Ihr Partner für GoBD-konforme Verfahrensdokumentation
Die Verfahrensdokumentation-Software VD2
Erstellen Sie eine GoBD-konforme Verfahrensdokumentation in 3 statt 30 Stunden. IKS und KI-Assistent inklusive.
Vollständige Verfahrensdokumentation
Automatisierter Audit-Workflow
Effizienter mit KI-Schreibassistent
IKS-Protokoll mit Verantwortlichkeiten
Automatisch Versionierung
Vollständige Prozesstransparenz
Verfahrensdokumentation kann so einfach sein
Erstellen Sie eine GoBD-konforme Verfahrensdokumentation in 3 statt 30 Stunden
VD2 ist die einfachste Möglichkeit zur Erstellung einer GoBD-konformen Verfahrensdokumentation. Mithilfe einer dezentralen Informationserfassung werden Aufgaben automatisch an die jeweilige Fachabteilung versendet und Informationen konstant aktuell gehalten werden. Einfach und effizient
Vertrauen ist gut, Referenzen sind besser
Unternehmen, die ihre Finanzprozesse sicher, nachvollziehbar und GoBD-konform dokumentieren.
In VD2 bereits enthalten
Alle GoBD-relevanten Bereiche abgedeckt
Eine vollständige Verfahrensdokumentation besteht nicht nur aus der allgemeinen Beschreibung der Finanzprozesse. Für bestimmte Bereiche gelten zusätzliche Anforderungen, die separat abgebildet werden müssen.
VD2 bringt alle Arten der Verfahrensdokumentation bereits standardmäßig mit – vollständig integriert und strukturiert.
Für jeden erforderliche Art der Verfahrensdokumentation stellt VD2 die passende Struktur bereit, führt den Anwender intuitiv durch alle relevanten Prozessschritte und erzeugt automatisch die Nachweise, die in Betriebsprüfungen regelmäßig gefordert werden.
Ersetzendes Scannen
Dokumentation für papierloses ersetzendes Scannen
Digitale Belegablage (DMS)
DMS-Dokumentation: Dokumente, Daten, Vorgänge...
Kasse/Kassenführung
Dokumentation der Kasse inkl. TSE und DSFinV-K
Onlineshops/E-Commerce
Dokumentation relevanter E-Commerce-Prozesse
Steuerberater & -Kanzleien
Mandanten- & Whitelabelfähige Verfahrensdokumentationen
Eine Verfahrensdokumentation-Software für jedes System
Sie haben die Prozesse, wir die Lösung
Mit VD2 können Sie die Prozesse all Ihrer Systeme bequem dokumentieren. Dabei gibt es viele strukturierte Prozessvorlagen für alle gängigen Bereiche, die die Erstellung der Dokumentation deutlich vereinfachen.
Dokumentenmanagementsystem für digitale Ablage, Archivierung und nachvollziehbare Belegprozesse.
DMS-/ECM-System für digitale Dokumentenprozesse, Archivierung und geregelte Zugriffe.
System für Ausgabenmanagement mit Belegen, Kartenumsätzen und Freigabeprozessen.
Mandantenportal für digitalen Belegaustausch und die Zusammenarbeit mit der Kanzlei.
Software für Buchhaltungs-, Beleg- und steuerlich relevante Dokumentationsprozesse.
Dokumentenmanagement- und Workflow-System für digitale Ablage, Freigaben und Belegprozesse.
ERP-System für kaufmännische Prozesse wie Finanzbuchhaltung, Einkauf und Verkauf.
Verfahrensdokumentation mit VD2
Wie VD2 Ihre Verfahrensdokumentation vollständig abdeckt
VD2 führt Schritt für Schritt durch alle Bestandteile der Verfahrensdokumentation und ermöglicht, dass jeder Prozess vollständig, nachvollziehbar und revisionssicher dokumentiert wird. Das System berücksichtigt sowohl die technischen Anforderungen der GoBD als auch die praktische Prüferperspektive.
