Ihr Partner für GoBD-konforme Verfahrensdokumentation
Verfahrensdokumentation-Software für ersetzendes Scannen VD2
Erstellen, aktualisieren und auditieren Sie Ihre GoBD-konforme Verfahrensdokumentation für papierloses ersetzendes Scannen in Rekordzeit. IKS und KI-Assistent inklusive.
Vollständige Scan-Prozessdokumentation
Automatisierter Audit-Workflow
IKS-Protokoll mit Verantwortlichkeiten
Automatische Versionierung
PDF-Export der vollständigen Dokumentation
Verfahrensdokumentation für ersetzendes Scannen
Dokumentieren Sie das ersetzende Scannen sauber & GoBD-konform
VD2 ist die einfachste Möglichkeit zur Erstellung einer GoBD-konformen Verfahrensdokumentation. Mithilfe einer dezentralen Informationserfassung werden Aufgaben automatisch an die jeweilige Fachabteilung versendet und Informationen konstant aktuell gehalten werden. Einfach und effizient.
Vertrauen ist gut, Referenzen sind besser
Unternehmen, die ihre Finanzprozesse sicher, nachvollziehbar und GoBD-konform dokumentieren.
In VD2 bereits enthalten
Alle GoBD-relevanten Bereiche abgedeckt
Je nach Unternehmensbereich gelten unterschiedliche Anforderungen an die Verfahrensdokumentation. VD2 bringt alle relevanten Varianten bereits integriert mit und bildet jeden Prozess so ab, wie es die GoBD und die Prüferpraxis verlangen.
Digitale Belegablage (DMS)
DMS-Dokumentation: Dokumente, Daten, Vorgänge...
Kasse/Kassenführung
Dokumentation der Kasse inkl. TSE und DSFinV-K
Onlineshops/E-Commerce
Dokumentation relevanter E-Commerce-Prozesse
Für Steuerberater & -kanzleien
Whitelabel- und Mandantenfähige Verfahrensdokumentationen
Kostenloses Schulungsprotokoll für Ersetzendes Scannen zum Download
Holen Sie sich unser kostenloses Schulungsprotokoll für ersetzendes Scannen als PDF, das Sie bequem selbst digital ausfüllen können. Neben einer Übersicht des Schulungsinhalts enthält das PDF eine Teilnehmerliste sowie einen Bereich zur Dokumentation technischer Schwierigkeiten.
Eine Verfahrensdokumentation-Software für jedes System
Sie haben die Prozesse, wir die Lösung
Mit VD2 können Sie die Prozesse all Ihrer Systeme bequem dokumentieren. Dafür gibt es viele strukturierte Prozessvorlagen für alle gängigen Bereiche, die Erstellung der Dokumentation deutlich vereinfachen.
Dokumentenmanagementsystem für digitale Ablage, Archivierung und nachvollziehbare Belegprozesse.
DMS-/ECM-System für digitale Dokumentenprozesse, Archivierung und geregelte Zugriffe.
System für Ausgabenmanagement mit Belegen, Kartenumsätzen und Freigabeprozessen.
Mandantenportal für digitalen Belegaustausch und die Zusammenarbeit mit der Kanzlei.
Software für Buchhaltungs-, Beleg- und steuerlich relevante Dokumentationsprozesse.
Dokumentenmanagement- und Workflow-System für digitale Ablage, Freigaben und Belegprozesse.
ERP-System für kaufmännische Prozesse wie Finanzbuchhaltung, Einkauf und Verkauf.
Warum Unternehmen jetzt handeln müssen
Die GoBD-Vorgaben verpflichten Unternehmen, selbst aktiv zu werden
Die GoBD verlangen eine vollständige und nachvollziehbare Beschreibung aller digitalen Finanzprozesse. Fehlt die Verfahrensdokumentation oder ist sie unvollständig, entstehen in Betriebsprüfungen regelmäßig Beanstandungen. Abläufe sind dann nicht sauber prüfbar, Verantwortlichkeiten bleiben unklar und je nach Einzelfall drohen formelle Mängel und Hinzuschätzungen.
GoBD-konforme Dokumentationen für ersetzendes Scannen
Papierlose GoBD-Compliance mit VD2
Was in der Verfahrensdokumentation für ersetzendes Scannen enthalten sein muss
Beim ersetzenden Scannen werden Papierbelege digitalisiert und anschließend vernichtet. In einer Betriebsprüfung ist der Scan (das Digitalisat) damit der anerkannte Originalbeleg. Genau deshalb gehört dieser Bereich zu den am strengsten geprüften GoBD-Themen. Im weiteren ist beschrieben, welche Punkte dabei für Unternehmen wichtig sind einzuhalten.
Ohne eine klare und nachvollziehbare Prozessbeschreibung zweifeln Prüfer die Ordnungsmäßigkeit der digitalen Ablage an – mit der Folge, dass Belege nicht anerkannt oder ganze Buchführungsteile als formell mangelhaft eingestuft werden können.
