DMS-Verfahrensdokumentation-Software für die digitale Belegablage
Forderung der Verfahrensdokumentation in der Betriebsprüfung
Warum eine Verfahrensdokumentation für die digitale Belegablage notwendig ist
Warum eine Verfahrensdokumentation für die digitale Belegablage notwendig ist
Ein DMS bildet zentrale Teile der digitalen Buchführung ab: Belegablage, Verschlagwortung, Dokumentenprozesse, Freigaben, Zugriffsrechte und Archivierung. Damit diese Abläufe nachvollziehbar bleiben, ist eine klare Beschreibung der technischen Umgebung und der organisatorischen Prozesse, sowie Benutzerrechte erforderlich.
Gerade weil viele Schritte im DMS automatisiert ablaufen, kann ohne Dokumentation schnell unklar werden, wie ein Dokument verarbeitet, wo es abgelegt oder wie es verändert wurde. Auch Verantwortlichkeiten, Freigabewege und Zugriffsrechte sollten nachvollziehbar beschrieben sein, damit sichtbar ist, wie Dokumente im Unternehmen verarbeitet werden.
Eine strukturierte Verfahrensdokumentation kann helfen, diese Abläufe vollständig darzustellen und die GoBD-relevanten Anforderungen rund um digitale Belegablage und Archivierung abzubilden.
Was in der Verfahrensdokumentation zur digitalen Belegablage dokumentiert werden muss
Damit Abläufe in der digitalen Belegablage nachvollziehbar dargestellt werden können, sollte die Verfahrensdokumentation die technischen und organisatorischen Prozesse des DMS klar beschreiben. Dazu gehören insbesondere:
- Ablageprozess
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Verschlagwortung und Klassifizierung
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Freigabeprozesse und Workflows
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Zugriffsrechte und Verantwortlichkeiten
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Archivierungs- und Aufbewahrungsregeln
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Schnittstellen zu anderen Systemen
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Änderungs- und Aktualisierungsprozesse
Typische Risiken in der digitalen Belegablage
In der digitalen Belegablage bestehen typische Risiken, wenn Abläufe nicht klar geregelt oder dokumentiert sind. Dies kann die GoBD-Konformität gefährden und bei einer Betriebsprüfung zu Beanstandungen führen, insbesondere durch:
- fehlende oder unklare Verfahrensdokumentation
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unstrukturierte digitale Belegablage
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nachträglich veränderbare oder löschbare Belege
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fehlende oder falsch vergebene Zugriffsrechte
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kein oder unzureichendes internes Kontrollsystem (IKS)
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nicht dokumentierte Prozesse und Schnittstellen
Wie VD2 die Verfahrensdokumentation zur digitalen Belegablage abdeckt
VD2 bietet eine strukturierte Lösung für die Verfahrensdokumentation der digitalen Belegablage und des ersetzenden Scannens. Das System führt Schritt für Schritt durch alle GoBD-relevanten Prozesse und dokumentiert automatisch jeden Ablauf, jede Kontrolle und jede Änderung.
VD2 übernimmt dabei:
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strukturierte Beschreibung aller Prozesse der digitalen Belegablage
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automatische Aktualisierung der Dokumentation bei Prozessänderungen
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integriertes internes Kontrollsystem (IKS) zur Qualitätssicherung
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revisionssicheren Export der Verfahrensdokumentation als PDF
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Ergebnisse, die Sie mit VD2 erhalten
Mit VD2 wird die digitale Belegablage vollständig und prüfungssicher dokumentiert. Sie erhalten unter anderem:
- eine vollständige GoBD-konforme Verfahrensdokumentation (PDF)
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IKS-Protokolle inkl. Kontrollen, Stichproben und Nachweisen
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Protokolle aller relevanten Prozessschritte
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ein automatisches Änderungs- und Versionsprotokoll
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eine klare Übersicht über Verantwortlichkeiten
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Nachweise zur digitalen Archivierung und Unveränderbarkeit
Weiterführende Hinweise
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GoBD-Leitfäden für Unternehmen
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Prüferhinweise zum ersetzenden Scannen
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Praxisbeispiele aus Betriebsprüfungen
Sicherheit?
