Mandantenfähige Verfahrensdokumentation für Steuerberater & -kanzleien

Ohne eine aktuelle Verfahrensdokumentation steigt das Risiko, dass die Buchführung bei einer Betriebsprüfung als formell mangelhaft eingestuft wird.

Treten zusätzlich Fehler oder Unklarheiten in der Buchführung auf, kann die fehlende Nachvollziehbarkeit zu Beanstandungen, Hinzuschätzungen und steuerlichen Nachteilen führen. Besonders kritisch ist die Kombination aus veralteter oder fehlender Dokumentation und nicht eindeutig erklärbaren digitalen Prozessen.

VD2 unterstützt Steuerberater dabei, Betriebsprüfungsrisiken zu reduzieren, indem es Transparenz über die digitalen Prozesse des Mandanten schafft.

Mit dem integrierten GoBD-Check macht VD2 mögliche Schwachstellen in Prozessen sichtbar, sodass Unregelmäßigkeiten frühzeitig erkannt und behoben werden können. Die gepflegte Verfahrensdokumentation dient zudem als formeller, prüfungssicherer Nachweis der dokumentierten Abläufe gegenüber der Finanzverwaltung.

Die Verantwortung für die Verfahrensdokumentation liegt immer beim Mandanten.

VD2 ermöglicht jedoch eine flexible Umsetzung: Die Verfahrensdokumentation kann vom Mandanten selbst erstellt, gemeinsam mit der Kanzlei gepflegt oder situativ mit Unterstützung von VD2-Experten aufgebaut werden. Die Steuerkanzlei entscheidet je Mandant, wie stark sie eingebunden ist – während die Verantwortung rechtlich beim Unternehmen verbleibt.

Die Verfahrensdokumentation scheitert in der Praxis häufig an ungeeigneten Werkzeugen und fehlender Systematik.

Manuelle Informationsbeschaffung ist zeitaufwendig, Aktualisierungen werden im Alltag vergessen und ein strukturiertes internes Kontrollsystem (IKS) fehlt oft. Ohne automatisierte Aufgabenverteilung, klare Zuständigkeiten und regelmäßige Kontrollen bleibt die Verfahrensdokumentation unvollständig oder veraltet und erfüllt die GoBD-Anforderungen nicht dauerhaft.

VD2 löst die manuelle Informationsbeschaffung, indem relevante Informationen dezentral und automatisiert direkt bei den zuständigen Fachabteilungen abgefragt werden.

Aufgaben, Erinnerungen und Zuständigkeiten werden systemseitig gesteuert, sodass kein manuelles Nachhalten per E-Mail oder Liste notwendig ist. Dadurch bleiben Prozesse aktuell, nachvollziehbar dokumentiert und dauerhaft GoBD-konform.

VD2 sorgt dafür, dass die Verfahrensdokumentation regelmäßig und systematisch aktualisiert wird.

Über das integrierte Interne Kontrollsystem (IKS) werden Verantwortliche automatisch zur Prüfung von Prozessen, Zuständigkeiten und Systemänderungen aufgefordert. Bestätigte Anpassungen werden revisionssicher versioniert und nachvollziehbar in die Verfahrensdokumentation übernommen, sodass sie jederzeit GoBD-konform und prüfungssicher bleibt.

Das Interne Kontrollsystem (IKS) spielt für Kanzleien eine zentrale Rolle, um die Ordnungsmäßigkeit und Nachvollziehbarkeit der Mandantenprozesse sicherzustellen.

Mit VD2 können Kanzleien überprüfen, ob dokumentierte Prozesse im Unternehmen tatsächlich gelebt werden. Stichproben, Kontrollen und Freigaben im Vier-Augen-Prinzip werden systematisch durchgeführt und nachvollziehbar dokumentiert. Daraus entstehen prüfungssichere Protokolle, die das Haftungsrisiko reduzieren und die Vorbereitung auf Betriebsprüfungen deutlich erleichtern.

Der GoBD-Check in VD2 prüft die dokumentierten Prozesse systematisch auf ihre GoBD-Konformität und macht mögliche Schwachstellen sichtbar.

Die Analyse zeigt verständlich auf, wo Prozesse konsistent, nachvollziehbar und prüfungssicher sind und an welchen Stellen Anpassungsbedarf besteht. So erhalten Kanzleien und Mandanten eine klare Entscheidungsgrundlage, um Prozesse gezielt zu verbessern und Risiken frühzeitig vor einer Betriebsprüfung zu reduzieren.

Kanzleien profitieren von der Mandantenfähigkeit von VD2 durch eine klare, sichere und skalierbare Verwaltung mehrerer Mandanten.

VD2 ermöglicht eine strukturierte Betreuung mit eindeutiger Rechte- und Lizenzvergabe: Jeder Berater sieht ausschließlich die ihm zugeordneten Mandanten. So lassen sich Verfahrensdokumentationen effizient einführen, zentral steuern und GoBD-konform pflegen – auch bei wachsender Mandantenzahl.

