdokumentation: Detaillierte Beschreibung, wie Mitarbeiter mit den Systemen arbeiten (z. B. wie Rechnungen gescannt oder Kassen bedient werden).
- Technische Systemdokumentation: Auflistung der eingesetzten Hard- und Software, Schnittstellen und Netzwerkinfrastruktur.
- Betriebsdokumentation: Regelungen zur Datensicherung, Archivierung, Zugriffsrechten und zum Datenschutz.
- Klare Verantwortlichkeiten, Rollen und Zugangsberechtigungen
- Automatisches Änderungsprotokoll (Update-Logs)
- Automatische Versionierung
- GoBD-Check aller DMS-Prozesse
GoBD-konforme Verfahrensdokumentation der digitalen Belegablage mit VD2
Verfahrensdokumentation-Software für Ihr DMS: eine Notwendigkeit
Ein DMS bildet zentrale Teile der digitalen Buchführung ab: Belegablage, Verschlagwortung, Dokumentenprozesse, Freigaben, Zugriffsrechte und Archivierung. Damit diese Abläufe nachvollziehbar bleiben, ist eine klare Beschreibung der technischen Umgebung und der organisatorischen Prozesse, sowie Benutzerrechte erforderlich.
Gerade weil viele Schritte im DMS automatisiert ablaufen, kann ohne Dokumentation schnell unklar werden, wie ein Dokument verarbeitet, wo es abgelegt oder wie es verändert wurde. Auch Verantwortlichkeiten, Freigabewege und Zugriffsrechte sollten nachvollziehbar beschrieben sein, damit sichtbar ist, wie Dokumente im Unternehmen verarbeitet werden.
Eine strukturierte Verfahrensdokumentation kann helfen, diese Abläufe vollständig darzustellen und die GoBD-relevanten Anforderungen rund um digitale Belegablage und Archivierung abzubilden.
Damit Abläufe in der digitalen Belegablage nachvollziehbar dargestellt werden können, sollte die Verfahrensdokumentation die technischen und organisatorischen Prozesse des DMS klar beschreiben. Dazu gehören insbesondere:
- Ablageprozess
- Verschlagwortung und Klassifizierung
- Freigabeprozesse und Workflows
- Zugriffsrechte und Verantwortlichkeiten
- Archivierungs- und Aufbewahrungsregeln
- Schnittstellen zu anderen Systemen
- Änderungs- und Aktualisierungsprozesse
In der digitalen Belegablage bestehen typische Risiken, wenn Abläufe nicht klar geregelt oder dokumentiert sind. Dies kann die GoBD-Konformität gefährden und bei einer Betriebsprüfung zu Beanstandungen führen, insbesondere durch:
- fehlende oder unklare Verfahrensdokumentation
- unstrukturierte digitale Belegablage
- nachträglich veränderbare oder löschbare Belege
- fehlende oder falsch vergebene Zugriffsrechte
- kein oder unzureichendes internes Kontrollsystem (IKS)
- nicht dokumentierte Prozesse und Schnittstellen
Fragen zu VD2
Häufige Fragen zur Verfahrensdokumentation der digitalen Belegablage (DMS) mit VD2
VD2 ist eine Software zur Erstellung und Pflege einer GoBD-konformen Verfahrensdokumentation für digitale Finanzprozesse.
Mit VD2 werden steuerrelevante Abläufe strukturiert dokumentiert, Zuständigkeiten festgehalten, Änderungen automatisch versioniert und alle prüfungsrelevanten Nachweise zentral bereitgestellt. So entsteht eine saubere und GoBD-konforme Verfahrensdokumentation – ohne Word- oder Excel-Chaos.
Reicht ein DMS allein für eine GoBD-konforme Verfahrensdokumentation aus?
Nein. Ein DMS ist nur das System; zusätzlich erforderlich ist eine aktuelle, verständliche und prüfbare Verfahrensdokumentation, die die technischen und organisatorischen Abläufe, Rechte, Kontrollen, Schnittstellen und Änderungen beschreibt. Allein eine Ablage- oder Suchfunktion reicht regelmäßig nicht aus.
Welche GoBD-Anforderungen gelten für ein DMS?
Das DMS muss steuerlich relevante Dokumente so verarbeiten und aufbewahren, dass sie nachvollziehbar, vollständig, unveränderbar, lesbar und maschinell auswertbar bleiben. Dafür braucht es eine verständliche Verfahrensdokumentation, Schutz gegen unberechtigte Änderungen, geregelte Zugriffsrechte, nachvollziehbare Änderungsprotokollierung und die Möglichkeit, aufbewahrungspflichtige Daten für Prüfungen bereitzustellen.
Was muss bei einer digitalen Belegablage dokumentiert werden?
Ablageprozess, Verschlagwortung und Klassifizierung, Freigabeprozesse und Workflows, Zugriffsrechte und Verantwortlichkeiten, Archivierungs- und Aufbewahrungsregeln, Schnittstellen zu anderen Systemen sowie Änderungs- und Aktualisierungsprozesse.
Wie dokumentiert VD2 meine digitale Belegablage GoBD-konform?
VD2 führt Sie Schritt für Schritt durch die GoBD-relevanten Prozesse der digitalen Belegablage, dokumentiert Abläufe, Kontrollen und Änderungen strukturiert und erstellt daraus eine vollständige Verfahrensdokumentation mit IKS-Protokollen, Prozessprotokollen, Versionshistorie und PDF-Export.
Wie versioniert VD2 Änderungen an der DMS-Verfahrensdokumentation?
Über eine automatische Aktualisierung bei Prozessänderungen sowie ein automatisches Änderungs- und Versionsprotokoll, sodass Änderungen an Abläufen, Kontrollen und Verantwortlichkeiten nachvollziehbar festgehalten werden.
Wer ist für die revisionssichere Archivierung verantwortlich: VD2 oder das DMS?
VD2 dokumentiert die Verfahren und liefert Nachweise zur digitalen Archivierung und Unveränderbarkeit. Die technische revisionssichere Speicherung selbst muss im eingesetzten DMS bzw. Archivsystem umgesetzt sein; verantwortlich bleibt der Steuerpflichtige bzw. das Unternehmen.
Wie oft muss die DMS-Verfahrensdokumentation aktualisiert werden?
Nicht in einem festen Intervall, sondern immer dann, wenn sich Systeme, Prozesse, Rechte, Schnittstellen oder Kontrollen ändern. Maßgeblich ist, dass die Verfahrensdokumentation jederzeit aktuell ist und alle System- und Verfahrensänderungen inhaltlich und zeitlich lückenlos dokumentiert.
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Christian Heinrich
dokumentation@vd2.software
+49 (0)175 3500577