Die Finanzbehörden sind hier eindeutig: Das ersetzende Scannen muss vollständig in einer Verfahrensdokumentation dokumentiert werden, inklusive Verantwortlichkeiten, Arbeitsanweisungen, technischen Abläufen und internen Kontrollen.
VD2 berücksichtigt alle Pflichtbestandteile und führt strukturiert durch:
- Ablauf der Digitalisierung von Belegen
- technische Systeme (Scanner, Software, DMS)
- Scanparameter (Auflösung, Farbtiefe, Dateiformat)
- Qualitätskontrollen
- Verantwortlichkeiten und Rollen
- interne Kontrollen (IKS)
- Umgang mit Fehlern und Abweichungen
- Behandlung von Sonderbelegen
- Protokollierung und Nachweise
- Archivierung inkl. Unveränderbarkeit
- Zeitpunkt der Vernichtung des Papierbelegs
- Schulungsprotokolle der Mitarbeiter
Diese Inhalte entsprechen genau dem, was in Prüfungen regelmäßig abgefragt und kontrolliert wird.
Empfohlener Prozess zur DMS-Verfahrensdokumentation für ersetzendes Scannen
Beim ersetzenden Scannen müssen alle Schritte des Scanprozesses nachvollziehbar und konsistent eingehalten werden. Dazu gehört zunächst die Klassifizierung des Dokuments. Dabei wird unterschieden, ob es sich um ein steuerrelevantes Dokument (z. B. Eingangsrechnungen, Gutschriften, Lieferscheine) oder um ein nicht steuerlich relevantes Dokument handelt. Diese Unterscheidung ist notwendig, weil steuerrelevante Dokumente strengere Anforderungen an Scannen, Aufbewahrung und Qualität erfüllen müssen.
Anschließend folgt die Qualitätskontrolle: Ist das Dokument vollständig, lesbar, gegebenenfalls beidseitig digitalisiert und in der richtigen Qualität (z. B. Farbe) gescannt? Wenn nein, erfolgt eine Wiederholung des Scanprozesses.
Das Papierdokument wird danach unsortiert abgelegt (z. B. in einer Box oder einem Ordner), bis der Beleg vollständig verarbeitet ist – idealerweise einschließlich Buchung, Festschreibung und Übermittlung an die Finanzverwaltung. Erst wenn dieser Ablauf abgeschlossen ist, darf der Papierbeleg vernichtet werden. Die Freigabe der Vernichtung erfolgt durch eine definierte Rolle und muss nachvollziehbar dokumentiert sein.
Ebenso wichtig ist, dass alle Mitarbeiter, die an diesem Prozess mitwirken, eingewiesen und regelmäßig geschult werden. Diese Schulungen sollten in einem Schulungsprotokoll dokumentiert werden, das optimalerweise Bestandteil der Verfahrensdokumentation ist. VD2 stellt dafür ein Muster-Schulungsprotokoll zur Verfügung, das direkt genutzt werden kann.
VD2 unterstützt zusätzlich, indem die Fachabteilung regelmäßig zur Prozessprüfung aufgefordert wird. Nach Freigabe im Vier-Augen-Prinzip werden alle bestätigten Änderungen automatisch in die Dokumentation übernommen.
Hinweis:
Diese Informationen stellen keine steuerrechtliche Beratung dar. Sie dienen ausschließlich der Beschreibung eines möglichen Prozessablaufs im Rahmen des ersetzenden Scannens und ersetzen keine individuelle steuerliche oder rechtliche Prüfung.
Was in Betriebsprüfungen durch das Finanzamt häufig beanstandet wird
Betriebsprüfer bemängeln beim ersetzenden Scannen besonders häufig:
- fehlende oder unklare Prozessbeschreibungen
- keine dokumentierten Qualitätskontrollen
- keine nachvollziehbaren Verantwortlichkeiten
- fehlende Protokolle bei Fehlern oder Nachscans
- unklare Scanparameter
- fehlende Dokumentation der Vernichtung von Papierbelegen
- fehlende Unveränderbarkeitsnachweise
VD2 kann diese Prüfpunkte in der Dokumentation vollständig abdecken – ohne zusätzliche Beratungsstunden.
Die Verfahrensdokumentation für ersetzendes Scannen mit VD2
VD2 stellt eine eigene Struktur für das ersetzende Scannen bereit und führt durch alle relevanten Schritte. Das System dokumentiert jeden Prozessschritt, jede Kontrolle und jede relevante Änderung in der Dokumentation.