Qualitätsstandard und GoBD-Siegel
Wie stellt VD2 die Qualität einer GoBD-konformen Verfahrensdokumentation sicher?
VD2 stellt die Qualität der Verfahrensdokumentation durch regelmäßige und umfassende Prüfungen nach den aktuellen GoBD-Anforderungen sicher. Die Software wird fortlaufend von Experten wie Steuerberatern, Wirtschaftsprüfern, IT-Auditoren sowie von Betriebsprüfern der Finanzbehörden überprüft und bewertet.
So wird gewährleistet, dass VD2 jederzeit dem aktuellen Stand der gesetzlichen und fachlichen Anforderungen an eine GoBD-konforme Verfahrensdokumentation entspricht.
Weitere Informationen zum aktuellen Prüfstandard und zum GoBD-Siegel finden Sie hier.
Bereit für den nächsten Schritt? Geprüfte und nachvollziehbare Compliance
Mit VD2 sichern Sie Ihre GoBD-konforme Verfahrensdokumentation transparent und prüfungssicher ab – für klare Prozesse, geringere Risiken und verlässliche Compliance im Unternehmensalltag und bei Betriebsprüfungen.
Häufige Fragen zur Verfahrensdokumentation -FAQ
Was sind die GoBD und warum sind sie wichtig für mein Unternehmen?
Die GoBD sind verbindliche Vorgaben der Finanzverwaltung, die regeln, wie steuerrelevante Daten und Dokumente ordnungsgemäß erstellt, verarbeitet, gespeichert und archiviert werden müssen.
Sie stellen sicher, dass Ihre Buchführung nachvollziehbar, vollständig, unveränderbar und prüfbar ist. Für Unternehmen sind die GoBD wichtig, da sie die rechtliche Grundlage für digitale Buchhaltungs- und Archivierungsprozesse bilden. Bei Betriebsprüfungen dienen sie als Maßstab, anhand dessen das Finanzamt die Ordnungsmäßigkeit Ihrer Unterlagen bewertet. Eine Einhaltung der GoBD reduziert das Risiko von Nachzahlungen, Schätzungen oder formalen Beanstandungen erheblich.
Was steht in einer Verfahrensdokumentation?
Damit eine Verfahrensdokumentation den GoBD-Vorgaben entspricht, muss sie alle relevanten Abläufe und Systeme dokumentieren, in denen steuerrelevante Daten verarbeitet werden.
Erforderlich sind insbesondere:
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Allgemeine Informationen – eingesetzte Systeme und steuerrelevante Prozesse
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Verantwortlichkeiten – Zuständigkeiten und Rollen im Unternehmen
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Technische Umsetzung – verwendete Software und IT-Systeme
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Datenverarbeitung und -speicherung – Erfassung, Verarbeitung und Archivierung
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Änderungs- und Prüflogik – Sicherstellung von Nachvollziehbarkeit und Unveränderbarkeit
-
Zugriffsrechte und Berechtigungen – geregelter Datenzugang
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Datensicherung und Archivierung – Aufbewahrungsfristen und Sicherungsmaßnahmen
Wofür wird eine Verfahrensdokumentation benötigt?
Eine Verfahrensdokumentation kann jederzeit von einem Betriebsprüfer angefordert werden – vor oder während einer Außenprüfung oder im Rahmen einer Kassennachschau. Sie dient als zentraler Nachweis dafür, dass Ihre digitale Buchführung ordnungsgemäß organisiert ist.