1. Mehrstufige Architektur mit sauberer Daten- und Rechte­trennung

VD2 bietet eine mehrstufige Architektur (Admin – Berater – Mandant), die eine klare Trennung von Daten, Rollen und Zuständigkeiten ermöglicht. Jeder Berater sieht ausschließlich die ihm zugeordneten Mandanten, während Verbände oder Gruppen zentral steuern können.

Mehrwert:

Klare datenschutzrechtliche Trennung, eindeutige Verantwortlichkeiten und sichere Skalierbarkeit über viele Kanzleien hinweg.

2. Zentrale Steuerung bei dezentraler Nutzung

Im zentralen Adminbereich werden Berater, Kanzleien, Zugänge und Standards verwaltet. Gleichzeitig arbeiten Berater und Mandanten eigenständig in ihrer jeweiligen Umgebung.

Mehrwert:

Einheitliche Vorgaben bei hoher operativer Freiheit der einzelnen Kanzleien.

3. Einheitliche Compliance- und Dokumentationsstandards

VD2 ermöglicht es, gruppenweit einheitliche Strukturen für Verfahrensdokumentation, IKS und Prüfprotokolle vorzugeben.

Mehrwert:

Gleichbleibende Qualität der Verfahrensdokumentation über alle Kanzleien und Mandanten hinweg – unabhängig vom Standort oder Berater.

4. Automatisiertes Projektmanagement für Erstellung und Aktualisierung

VD2 verteilt Aufgaben zur Erstellung und Aktualisierung der Verfahrensdokumentation automatisiert an die zuständigen Fachabteilungen und Mandanten.

Mehrwert:

Deutlich reduzierter Koordinationsaufwand und geringere Abhängigkeit von manueller Abstimmung oder E-Mail-Kommunikation.

5. Integriertes Internes Kontrollsystem (IKS)

VD2 stellt sicher, dass dokumentierte Prozesse regelmäßig überprüft werden. Stichproben, Kontrollen und Freigaben erfolgen nachvollziehbar, inklusive Vier-Augen-Prinzip.

Mehrwert:

Strukturierte und prüfungssichere Nachweise für gelebte Prozesse auf Gruppen- und Mandantenebene.

6. GoBD-Check der Prozesse über alle Kanzleien hinweg

Der KI-gestützte GoBD-Check analysiert dokumentierte Prozesse und identifiziert mögliche Schwachstellen.

Mehrwert:

Frühzeitige Transparenz über Risiken in Mandantenprozessen – bevor diese in Betriebsprüfungen relevant werden.

7. Skalierbare Betreuung ohne zusätzlichen Personalaufbau

VD2 ermöglicht eine standardisierte, wiederholbare und skalierbare Umsetzung der Verfahrensdokumentation – ohne individuelle Sonderlösungen pro Mandant.

Mehrwert:

Effiziente Betreuung wachsender Kanzlei- und Mandantenstrukturen.

8. Unterstützung bei Schulung und Qualitätssicherung

Zentrale Admins können Schulungsunterlagen, Videoanleitungen und PDFs hinterlegen und gruppenweit verfügbar machen.

Mehrwert:

Schneller Wissenstransfer, geringerer Schulungsaufwand und konsistente Arbeitsweisen innerhalb der Gruppe.

Kurzfazit für Verbände & Kanzleigruppen

VD2 ist ideal für Steuerberater-Verbände und Kanzleigruppen, die Verfahrensdokumentation, IKS und GoBD-konforme Prozesse zentral steuern und dezentral umsetzen möchten – strukturiert, nachvollziehbar und skalierbar.

Ja, VD2 unterstützt Kanzleien dabei, ihre Mandanten strukturiert und effizient zur Verfahrensdokumentation zu beraten.

Mit VD2 können Verfahrensdokumentationen standardisiert, wiederholbar und skalierbar erstellt und gepflegt werden. Ergänzend steht ein Partnernetzwerk aus Digitalisierungsberatern zur Verfügung, das Mandanten bei der praktischen Umsetzung und Optimierung ihrer Prozesse unterstützt. Dadurch können Kanzleien ihre Beratungsleistung erweitern, ohne zusätzlichen internen Aufwand aufzubauen.

Nein, VD2 ist keine steuerliche oder rechtliche Beratung, sondern eine Software zur Dokumentation, Strukturierung und Überprüfung von Prozessen.

VD2 unterstützt Unternehmen und Kanzleien dabei, ihre Verfahrensdokumentation GoBD-konform, nachvollziehbar und prüfungssicher abzubilden. Die individuelle steuerliche oder rechtliche Beratung durch Steuerberater oder Rechtsanwälte wird dadurch nicht ersetzt.