VD2 übernimmt für Sie:
- klare Strukturierung aller Prozesse in der Finanzbuchhaltung
- vollautomatische Dokumentation von Änderungen (Update-Log)
- integriertes IKS mit Nachweisen zu Stichproben und Schulungen
- revisionssichere Prüfprotokolle inklusive Verantwortlichkeiten
- vollständige Abbildung aller technischen Systeme (DMS, ERP, Buchhaltung)
- Dokumentation der eRechnung und digitaler Abläufe
- Export der kompletten Verfahrensdokumentation als PDF
VD2 ist nicht nur ein Tool zum Erstellen einer Dokumentation, sondern ein vollständiges Compliance-System für Ihre Finanzprozesse. Jeder Schritt wird nachvollziehbar dokumentiert – und genau in der Form, wie es Betriebsprüfer erwarten.
VD2 liefert alle Nachweise, die für die GoBD, die Verfahrensdokumentation und die Betriebsprüfung relevant sind – vollständig, strukturiert und jederzeit vorlegbar.
Sie erhalten:
- die vollständige Verfahrensdokumentation als strukturiertes PDF
- ein IKS-Protokoll, inklusive Stichproben- und Nachschulungsprotokollen
- ein detailliertes Änderungslog, das alle Prozess- und Systemänderungen abbildet
- eine Dokumentation der genutzten Systeme (DMS, ERP, Buchhaltung)
klare Verantwortlichkeitsnachweise, jederzeit nachvollziehbar - Nachweise der eRechnung, Konfiguration, digitale Verarbeitung und Archivierung
- einen transparenten Überblick über alle Finanzprozesse im Unternehmen
Diese Unterlagen sind exakt so strukturiert, wie sie in der Praxis von Betriebsprüfern verlangt werden. Damit sind Sie für jede Prüfung vorbereitet – unabhängig von Branche oder Unternehmensgröße.
„VD2 wird bereits von Unternehmen eingesetzt, die ihre Prozesse revisionssicher dokumentieren und Betriebsprüfungen ohne zusätzlichen Aufwand bestehen möchten.“
Viele Lösungen erzeugen nur ein statisches PDF. VD2 geht deutlich weiter: Das System bildet die komplette Compliance-Struktur Ihrer Finanzprozesse ab und dokumentiert automatisch jede Veränderung in der Dokumentation, jeden Kontrollschritt und jede Verantwortlichkeit – genau so, wie es Betriebsprüfungen erwarten.
VD2 umfasst:
- ein integriertes IKS mit Nachweisen zu Stichproben und Schulungen
- eine automatische Update-Logik für Prozess- und Systemänderungen
- Audit-Workflows mit klaren Verantwortlichkeiten, 4-Augen-Prinzip und lückenlosen Protokollen
- prüfungsrelevante Nachweise für alle digitalen Finanzprozesse
- eine klare, nachvollziehbare Struktur für jeden sachverständigen Dritten
Damit ist VD2 kein Tool für ein Dokument, sondern ein System, das Ihre Finanzprozesse revisionssicher macht und echte Compliance schafft.
VD2 stellt sicher, dass Ihre digitalen Finanzprozesse vollständig, systematisch nachvollziehbar und GoBD-konform dokumentiert werden können. Mit integrierter IKS-Struktur, automatisierten Aktualisierungen und prüfungssicheren Nachweisen schaffen Sie eine Compliance-Basis, die jederzeit belastbar ist.
VD2 richtet sich an Unternehmen, die ihre digitalen Finanzprozesse sauber dokumentieren, nachvollziehbar strukturieren und revisionssicher abbilden wollen. Die Lösung eignet sich für alle Organisationen, die GoBD-Anforderungen zuverlässig erfüllen und Betriebsprüfungen ohne zusätzlichen Aufwand bestehen möchten.
Perfekt geeignet für:
- Geschäftsführer, die Risiken minimieren und klare Strukturen schaffen wollen
- Finanzleiter, die Transparenz über Prozesse, Verantwortlichkeiten und Prüfwege benötigen
- Buchhalter, die Abläufe dokumentieren und Änderungen nachvollziehbar festhalten müssen
- Systemanbieter (DMS/ERP), die ihren Kunden ein vollwertiges Compliance-Modul anbieten möchten
- Steuerberater, die Mandanten schnell und ohne Zusatzaufwand GoBD-sicher aufstellen wollen
VD2 ist nicht nur ein Tool zum Erstellen einer Dokumentation, sondern ein vollständiges Compliance-System für Ihre Finanzprozesse. Jeder Schritt wird nachvollziehbar dokumentiert – und genau in der Form, wie es Betriebsprüfer erwarten.