Was VD2 für Sie übernimmt:
- Strukturierte Prozessbeschreibung
- Automatische Update-Logik bei Änderungen
- Integriertes IKS für Qualitätskontrollen
- Export als vollständiges PDF
Ihr Ergebnis mit VD2
VD2 erzeugt für das ersetzende Scannen:
- vollständige Verfahrensdokumentation (PDF)
- IKS-Protokoll inkl. Stichproben und Nachschulungen
- Protokolle aller relevanten Prozessschritte
- Änderungslog für alle Anpassungen
- klare Verantwortlichkeitsübersicht
- Nachweise digitaler Archivierung
Smarte Funktionen für smarte Dokumentationen
Wie VD2 Ihre Verfahrensdokumentation für ersetzendes Scannen unterstützt
- Vorgefertigte Dokumentationsstruktur für papierloses ersetzendes Scannen
- Geführte Scan-Prozessdokumentation
- KI-Schreibhilfe zur effizienten Erstellung von Prozessbeschreibungen
- Integriertes IKS mit klaren Verantwortlichkeiten und Protokollen
- Dezentrale Informationssammlung mit Vier-Augen-Prinzip
- Automatische Arbeitsanweisungen an Fachabteilungen
- Einfacher PDF-Export der vollständigen Dokumentation für schnelle Prüfnachweise
GoBD-konformes (papierloses) ersetzendes Scannen
Alle GoBD-Anforderungen abgedeckt
- Vollständige Verfahrensdokumentation für ersetzendes Scannen
- Sauberer Nachweis aller Scan-Prozesse inkl. OCR-Daten
- Klare Verantwortlichkeiten, Rollen und Zugangsberechtigungen
- Automatisches Änderungsprotokoll (Update-Logs)
- Automatische Versionierung
- KI-gestützter GoBD-Check der Scanprozesse
Fragen zu VD2
Häufige Fragen zur Verfahrensdokumentation
VD2 ist eine Verfahrensdokumentation-Software zur Erstellung und Pflege einer GoBD-konformen Verfahrensdokumentation für digitale Finanzprozesse.
Mit VD2 werden steuerrelevante Abläufe strukturiert dokumentiert, Zuständigkeiten festgehalten, Änderungen automatisch versioniert und alle prüfungsrelevanten Nachweise zentral bereitgestellt. So entsteht eine saubere und GoBD-konforme Verfahrensdokumentation – ohne Word- oder Excel-Chaos.
Was muss bei ersetzendem Scannen dokumentiert werden?
Der maßgebliche Gesamtprozess vom Eingang des Papierbelegs über Vorbereitung, Digitalisierung und Qualitätskontrolle bis zur elektronischen Ablage und Entscheidung über Vernichtung oder Originalaufbewahrung, einschließlich personeller und technischer Anforderungen, Scan-Einstellungen, Rückseitenerfassung, Dokumententrennung, Vermeidung von Doppelerfassungen, OCR-Verifikation und Arbeitsanweisungen.
Wie wird die Aufbewahrung nach dem Scannen GoBD-konform geregelt?
Das elektronische Dokument muss so aufbewahrt werden, dass die Wiedergabe bildlich mit dem Original übereinstimmt und lesbar bleibt; bei OCR sind verifizierte und korrigierte Volltextinformationen ebenfalls über die Aufbewahrungsfrist verfügbar zu halten. Papieroriginale dürfen grundsätzlich erst nach dokumentiertem ordnungsgemäßem Prozess vernichtet werden, soweit keine steuerlichen oder außersteuerlichen Originalaufbewahrungspflichten oder Beweisgründe entgegenstehen.
Wie unterstützt VD2 das ersetzende Scannen im DMS?
VD2 stellt dafür eine geführte Struktur für die Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen und für die digitale Belegablage im DMS bereit, erfasst Prozesse, Rollen, Kontrollen, Scan- und Archivierungsregeln, dokumentiert Änderungen laufend und erzeugt die dafür benötigten Nachweise für die Prüfung.
Kann VD2 Scanprozesse revisionssicher dokumentieren?
Ja. VD2 dokumentiert Scanprozesse strukturiert mit Verantwortlichkeiten, IKS-Nachweisen, Änderungslog und PDF-Ausgabe; dafür werden revisionssichere Prüfprotokolle und nachvollziehbare Dokumentation aller Änderungen erstellt.
Wie dokumentiert VD2 Änderungen im Scanprozess?
Über ein detailliertes Änderungslog und eine automatische Update-Logik für Prozess- und Systemänderungen, sodass Anpassungen an Scanabläufen, Zuständigkeiten oder Systemen nachvollziehbar fortgeschrieben werden.
Welche IKS-Nachweise liefert VD2 für ersetzendes Scannen?
Ein IKS-Protokoll inklusive Stichproben- und Nachschulungsprotokollen sowie nachvollziehbare Verantwortlichkeitsnachweise. Damit werden Kontrollen und deren Durchführung dokumentierbar und für Prüfungen vorlegbar.
Welche Rollen und Kontrollen sind beim Scannen nachzuweisen?
Zuständige und befugte Mitarbeiter, verantwortliche Abteilungen oder Personen, klare Arbeitsanweisungen für alle Prozessschritte sowie Kontrollen zur Vollständigkeit, Lesbarkeit, korrekten Dokumententrennung, Vermeidung von Doppelerfassungen und sicheren Übermittlung bzw. Ablage. Bei mobilem Scannen müssen zusätzlich Berechtigung, Vollständigkeit, Unverändertheit, zeitgerechte Belegsicherung und Unverlierbarkeit geregelt sein.
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Christian Heinrich
dokumentation@vd2.software
+49 (0)175 3500577