Mit einer vollständigen und strukturierten Verfahrensdokumentation erhält der Prüfer einen schnellen Überblick über Ihre EDV-Systeme, Speichermedien und Verarbeitungsprozesse sowie über Anwender, Zugriffsrechte und Schutz- und Kontrollmaßnahmen. Fehlt die Verfahrensdokumentation oder ist sie unvollständig, kann die Buchführung als nicht ordnungsgemäß eingestuft werden. Dies kann zu Schätzungen, höheren Steuerzahlungen, Rückfragen und Verzögerungen im Prüfungsverfahren führen.
Ab wann muss eine Verfahrensdokumentation vorgehalten werden?
Eine Verfahrensdokumentation muss vorgehalten werden, sobald in Ihrem Unternehmen steuerrelevante Daten digital verarbeitet, gespeichert oder archiviert werden.
Das betrifft bereits den Einsatz von Buchhaltungssoftware, digitalen Belegen, E-Mail-Rechnungen, Kassensystemen, DMS, ERP-Systemen oder Onlineshops. Die GoBD verlangen, dass die Verfahrensdokumentation ab Beginn der digitalen Prozesse vorhanden ist – nicht erst zur Betriebsprüfung. Wird sie erst im Nachhinein erstellt, gilt sie aus Sicht der Finanzverwaltung häufig als unzureichend oder nicht belastbar.
Gibt es unterschiedliche Dokumentationen?
Je nach Unternehmensstruktur und den eingesetzten Systemen kann eine Verfahrensdokumentation mehrere Bereiche umfassen. Typische Bestandteile sind:
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Digitale Belegablage – wie Papier- und elektronische Belege erfasst, geordnet und archiviert werden
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Ersetzendes Scannen – wie Papierdokumente digitalisiert und anschließend rechtskonform vernichtet werden
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Onlineshop – wie Bestellungen, Zahlungen und Rechnungen verarbeitet und gespeichert werden
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Registrierkasse – wie Kassendaten erfasst, gesichert und für Prüfungen bereitgestellt werden
Bei einer Betriebsprüfung verlangt das Finanzamt in der Regel sowohl eine Verfahrensdokumentation als auch Verfahrensdokumentationen für Vorsysteme.
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Die Verfahrensdokumentation beschreibt, wie steuerrelevante Daten im Unternehmen verarbeitet, gespeichert und archiviert werden (z. B. DMS, IKS).
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Die Verfahrensdokumentation für Vorsysteme dokumentiert, wie Daten in vorgelagerten Systemen entstehen und weiterverarbeitet werden (z. B. Warenwirtschaft, Kassensystem, Onlineshop).
Was passiert, wenn die Verfahrensdokumentation fehlt?
Fehlt eine Verfahrensdokumentation oder ist sie unvollständig, kann die Finanzverwaltung die Buchführung als nicht ordnungsgemäß einstufen.
Dies kann zu Schätzungen führen, die häufig mit höheren Steuerzahlungen verbunden sind. Zusätzlich steigen das Risiko von Rückfragen, Verzögerungen und möglichen Sanktionen im Rahmen einer Betriebsprüfung.
Weitere Nutzen der Verfahrensdokumentation
Die Verfahrensdokumentation dient nicht nur der Erfüllung steuerlicher Anforderungen, sondern bietet auch klare Vorteile für Ihr Unternehmen.
Ein zentraler Nutzen ist die Transparenz der Prozesse. Durch die regelmäßige Prüfung und Dokumentation von Abläufen werden Schattenprozesse vermieden und Optimierungspotenziale sichtbar. Das steigert Effizienz, Qualität und Sicherheit im Tagesgeschäft.
Zudem erleichtert eine strukturierte Verfahrensdokumentation das Onboarding neuer Mitarbeitender, da Abläufe verständlich beschrieben und schnell nachvollziehbar sind.
Kurz gesagt: Eine gute Verfahrensdokumentation schafft Ordnung in der Buchführung und stärkt nachhaltig die internen Prozesse Ihres Unternehmens.
Mehr nützliche Informationen zur Erstellung und Pflege der Verfahrensdokumentation
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