GoBD-Anforderungen an die Buchhaltung
Warum eine Software zur Verfahrensdokumentation unverzichtbar ist
Die Verfahrensdokumentation ist eine feste Pflicht nach GoBD und steht seit 2025 wieder im Fokus jeder Betriebsprüfung. Sie beschreibt, wie ein Unternehmen Belege verarbeitet, Daten erfasst, Systeme nutzt und interne Kontrollen durchführt. Fehlt diese Dokumentation oder ist sie unvollständig, drohen Beanstandungen, Hinzuschätzungen und unnötige Risiken in der Finanzbuchhaltung.
Eine saubere Verfahrensdokumentation schützt vor Prüfungsproblemen, schafft Transparenz und macht digitale Prozesse nachvollziehbar – genau das, was das Finanzamt verlangt.
Bestandteile der Verfahrensdokumentation
Was muss in eine Verfahrensdokumentation?
Eine Verfahrensdokumentation beschreibt vollständig und nachvollziehbar, wie ein Unternehmen seine digitalen Finanzprozesse organisiert. Sie muss so aufgebaut sein, dass ein sachverständiger Dritter jederzeit versteht, wie Belege entstehen, verarbeitet, geprüft und archiviert werden.
Sie umfasst insbesondere:
- Eine übersichtliche Beschreibung aller Prozesse, die steuerrelevante Informationen erfassen, verarbeiten und archiviere
- Das eingesetzte System- und Softwareumfeld (DMS, ERP, Buchhaltung)
- Klare Verantwortlichkeiten, Rollen und Zugriffsberechtigungen
- Ein internes Kontrollsystem (IKS)
- Die Abläufe der Belegverarbeitung
- Regeln zu Scannen, digitaler Ablage und Archivierung
- Dokumentation von E-Rechnungen und digitaler Workflows
- Änderungen, Versionen und Aktualisierungen
Diese Inhalte sind verpflichtend, um den Anforderungen der GoBD gerecht zu werden und bei einer Betriebsprüfung formell korrekt aufzutreten.
Geprüfte und nachvollziehbare Compliance mit VD2
Bereit für den nächsten Schritt?
VD2 wird regelmäßig umfassend hinsichtlich der GoBD-Anforderungen durch Experten geprüft wie z.B. Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, IT-Auditoren und Betriebsprüfer der Finanzbehörden. So wird jederzeit sichergestellt, dass VD2 als Verfahrensdokumentationslösung immer dem aktuellen Stand der GoBD-Anforderungen entspricht und Ihre Verfahrensdokumentation in trockenen Tüchern liegt.
Verpflichtende GoBD-Konformität für digitale Buchungssysteme
Die Vorgaben der Finanzbehörden sind eindeutig
Die GoBD verlangen eine vollständige Dokumentation aller steuerrelevanter, digitaler Prozesse, die folgende Eigenschaften erfüllt:
- Vollständig
- Übersichtlich
- Verständlich
- Nachvollziehbar
- Aktuell
- Versioniert
- Praxisentsprechend
- mit Änderungsprotokoll
Betriebsprüfer des Finanzamts weisen immer wieder darauf hin, dass fehlende oder unvollständige Verfahrensdokumentationen zu formellen Mängeln führen können, die Hinzuschätzungen nach sich ziehen, d.h. reale Kosten verursachen können.
Die Anforderungen der Finanzbehörden sind eindeutig:
Wer digitale Buchhaltungssysteme nutzt, braucht zwingend eine Verfahrensdokumentation. Der Verzicht darauf ist ein reales Risiko – auch wenn es jahrelang „gut gegangen“ ist.
Wenn Sie sich genauer informieren möchten, empfehlen wir den GoBD-Praxisleitfaden für Unternehmen, der das BMF-Schreiben zur GoBD verständlich erklärt und klar beschreibt, welche Anforderungen an die Nachvollziehbarkeit, Unveränderbarkeit und Dokumentation der digitalen Prozesse gestellt werden.
Die Aussagen der Betriebsprüfer ergeben ein einheitliches Bild:
Fehlende oder unvollständige Verfahrensdokumentationen gehören zu den häufigsten formellen Mängeln in Betriebprüfungen. Besonders bemängelt werden fehlende Prozessbeschreibungen, unklare Verantwortlichkeiten und nicht dokumentierte Änderungen im Arbeitsablauf.
Genau dabei unterstützt Sie VD2 als Verfahrensdokumentationssoftware. Mit ihr können Unternehmen mit geringstmöglichem Zeitaufwand eine vollständige Verfahrensdokumentation erstellen, sie immer aktuell halten und die GoBD-Konformität dauerhaft sicherstellen.
Fragen zu VD2
Häufige Fragen zur Verfahrensdokumentation mit VD2
VD2 ist eine Verfahrensdokumentation-Software zur Erstellung und Pflege einer GoBD-konformen Verfahrensdokumentation für digitale Finanzprozesse.
Mit VD2 werden steuerrelevante Abläufe strukturiert dokumentiert, Zuständigkeiten festgehalten, Änderungen automatisch versioniert und alle prüfungsrelevanten Nachweise zentral bereitgestellt. So entsteht eine saubere und GoBD-konforme Verfahrensdokumentation – ohne Word- oder Excel-Chaos.
Welche Anforderungen und Pflichten beinhalten die GoBD?
Sie verlangen insbesondere Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit, Vollständigkeit, Einzelaufzeichnungspflicht, Richtigkeit, zeitgerechte Erfassung und Buchung, Ordnung, Unveränderbarkeit, Aufbewahrung, maschinelle Auswertbarkeit, Datenzugriff für die Finanzverwaltung, eine aussagekräftige Verfahrensdokumentation sowie eingerichtete, ausgeübte und protokollierte Kontrollen im Rahmen eines IKS.
Was ist VD2 und wie funktioniert die Software?
VD2 ist eine SaaS-Webanwendung zur Erstellung, Pflege und Auditierung einer GoBD-konformen Verfahrensdokumentation für steuerlich relevante digitale Prozesse. Die Software sammelt Informationen strukturiert über webbasierte Abfragen, verteilt Aufgaben an zuständige Fachabteilungen, erstellt daraus PDF-Dokumentationen, versioniert Änderungen automatisch und ergänzt Audit- sowie IKS-Protokolle.
Welche Anforderungen der GoBD unterstützt VD2?
VD2 unterstützt alle GoBD-Anforderungen: die strukturierte Dokumentation von Prozessen, Systemen und Verantwortlichkeiten, die Abbildung des IKS, die lückenlose Dokumentation von Änderungen, den PDF-Export sowie GoBD-relevante Bereiche wie digitale Belegablage, eRechnung, ersetzendes Scannen, Kasse und Onlineshop-Prozesse.
Für welche Unternehmen ist VD2 geeignet?
Für Unternehmen, die steuerlich relevante digitale Prozesse GoBD-konform dokumentieren müssen, etwa Buchhaltung, digitale Belegablage/DMS, eRechnung, ersetzendes Scannen, Kassenprozesse und Onlineshops. VD2 ist für Unternehmen mit 30 bis 5000 Mitarbeitern ausgelegt. Für Steuerberater sowie für kleinere Unternehmen werden separate Lösungen angeboten.
Welche Vorteile bietet VD2 für die Verfahrensdokumentation?
Zeitersparnis durch strukturierte und dezentrale Informationserfassung, weniger Prüfungs- und Compliance-Risiko durch Versionierung, Änderungsprotokolle und IKS, mehr Transparenz über Zuständigkeiten und Prozesse sowie jederzeit vorlegbare Nachweise wie PDF-Dokumentation, Prüfprotokolle und Update-Logs.
Ist VD2 DSGVO-konform und sicher?
Ja. Nach den bereitgestellten Unterlagen werden AVV/DSGVO-konforme Verarbeitung, EU-bezogene Hosting- bzw. Subprozessor-Strukturen, verschlüsselte Kommunikation bei API-Transfers sowie Sicherheitsstandards wie ISO/IEC 27001 und SOC 2 sichergestellt. Wichtig ist: Die rechtssichere, revisionssichere Archivierung liegt in der Verantwortung des Kunden beziehungsweise dessen DMS/DV/Archivsystems.
Wie unterstützt VD2 bei der Erstellung der Verfahrensdokumentation?
VD2 führt Schritt für Schritt durch die erforderlichen Inhalte, arbeitet mit strukturierten Abfragen, verteilt Aufgaben an die zuständigen Bereiche und unterstützt optional mit KI bei Formulierungen, damit die Dokumentation konsistent und nachvollziehbar aufgebaut wird.
Sprechen Sie mit einem Spezialisten
Persönliche Beratung?
Nadine Rauß
info@vd2.software
040 / 355 661 57
